Tapahtumajärjestäjän muistilista

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa? 
• Ovatko olosuhteet tapahtuman vaatimalla tasolla vai tarvitaanko muutoksia?  
• Millainen on tapahtumakonsepti?  
• Miten tapahtuma erottuu muista vastaavista tapahtumista?  
• Ketkä/mitkä ovat tapahtuman toteuttamiseen vaikuttavat eri tahot?  
• Millaista yhteistyötä kaupungin/alueen kanssa voidaan tehdä? Miten kaupunki/alue hyötyy tapahtumasta, ja miten se voi hyödyntää tapahtumaa?  
• Ketkä ovat tapahtumalle tarvittavia muita kumppanuuksia? Onko heidän sitoutumisensa ja kiinnostuksensa varmistettu?  
• Mitä muita tapahtumia on suunnitteilla samaan aikaan paikkakunnalle? Ovatko ne kilpailevia? 

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Mitkä ovat tapahtuman tuomat hyödyt/riskit/vaatimukset/kriittiset pisteet?  
• Onko tapahtumalle olemassa alueen ja yhteisön tuki?  
• Mitä vastuita ja velvollisuuksia seuraa tapahtuman toteutumisen myötä?  
• Mitkä ovat realistiset mahdollisuutenne onnistuneen tapahtuman järjestämiseksi, ja onko teillä olemassa siihen tarvittavat resurssit? Millaiset?  
• Onko tapahtumaprojektin ajoitus oikea juuri nyt? 

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Kuka/mikä organisaatio hyväksyy ja allekirjoittaa sopimukset sekä ottaa laillisen vastuun tapahtuman järjestämisestä?  
• Ovatko tapahtuman järjestämisen vastuut ja velvoitteet selkeästi ilmaistu sopimuksissa?  
• Onko kustannusten jakautuminen eri osapuolille selkeästi kuvattu sopimuksissa?  
• Kenellä on lopullinen sananvalta tapahtuman järjestelyjen suhteen?  
• Ketkä ovat pääsopimuskumppanit tapahtuman kannalta? Mitkä ovat tärkeimmät perussopimukset, jotka tulee turvata?  
• Mitkä muut keskeiset sopimukset vaikuttavat tapahtuman tulokseen ja onnistumiseen (olosuhteet, vakuutukset, markkinointi, sponsorit)?  
• Kuka laatii ja neuvottelee sopimusluonnokset (kv. lajiliitto, järjestävä taho, kaupunki)?  
• Miten ratkaistaan mahdolliset erimielisyydet?  
• Kuka omistaa tapahtuman kaupalliset oikeudet (imago, logo, brändi)? Voiko järjestäjä hyödyntää näitä oikeuksia tai tehdä omia sopimuksia?  

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Mikä on aikataulu budjetin valmistelussa?
• Ovatko kaikki sopimuksiin sisällytetyt velvoitteet tiedossa ja huomioitu budjetissa?
• Ovatko budjetoidut luvut saavutettavissa? Kuinka?
• Onko päätetty selkeästi, kuka vastaa budjetista ja kuka valvoo rahavirtoja?
• Onko budjetin aikataulutus kunnossa? Millä aikataululla saadaan tuloja (avustukset, etukäteismaksut jne.), ja millä aikataululla joudutaan maksamaan erilaisia menoeriä?
• Onko tehty alusta alkaen suunnitelmat siitä, mitä tehdään, jos budjetti näyttää ylittyvän?
• Kuka tai mikä taho kattaa mahdolliset tappiot? Onko yllättäviin kuluihin tehty varauksia?
• Onko mahdollisesta voitonjaosta tehty kirjallinen sopimus eri osapuolten kesken?
• Voiko ympäristöasiat huomioimalla saavuttaa myös rahallisia säästöjä?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Millainen on tapahtuman kohdeyleisö?
• Minkä verran yleisöä odotetaan paikalle?
• Minkä verran osallistujia odotetaan paikalle?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Minkälaiset olosuhteet tapahtuma tarvitsee?
• Ovatko tarvittavat palvelut ja niiden vaatimat olosuhteet saatavilla kustannustehokkaasti?
• Onko tapahtumalla mahdollisuus parantaa itse fasiliteetteja siellä, missä niitä tarvitaan?
• Kuinka tapahtuman liikenneasiat järjestyvät?
• Voiko tapahtumasta aiheutuvaa melua vähentää tapahtuman sisäisellä sijoittelulla?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Mitä erityisosaamista tarvitaan tapahtuman toteuttamiseen?
• Millainen organisaatiorakenne tarvitaan? Kuinka pitkään organisaation tulee olla olemassa?
• Millainen johtamisrakenne tarvitaan tapahtuman tehokkaaseen läpivientiin?
• Kuinka eri edunsaajat ovat edustettuina organisaatiossa?
• Tarvitaanko palkattu pääsihteeri/toimitusjohtaja? Muita virkoja?
• Kuka vastaa perusorganisaation rekrytoinnista ja perehdytyksestä?
• Kuka tulee toimimaan välittäjänä palkatun, muun henkilöstön ja vapaaehtoisten välillä? Mitä korvauksia muille kuin palkatulle henkilöstölle (osa-aikaiset, vapaaehtoiset) tarjotaan?
• Kuinka valvotaan projektin henkilöstön suorituksia ja millä resursseilla?
• Mihin tapahtuman projektihenkilöstö sijoitetaan (tilat, varusteet jne.)?
• Mitä keinoja on olemassa reagoimiseen, jos asiat eivät suju suunnitellusti?
• Kuka vastaa tapahtuman elintarvike-, jäte-, melu- ja muista ympäristöasioista?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Onko kehitetty selkeä sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnitelma ja järjestelmä?
• Ovatko tavoitteet selkeät kaikille osapuolille?
• Onko yhdessä päätetty arvot ja yleisviestit, joilla järjestelyjen olennaiset asiat viestitään?
• Ketkä vastaavat yhteydenpidosta tärkeimpiin tahoihin (liittoon, seuroihin, valtioon, kuntaan/kaupunkiin) sekä muihin projektiin vaikuttaviin sidosryhmiin?
• Kenellä on vastuu viranomaisyhteydenpidosta ja koordinoinnista?
• Kenellä on vastuu mediasuhteista?
• Mitkä ovat median käytön mahdollisuudet (televisio, internet ml. sosiaalinen media, radio, printti jne.)?
• Onko olemassa riskiviestintäsuunnitelma?
• Ketkä ovat virallisia lausunnonantajia projektin suhteen?
• Kuinka paljon tapahtuman tukijat, kuten sponsorit, ovat mukana viestinnässä?
• Miten kaupunki/kunta hyödyntää näkyvyyttä viestinnän avulla tapahtumasta?
• Miten tapahtuma näkyy koko kaupungin/kunnan katukuvassa? Millaista näkyvyyttä tapahtuma tarjoaa Suomessa tai maailmalla?
• Mitä koulutusta on varauduttu antamaan tapahtuman omalle henkilöstölle/vapaaehtoisille niin sisäisen kuin ulkoisen viestinnän laadun varmistamiseksi?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Kuinka monta vapaaehtoista tarvitaan tapahtuman menestyksekkääseen tuottamiseen?
• Mitä erityyppisiä taitoja ja osaamisalueita eri vapaaehtoisilta tarvitaan?
• Milloin vapaaehtoisten rekrytointi aloitetaan ja mitä kanavia hyödyntäen?
• Mitä motivointitapoja on tarjolla vapaaehtoisten sitouttamiseksi?
• Mitä lakiin perustuvia velvoitteita vapaaehtoisista seuraa (esim. vakuutukset, asujen verotus yms.)?
• Missä vaiheessa projektia vapaaehtoisia tarvitaan aktiivisesti?
• Miten vapaaehtoiset koulutetaan?
• Mitä kokemuksia voidaan hyödyntää esimerkiksi ”no show” -määrien karsimiseksi?
• Mitä vapaaehtoisjoukolle voidaan tarjota tapahtuman jälkeen? Onko heidän muodostamaansa joukkoa mahdollista hyödyntää samankaltaisissa tehtävissä?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Mitkä ovat tärkeimmät markkinat ja kohderyhmät tapahtuman kannalta?
• Mitä uskotte tapahtumanne kaupallisesti tuottavan?
• Mikä on yleinen markkinointistrategianne?
• Onko sponsoroinnin osuus lisätuottoa tapahtumalle vaiko tapa tasapainottaa budjettia?
• Heikentäisikö/vahvistaisiko kaupallisen toimijan käyttö tapahtumanne tulevaa tulovirtaa?
• Miten tapahtuman sponsorointi vaikuttaa normaaliin sponsorointitilanteeseen?
• Mitkä ovat tapahtuman kannalta pahimmat kilpailevat tapahtumat niin sponsoreiden kuin yleisön ja osallistujien saannin osalta?
• Oletteko huomioineet kaikki median muodot?
• Mitä ja kuinka laajaa medianäkyvyyttä (tv, internet, painettu media, radio) voitte saada?
• Oletteko yhteydessä sekä kotimaiseen että kansainväliseen mediaan?
• Kuinka tapahtuman tuotteistaminen ja markkinointi onnistuu profiloinnin avulla?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Millainen imago tapahtumakonseptilla on, ja miten sitä on aiottu ylläpitää kaikilla tasoilla?
• Kuinka tapahtumaimagoa huolletaan ja rakennetaan aktiivisesti? Kuka vastaa tästä?
• Kuinka tapahtuma menee julkisuuteen, ja toimiiko promootio ja pr-toiminta tiiviisti tapahtuman markkinoinnin ja muun viestinnän kanssa?
• Kuinka sponsorinne auttavat tapahtuman tietoisuuden lisäämisessä?
• Oletteko valinneet tapahtumallenne oikeanlaisen keulakuvan?
• Mikä on tapahtuman ympäristöimago?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Tarvitaanko tapahtumapaikalle erikseen kuljetusta osallistujille/yleisölle/medialle tms.?
• Tarvitaanko tapahtumaan liittyen liikenteen poikkeusjärjestelyjä? Millaisia?
• Tarvitaanko tapahtumaa varten oma reitti/alue? Miksi?
• Miten tapahtuman aikaiset paikoitusasiat on järjestetty?
• Onko logistiikkajärjestelyille vastuuhenkilöä?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Oletetaanko osallistujien yöpyvän alueella? Kuinka monta yötä?
• Oletetaanko yleisön yöpyvän alueella? Kuinka monta yötä?
• Millainen majoituskapasiteetti tapahtuman osallistujille tarvitaan?
• Millainen majoituskapasiteetti tapahtuman yleisölle tarvitaan?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Kuka on tapahtuman turvallisuusvastaava?
• Onko tapahtumalla turvallisuussuunnitelmaa?
• Onko tapahtumalla kriisinhallintasuunnitelmaa?
• Mikä taho hoitaa tapahtuman turvallisuusjärjestelyt?
• Onko tapahtumaan osallistumassa henkilöitä, jotka tarvitsevat erityistä huomiota turvallisuuden suhteen?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Kuinka paljon lippuja on myytävänä?
• Mitä kautta lippuja myydään? Kuka on vastuussa lipunmyynnistä?
• Onko lippuja ennakkomyynnissä/ovimyynnissä?
• Liittyykö lipunmyyntiin jotain ehtoja?
• Onko tapahtumalla erityiskohderyhmiä/alelippuja?
• Onko tapahtumalla omaa oheismyyntiä? Minkälaista?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Onko tapahtumalla omia hospitality-palveluita? Millaisia? Kenelle suunnattuja?
• Onko hospitality-palveluja saatavilla koko tapahtuman ajan vai rajoitetusti?
• Kuka vastaa tapahtuman hospitality-palveluista?
• Hyödynnetäänkö hospitality-palveluissa alueen omaa osaamista?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Onko tapahtumajärjestäjä ollut aikaisemmin vastaavan tapahtuman järjestelyvastuussa?
• Minkälainen koulutustausta tapahtumaorganisaatiolla on?
• Kuka vastaa tapahtuman sisällöntuotannosta?
• Kuka on tapahtuman päävastuullinen tuottaja?
• Onko tapahtuman laji/lajivalikoima/sisältö tuttu ennestään?
• Minkälaiset yhteydet tapahtumajärjestäjällä on erilaisiin tapahtuman sidosryhmiin, katto-organisaatioihin, pääyhteistyökumppaneihin jne.?

Tapahtumaa suunnitellessasi, pohdi:

• Onko ympäristöasioiden hoitoa hyödynnetty tapahtuman markkinoinnissa ja imagossa?
• Onko tapahtumalla ympäristövastaava, joka huolehtii esim. tapahtuman elintarvike-, jätehuolto- ja meluasioista?
• Onko jätevesien käsittely hoidettu asianmukaisesti?
• Onko ympäristöasiat huomioitu tapahtuman hankinnoissa?
• Onko ruokapalveluissa tarjolla kasvis- ja lähiruokaa?
• Onko tapahtumalla jätehuoltosuunnitelma? (Yli 5 000 kävijän tapahtumille pakollinen.)
• Onko tapahtumalla ympäristösuunnitelma tai -ohjelma?
• Voidaanko tapahtumassa hyödyntää lajitteluneuvojia?
• Voidaanko tapahtumassa käyttää uudelleenkäytettäviä tai maatuvia astioita ja pakkauksia?
• Onko järjestäjäorganisaatiota ohjeistettu lajittelusta?
• Onko tapahtumaan ostettu uusiutuvalla energialla tuotettua sähköä?
• Onko järjestäjäorganisaatiota ohjeistettu katkaisemaan virta tarpeettomista laitteista varsinaisen tapahtuma-ajan ulkopuolella?
• Voiko tapahtumaan saapua sujuvasti kävellen, pyöräillen tai joukkoliikenteellä?
• Onko tapahtuma-alueen ulkopuolella riittävästi pyöräpaikkoja?
• Onko joukkoliikenneyhteyksistä tiedotettu esimerkiksi tapahtuman nettisivuilla?
• Jos tapahtuma on ”herkässä” ympäristössä, niin onko tapahtuma-alueen kulkureittejä syytä merkitä?
• Onko tapahtumamateriaalit saatavilla sähköisesti?