Meidän Kuopio -festivaali

Tapahtuman onnistumisen kannalta on tärkeää, että suunnitelmat tehdään ajoissa. Liikkeelle kannattaa lähteä siitä, millaista tapahtumaa ollaan järjestämässä: mikä on tapahtuman sisältö ja ohjelma? Kenelle tapahtuma on suunnattu? Milloin ja missä tapahtuma halutaan järjestää?
Tapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa viimeistään n. 3 kuukautta ennen tapahtumaa. Mitä isommasta tapahtumasta on kyse, sitä aikaisemmin pitäisi olla liikkeellä.

Lupa-asiat kannattaa hoitaa seuraavassa järjestyksessä:

• viimeistään 1 kk ennen tapahtumapaikan maanomistajan lupa = tapahtumalupa (tarvittaessa liikenteenohjaussuunnitelma, meluilmoitus, rahoitushaku)
• viimeistään 14 vrk ennen pelastussuunnitelma (yli 200 hengen tapahtumat)
• viimeistään 5 vrk ennen tapahtumailmoitus poliisille

Tapahtumapaikan käytöstä on aina sovittava ennakkoon. Tapahtumalupa tulee hakea hyvissä ajoin maanomistajalta, viimeistään n. 1 kk ennen tapahtumaa. Tämä kannattaa kuitenkin hoitaa mahdollisimman pian, kun tapahtuman aika ja ohjelma on tiedossa. Alustavia tiedusteluja kannattaa tehdä jo ennen varsinaista lupahakemusta (onko tapahtumapaikka vapaa ja onko esim. jotain rajoituksia tai ehtoja, joita tulisi suunnittelussa ottaa huomioon).

Alueiden käytöstä sovitaan:

• Kuopion kaupungin yleiset alueet, esim. puistot ja katualueet. Vapaamuotoinen hakemus sähköpostilla: kunnossapito@kuopio.fi. Pienelle ei-kaupalliselle tapahtumalle lupa on yleensä maksuton. Lisätietoa: https://www.kuopio.fi/tapahtuma-ja-mainostamisluvat/
• kauppatori, satamatori: torin tapahtumavastaava puh. 044 373 4887, lisätietoa: https://www.ilovekuopio.fi/fi/tori-tapahtumapaikkana
• Kuopion kaupungin omistamat sisätilat, esim. koulujen liikuntasalit: https://www.kuopio.fi/vapaa-aika-ja-hyvinvointi/tilavaraukset/
• tonteilla tapahtuvaan toimintaan lupa suoraan tontin omistajalta/haltijalta.

Hakemuksessa on hyvä kertoa:

• hakijan yhteys- ja laskutustiedot
• kuvaus tapahtumasta
  • arvioitu osallistujamäärä
  • esitetäänkö tapahtumassa musiikkia, tarjotaanko elintarvikkeita tai onko anniskelua
  • vaatiiko poikkeavia liikennejärjestelyjä
  • vaatiiko alueen sulkemista
• tarkka ajankohta valmisteluihin kuuluvine aikoineen
• karttaliite tapahtumapaikasta (esim. https://kartta.kuopio.fi/)

Tapahtumapaikkaa valitessa on hyvä kiinnittää huomiota mm. esteettömyyteen ja tapahtuman teknisiin tarpeisiin (mm. sähkö, vesi). Huomioithan, että Meidän Kuopio -festivaalin tapahtumat ovat päihteettömiä, joten niitä ei voi järjestää esim. ravintolassa.

Musiikin julkiseen esittämiseen tarvitaan aina lupa tekijänoikeusjärjestöiltä, esim. Teostolta: https://www.teosto.fi/musiikin-kayttoluvat/tapahtumien-jarjestaminen-ja-musiikin-kaytto/. Lupa tarvitaan sekä maksullisiin että maksuttomiin tapahtumiin. Lisäksi katualueilla, puistoissa ym. yleisillä alueilla musiikin esittämiseen tarvitaan maanomistajan lupa, jonka Kuopiossa myöntää kaupunkiympäristön palvelualueen kunnossapitopalvelut: kunnossapito@kuopio.fi

Musiikin esittämiseen torilla pyydetään lupa torivalvojalta: puh. 044 493 4734, torivalvoja@kuopionkeskus.fi

Ohjeita katusoittajille: Pienimuotoinen eli spontaani, lyhytkestoinen tai satunnainen katusoitto on sisältynyt 1.1.2019 alkaen Teoston ja Kuntaliiton tekemään kuntien ja kaupunkien musiikinkäyttösopimukseen. Siihen ei siis tarvitse ostaa musiikinkäyttölupaa erikseen. Koska kunnat eivät maksa katusoitosta erillistä musiikinesityskorvausta, katusoittajien ei tarvitse tehdä pienimuotoisesta katusoitosta esitysilmoituksia eikä siitä myöskään makseta esityskorvauksia.

Mikäli katusoitto on säännöllistä, usein toistuvaa tai muutoin ammattimaisesti toteutettua (katusoittaja on palkattu soittamaan esim. kaupan tai ravintolan edessä), siihen tulee hankkia erillinen musiikinkäyttölupa. Sopivia lupia ovat Tapahtumalupa tai Kymppilupa (10 soittokertaa) riippuen soittokertojen määrästä.

Luvan hankkimisen jälkeen katusoittajan tulee tehdä esiintymisistään myös esitysilmoitukset Teoston verkkopalvelussa, jotta hänen esittämistään kappaleista voidaan maksaa esityskorvaukset kappaleiden säveltäjille, sanoittajille, sovittajille ja kustantajille. Esitysilmoituksen tekemiseen tarvitset esiintyjän verkkopalvelutunnukset.

Tarvitaanko tapahtumassa järjestyksenvalvontaa?

Tapahtuman turvallisuuden valvontaa varten tapahtuman järjestäjän tulee järjestää tapahtumaan riittävä määrä järjestyksenvalvojia. Yleisenä arviointiperusteena on, että suuren riskin tapahtumat vaativat 1 järjestysvalvoja per 100 tapahtumakävijää. Pienen riskin tapahtumissa riittää 1 järjestyksenvalvoja per 500 asiakasta. Järjestyksenvalvojia on kuitenkin aina oltava vähintään sen verran, että järjestyksenvalvojat voivat selviytyä tehtävistään, esimerkiksi avaamaan poistumisreitit ja ohjaamaan ja avustamaan ihmiset kokoontumisalueille. Järjestyksenvalvojien on pystyttävä viipymättä puuttumaan ja ennalta estämään mm. järjestyshäiriöitä.

Mikäli tapahtumaan asetetaan järjestyksenvalvojia, tulee heidän tietonsa ilmoittaa poliisille tapahtumailmoituksen yhteydessä.

Järjestyksenvalvontaa voi kysellä alan yrityksiltä sekä mm. urheiluseuroilta. Myös omassa lähipiirissä saattaa olla tuttuja, joilla on järjestyksenvalvojakortti.

Alle 200 hengen tapahtumissa ei välttämättä tarvita lainkaan järjestyksenvalvontaa, jolloin ei myöskään tarvita poliisille tehtävää ilmoitusta yleisötilaisuudesta.

Joskus tapahtuman järjestäminen vaatii tilapäisiä liikennejärjestelyjä kuten katujen sulkemisia, liikennevalojen laittamista vilkulle, tilapäisiä pysäköintialueita tai muita toimia liikennealueella. Kun tienpitäjänä on Kuopion kaupunki, näihin toimenpiteisiin haetaan lupaa kaupunkiympäristön palvelualueen kunnossapitopalveluilta: kunnossapito@kuopio.fi. Tilapäisistä liikennejärjestelyistä kannattaa ilmoittaa jo tapahtumaluvan hakemisen yhteydessä.

Tapahtuman tilapäisiä liikennejärjestelyjä varten laaditaan liikenteenohjaussuunnitelma. Suunnitelmassa ilmoitetaan liikenteenohjaajien tiedot, liikennemerkkien ja sulkulaitteiden sijoittelu ja määrä sekä mahdolliset kiertotiet.
Tilapäisistä liikennejärjestelyistä tulee ilmoittaa alueen käyttölupahakemuksen yhteydessä. Tieto liikenteenohjaajista ilmoitetaan myös poliisille (tapahtumailmoitus poliisille).

Liikenteenohjaajilla tulee olla suoritettuna Tieturva 1 -pätevyys, kun toimitaan Kuopion kaupungin hallinnoimilla alueilla. Tieturva 1 -kurssin voi suorittaa maksutta verkossa: https://vayla.fi/palveluntuottajat/koulutukset/tieturvakoulutukset

Milloin tapahtumasta tulisi tehdä pelastussuunnitelma?

Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma sekä ilmoitus tuliesityksestä tai pyrotekniikan käytöstä on toimitettava viimeistään 14 vrk ennen tilaisuuden alkamista tiedoksi alueen pelastusviranomaiselle.

Pelastussuunnitelma on laadittava tapahtumaan tai yleisötilaisuuteen, jossa

• Arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä;
• Käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja;
• Tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta; tai
• Tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.

Katso lisätietoa ja ohjeita: https://pelastustoimi.fi/lomakkeet-ja-ohjeet/pelastussuunnitelma-yleisotilaisuudet-ja-tapahtumat

Suosittelemme lämpimästi riskianalyysin tekemistä kaikkiin tapahtumiin. Millaisia riskejä tapahtumaan liittyy ja miten niihin voidaan ennalta varautua? Miten esimerkiksi sähköjohdot suojataan tai miten varaudutaan huonoon säähän?

Pienissä ja vähäriskisissä tapahtumissa ei erillistä ensiapuryhmää tarvita, mutta tällöinkin tapahtuma-alueelta on löydyttävä välineet ensiavun antamiseen. Tapahtumajärjestäjä vastaa ensihoitovalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä.

Yli 200 henkilön tapahtumissa tulee olla nimetty ensiapuvastaava, joka on suorittanut vähintään EA 1 –kurssin tai vastaavan. Muun ensiapuhenkilöstön tulee omata riittävät ensiaputaidot.

200–2 000 henkilön tapahtumiin ei tarvitse laatia erillistä ensiapusuunnitelmaa, vaan ensiapuvalmius kuvataan tapahtuman pelastussuunnitelmassa.

Aivan kaikista yleisötilaisuuksista ei tarvitse ilmoittaa poliisille. Usein tällaisten tapahtumien luonne on sellainen, että sivullisille ja ympäristölle ei aiheudu haittaa eikä erillisiä liikennejärjestelyjä vaadita. Tilaisuuden paikka tai yleisön vähäinen määrä voi olla myös perusteena, että tilaisuudesta ei tarvitse ilmoittaa.

Ilmoitus yleisötapahtuman järjestämisestä tulee tehdä seuraavista tapahtumista:

• suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
• yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
• erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
• myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22.00 jälkeen)
• tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
• tapahtumassa on anniskelua
• tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus)
• tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta tullaan jollain tavalla häiritsemään).

Ilmoitus poliisille tulee tehdä viimeistään 5 vrk ennen tapahtumaa. Lisätietoa löydät poliisin verkkosivuilta: https://poliisi.fi/yleisotilaisuudet

Poliisin ilmoitusta varten tarvitset mm. tapahtuma-alueen omistajan tai haltijan suostumuksen tapahtuma-alueen käyttöön, turvallisuus- ja pelastussuunnitelman, tiedot vastuuvakuutuksesta, tiedon mahdollisesta musiikin esittämisestä ja mahdollisen suunnitelman liikennejärjestelyistä.

Jos tapahtumaan tarvitaan sähköä, tulee siitä ilmoittaa jo aluelupahakemuksen yhteydessä. Kuopion kaupungin alueilla (esim. puistot) sähkö hinnoitellaan erikseen tarvittavan tehon mukaan (veloitus 4 euroa/pv alle 1000 W, 6 euroa/pv 1000–2500 W).

Mahdollisista sähköntarpeista kannattaa olla yhteydessä jo hyvissä ajoin suunniteltua tapahtuma-aluetta hallinnoivaan tahoon. Aluksi on nimittäin hyvä tarkistaa, onko sähköä kyseisessä paikassa saatavilla.

Tapahtumanjärjestäjä voi myös itse vuokrata aggregaatin tai siirreltävän virta-aseman, mikäli sähköntarve on melko pieni, eikä sähköä ole tapahtumapaikalla muuten saatavilla.

Kauppatorilla ja satamatorilla on sähkö- ja vesipisteet. Lisätietoja saa torivalvojalta numerosta 044 493 4734. Suuret sähkötarpeet on sovittava erikseen Kuopion Energian kanssa.

Huomioithan, että tapahtuma-alueella kulkevat sähkökaapelit ja -johdot tulee suojata mekaaniselta rasitukselta ja ne pitää sijoittaa niin, ettei niistä aiheudu kompastumisen vaaraa.

Tarjoillaanko tapahtumassa ruokaa?

Yleisillä alueilla tarjoilulle ja myynnille on haettava maanomistajan lupa. Ilmoita siis mahdollisesta ruokatarjoilusta jo tapahtumalupahakemuksen yhteydessä.

Elintarvikkeita valmistavan, tarjoavan tai myyvän ammattimaisen toimijan on tiedotettava toiminnastaan kirjallisesti 4 arkipäivää ennen tilaisuutta ympäristöterveydenhuoltoon. Tiedotteen voi toimittaa sähköpostitse: ymparistoterveys@kuopio.fi.

Elintarvikkeiden ulkomyynnissä noudatetaan valtakunnallista Eviran (Elintarviketurvallisuusvirasto) ulkomyyntiohjetta.

Kun tapahtumaasi liittyy esim. kahvilan tai vastaavan pitämistä, niin kannattaa tarkistaa ympäristöterveyden puolelta, tarvitaanko toiminnasta erillistä ilmoitusta. Yleensä vähäriskisessä ruokatarjoilussa, joka liittyy esim. seuran varainhankintaan, ei erillistä ilmoitusta tarvita.

Syntyykö tapahtumassa jätettä?

Jos tapahtumassasi on esim. ruokatarjoilua tai vaikkapa kahvio, niin muista huolehtia tapahtumapaikalle myös tarpeellinen määrä roska-astioita. Alueen yleisten jäteastioiden käyttö tapahtumien yhteydessä ei ole suotavaa, sillä niiden tyhjennysväleissä ei voida huomioida tapahtumien aiheuttamia jätteitä.

Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia itse tapahtuma-alueen siistimisestä tilaisuuden aikana ja välittömästi sen päätyttyä tai tilata palvelu esim. Mestar Kuopio Oy:ltä.

Jätehuoltosuunnitelma on tehtävä, jos tapahtumaan odotetaan vähintään tuhatta osallistujaa. Esitä suunnitelma kunnan ympäristöviranomaisille viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa.

Liittyykö tapahtumaan erityisen häiritsevää melua?

Jos arvelet tapahtuman aiheuttavan häiritsevää melua, pitää tapahtumaa varten hoitaa meluilmoitus. Meluilmoitus tulee tehdä kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään 30 vrk ennen tapahtumaa. https://www.lupapiste.fi/login/fi

Kevyitä äänentoistolaitteita saa käyttää ilman erillistä meluilmoitusta ma–pe klo 7–22, la klo 9–22 ja su sekä yleisinä juhlapäivinä klo 12–22. Tapahtumapaikka on valittava ja järjestettävä siten, että äänentoistolaitteista aiheutuva lyhytaikainen (5 min) keskiäänitaso ei ylitä arvoa 65 dBA asuinkiinteistöjen tai muiden melulle herkkien kohteiden julkisivun edessä. Äänentoistolaitteet tulee suunnata poispäin lähimmistä asuinkiinteistöistä ja muista melulle herkistä kohteista.

Sairaaloiden, vanhainkotien, päiväkotien, koulujen, kirkkojen ja muiden kokoontumistilojen läheisyydessä niiden toiminta-aikana äänentoistolaitteiden käyttö on kielletty.

Tilapäisten yleisötapahtumien yhteydessä äänentoistolaitteiden käytöstä aiheutuvasta meluhaitasta tulee tiedottaa etukäteen kirjallisesti lähistön asuinkiinteistöille ja muille melulle herkille kohteille, jos tapahtuma järjestetään paikassa, jota ei ole asemakaavassa varattu tähän tarkoitukseen. Tiedotteesta tulee ilmetä tieto aiheutuvasta haitasta, sen ajankohta (päivämäärä ja kellonaika) sekä toiminnanharjoittajan yhteystiedot. Tiedote tulee jakaa vähintään viikkoa ennen toiminnan alkamista.

Tarkempaa tietoa: Ympäristönsuojelulaki 527/2014 – Ajantasainen lainsäädäntö – FINLEX ® ja https://www.kuopio.fi/uploads/2023/12/01012024-alkaen_kuopion-ymparistonsuojelumaaraykset.pdf

Jotta yleisö löytää paikalle tapahtumaasi, tulee tapahtumasta viestiä aktiivisesti eri kanavissa. Sosiaalinen media on nykyään tehokas ja kustannustehokas väline markkinointiin (esim. Facebook-tapahtuma). Visuaalista suunnittelua voi kuka tahansa tehdä helposti mm. Canva-sovelluksen avulla.

Kannattaa miettiä, kenet haluat tavoittaa (tapahtuman kohdeyleisö) ja valita viestintäkanavat sen mukaan. Perinteinen lehtimainos pitää pintansa, kun halutaan tavoittaa vaikkapa iäkkäämpää väestöä.

Muista viedä tiedot tapahtumastasi Kuopion Seinä -tapahtumakalenteriin viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Tapahtumat tulevat esille viiveellä pienen moderoinnin jälkeen.

Päävastuu tapahtuman viestinnästä on tapahtuman järjestäjällä. Kuopion kaupunki ja Meidän Kuopio -festivaali tukevat tapahtumajärjestäjiä mm. jakamalla tietoa tapahtumista.

Huomioithan, että tapahtuman markkinointi kannattaa aloittaa vasta sen jälkeen, kun tapahtuma-alueen käytöstä on saatu lupa.

Miten tapahtuma on tarkoitus rahoittaa? Millainen on tapahtumasi budjetti?

Tapahtuman menoja voivat olla esim. esiintyjien palkkiot, lehtimainokset, kalustovuokrat, järjestyksenvalvojien palkat ja lupamaksut.

Tapahtumaa voidaan rahoittaa esimerkiksi tuotemyynnillä, sponsorituella tai yhteistyösopimuksilla. Myös Kuopion kaupunki tukee tapahtumajärjestäjiä tuotantotuella. Tuotantotukea myönnetään kaikille avoimiin, päihteettömiin ja maksuttomiin tapahtumiin. Tuotantotuki on osarahoitusta, eli tapahtumalla pitää olla myös jokin muun rahoituksen osuus.

Esimerkki tapahtuman budjetista:
Menot:
Ohjelmamenot 1700 €
Aluelupa 80 €
Poliisin ilmoitus 38 € + 45 €
Tapahtumavakuutus 140 €
Järjestyksenvalvojat 150 €
Liikenteenohjaus 100 €
Teosto-maksu 100 €
Kahvio 80 €
Yhteensä 2433 €

Tulot:
Tuotemyynti 240 €
Kahviotuotot 400 €
Tuotantotuki 1500 € (kohdistetaan ohjelmakuluihin)
Sponsorituki 293 €
Yhteensä: 2433 €

Tapahtuman vastuuvakuutus kattaa yleisölle, tapahtuman toimihenkilöille tai ulkopuolisille tapahtumasta aiheutuneet henkilö- tai esinevahingot, mutta se ei korvaa tapahtumanjärjestäjälle, henkilökunnalle tai talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. Jotta poliisi hyväksyy ilmoituksesi yleisötapahtumasta, vastuuvakuutus tulee olla hankittuna, se on poliisin edellytys.

Tapahtuman järjestämisessä on usein mukana monia ihmisiä ja jollekulle saattaa tapahtuman aikana sattua vahinko. Laki määrää tapahtumanjärjestäjää maksamaan tapaturmavakuutusta jokaisesta palkatusta henkilökunnan edustajasta. Vapaaehtoista talkooväkeä ei ole pakko vakuuttaa, mutta se on suositeltavaa.