Kuopion digikehittäminen tehdään palvelumuotoilun opein ja asiakaslähtöisesti – eli toisin sanoen asukaslähtöisesti, koska kaupungin palveluja kehitetään ennen kaikkea kuopiolaisille.

Digitalisaatio ja digikehittäminen kuulostavat joistakin sanoille, joita viljeltiin trendikkäästi jo yli 15 vuotta sitten. Tuolloin tavoiteltiin palveluiden siirtämistä sähköiseksi ja toimistojen piti siirtyä täysin paperittomiksi muutamassa vuodessa.

Toisissa taas sanana digi virvoittaa mieleen Sulevi Peltolan digidigi-hokeman, josta muodostui digivastustuksen yleinen manifesti digilähetysten pyyhkäistessä analogisten yli.
Kaupungin digikehittäminen on laaja käsite, jolla kuitenkin on selkeä tavoite:
Prosessien kehittämistä siten, että työssä hyödynnetään teknologiaa.

Teknologian arkipäiväistyminen

– Hyvinä esimerkkeinä palvelujen digitalisoitumisesta ovat kirjastopalveluiden monipuolistuminen sekä suuren suosion saavuttaneet Vilkku-pyörät, joiden toteuttaminen olisi ollut täysin mahdotonta ilman digitaalista kehitystä, kertoo Kuopion kaupunginjohtaja Jarmo Pirhonen.

Kuopion kaupungin innovaatiopäällikkö Arto Holopainen ja tietohallintojohtaja Jari Torvinen nostavat konkreettisiksi esimerkeiksi myös venepaikkojen varausjärjestelmän, sähköisen rakennuslupajärjestelmän sekä palautepalvelun.

– Aiemmin kaupungille tulleet palautteet saattoivat tulla usealla eri tavalla; asiakaspalvelupisteeseen ja asiantuntijoihin otettiin suoraan yhteyttä puhelimella ja sähköpostilla. Näistä palautteet välitettiin eteenpäin myös eri tavoilla, jolloin yksittäiset palautteet saattoivat herkästi unohtua tai hävitä eri kanaviin, tai niitä ei osattu kohdentaa oikeille henkilöille, sanoo Torvinen.

Järjestelmän avulla palaute pystytään kohdentamaan vielä selvemmin, jolloin sekä palautteen antaja että vastaanottaja ovat samalla aaltopituudella.

– Ajatellaan esimerkiksi, että asukas haluaa valittaa tiessä olevasta kuopasta. Hän pystyy järjestelmän avulla kohdentamaan, missä kuoppa tarkalleen ottaen on, ja lisäksi hän näkee, mikäli myös muut ovat asiasta jo palautetta antaneet, Holopainen kertoo.

Ihmiskeskeistä kehittämistä

Palveluiden kehittyminen saattaa ilmetä käyttäjälle vain yksittäisenä verkkosivuna, vaikka tuotteen kehittäminen ei viikossa tapahdu. Palveluiden monimutkaisesta kehittämisestä kertoo Jari Torvinen:

– Lupapalvelua rakentaessa projektia tehtiin useita vuosia, sillä taustalla oli niin paljon erilaisia prosesseja, joita piti huomioida niin työntekijöiden kuin myös käyttäjien näkökulmasta. Pelkästään vuorovaikutus eri osapuolien kanssa vie aikansa, mutta tämän lisäksi sivujen aukoton toimivuus, tietoturvaratkaisut sekä eri järjestelmien integroiminen yhdeksi kokonaisuudeksi vie aikaa.

Kuopio ei suinkaan ole ainut digitaalisten palveluiden kehittäjä, vaan kyseessä on valtakunnallinen projekti, jota rahoitetaan Suomen valtion ja EU:n myöntämillä hankerahoituksilla. Kuopion osalta meneillään olevia hankkeita ovat esimerkiksi Siilinjärven kanssa yhteisesti toteutettava OmaKunta-hanke, jonka tavoitteena on kehittää verkkoasiointia, sekä Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hanke, jossa halutaan selvittää ja kehittää työntekijöiden digiosaamisen taitoja.

Jälkimmäisen hankkeen nimessä tuodaan esille ihmiskeskeisyys, joka ei ole vain sattumaa tai sananhelinää.

– Kaikessa kehityksessä pitää kuitenkin muistaa, että kaupunkilainen on subjekti ei objekti. Palveluita kehitetään ihmisiä varten ja toivottavaa olisikin, että kehittäminen tehdään aina monikanavaisessa vuorovaikutuksessa asukkaiden kanssa, Pirhonen linjaa.

Samalla linjalla on myös Arto Holopainen:

– Palveluita kehitetään asiakaslähtöisesti, eli ne tehdään palvelemaan asukkaita. Jos asukkaita ei oteta mukaan kehittämään tuotteita, niin voi olla, ettei lopputuote tule palvelemaan kaupungin asiakkaita, eli asukkaita, halutulla tavalla, Holopainen kertoo.

“Digi digi” on jo vanha vitsi

Teknologia on ottanut valtavia harppauksia kymmenessä vuodessa, mutta silti välillä tuntuu, että varsinkin julkisella sektorilla palvelut kehittyvät jäljessä. Vika ei liene tekniikassa, vaan käyttäjässä.

– Usein palveluiden käyttöönotossa hidasteena on perinteinen muutosvastarinta. Monilla saattaa olla pelko siitä, että prosessit vaikeutuvat, vaikka tosiasiassa kehittämisen keskiössä on palvelumuotoilu, jonka avulla pyritään eroon ylimääräisistä prosesseista, Torvinen selventää ja jatkaa:

– Perinteisestä paperinpyörittelystä päästään ainakin eroon. Pelkästään sähköinen tunnistautuminen ja allekirjoittaminen helpottaa tilannetta siten, että aiemmin on saattanut olla tilanne, että on tulostettu paperi, joka on allekirjoitettu ja sitten vielä skannattu takaisin sähköiseksi, Torvinen naurahtaa.

Mutta jos prosesseja poistetaan, niin onko tällöin riskinä, että robotit vievät ihmisiltä työt? Arto Holopainen ei tähän usko:

– Työt eivät vain katoa maailmasta, vaan ihmisten tekemää työtä voidaan kohdentaa järkevämmin ja työstä saadaan monipuolisempaa. Samanlaisia pelkoja on ollut aina tekniikan kehittymisen yhteydessä, mutta lopulta on huomattu, että yksinkertaiseen työhön käytetty aika voidaan käyttää järkevämmin.

OmaKunta verkkoasioinnin ja sähköisen asioinnin konseptoinnin (9.12.2020-31.10.2022) rahoittajina toimivat Valtiovarainministeriön kuntien digitalisaation edistämisen kannustinjärjestelmä, Kuopion kaupunki ja Siilinjärven kunta.

Miltä Kuopio näyttäisi, jos kaikki saisivat kaavoituksessa ja kaupunkisuunnittelussa aina tahtonsa läpi? Tuloksena voisi olla epämääräinen rakennusten ja palveluiden sekamelska, josta puuttuisi logiikka ja johdonmukaisuus. Kaavoituksen tekeminen onkin haastava tehtävä, jossa kompromissit ovat arkipäivää.

Kaavoittaminen ei tarkoita pelkkää viivojen vetämistä viivoittimen varassa, vaan työ sisältää paljon yhteydenpitoa eri osapuolten kanssa.

Usein kuntalaisista saattaa tuntua siltä, että kaavoitusta tehdään suljettujen ovien takana, kysymättä paikallisten mielipidettä, vaikka todellisuudessa kuntalaisten toivottaisiin olevan jopa vielä aktiivisempia.

– Haluamme tuoda kaavoitusprosessin selkeämmin esille kuntalaisille; mitä siinä tehdään eri vaiheissa ja missä vaiheessa kuntalaisten kannattaa olla aktiivisia, jotta prosessi saadaan hoitumaan kaikilta osin tehokkaasti kustannuksia ja aikaa säästäen, kertoo Heli Laurinen Kuopion kaupungin yleiskaavapäällikkö.

– Haasteena on ollut, ettei kaavoitusprosessin kulku ole kaikille aivan selkeä. Haluammekin tehdä asiasta helposti lähestyttävän ja ymmärrettävän, että ihmiset tietäisivät milloin he voivat tuoda esille omia kantojaan kaavoitukseen. Tällöin saamme myös vähennettyä valitusten määrää myöhemmissä vaiheissa, jolloin kaavoittaminen on kaikilta osin sujuvampaa, Laurinen jatkaa.

Kuntalaisten ja varsinkin alueiden asukkaiden kuunteleminen on prosessin aikana hyvinkin tärkeää, koska alueita kaavoitetaan kaupungin tarpeisiin ja asukkaita varten sekä heidän toiveita ja tarpeita pyritään yhteensovittamaan. Kaavoituksen ollessa käynnissä on juuri se oikea aika vaikuttaa, tuoda näkökulmia ja -kantoja ilmi.

– Asukkaat ovat hyvä voimavara. Heillä on valtava asiantuntemus alueesta, ja toivottavaa olisikin saada tuo tietotaito myös kaavoittajan käyttöön, Laurinen kertoo.

Kaavat eivät kuitenkaan rakennu pelkästään asukkaiden huutoäänestyksellä:

– Tietenkin asukkaille tuodaan samalla myös tietoon, että kaavoittaminen on kompromissien tekemistä. Aivan kaikkea ei voida toteuttaa, mutta asioista pitää pystyä myös keskustelemaan asiallisesti, Laurinen sanoo.

Kuopiossa Savilahdesta on rakentumassa todellinen asukkaiden alue, sillä kuntalaisia on rohkaistu tuomaan mielipiteitään esille teknologiaa hyödyntäen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kuntalaisilla on mahdollisuus laittaa omia kommentteja verkosta löytyvään alueen 3D-karttaan. Tämän avulla myös kaavoittaja saa asukkaiden toiveet reaaliaikaisesti koottuna, eikä esimerkiksi yleisötapahtumien aikaa tarvitse käyttää toiveiden manuaaliseen kirjaamiseen.

– Koska kommentit löytyvät valmiista karttapohjasta, niin kaavoittaja näkee heti paikkatiedosta, mitä aluetta tai kohtaa kommentoija tarkoittaa, Laurinen sanoo ja jatkaa:

– Haasteena tietenkin on, etteivät kaikki käytä sähköisiä välineitä. Työtä tehdäänkin tällä hetkellä niin sanotusti hybridityöskentelynä, jossa käytetään perinteisiä menetelmiä asukkaiden toiveiden huomioimisessa, mutta pyrimme myös avaamaan kommentointiin digireittejä.

Asukasläheisestä menetelmistä Laurinen kertoo esimerkkinä tilaisuudet, joita järjestettiin Puijonlaakson ostoskeskuksessa Puijonlaakson keskustan kaavoitusprosessin yhteydessä. Tuolloin tilaisuuksissa oli paikalla suunnittelijan lisäksi avustaja, jolle asukkaat pystyivät kertomaan toiveita, jotka avustaja kirjasi ylös paikkatietoon.

Kaikki kuntalaisten mielipiteet kuullaan siis jatkossakin, vaikkeivat ne olisi tulleet sähköisessä muodossa, mutta Laurisen toiveissa olisi, että yhä useampi lähtisi tuomaan ääntään esille verkossa olevia kanavia pitkin:

– Haluammekin madaltaa kynnystä, että saisimme ihmisiä vaikuttamaan sähköisessä muodossa. Haluamme osoittaa, että verkon kautta vaikuttaminen on helppoa ja helpottaa kaikkien osapuolien työtä, kun kaikki tieto on saatavilla ja nähtävissä yhdessä paikassa.

Palvelut ihmisiltä ihmisille

Kaavoitusta ja palvelusuunnittelua tehdessä kuntalaisten mielipiteet ovat tärkeitä, mutta Kuopiossa on pyritty myös lähentämään yhteistyötä ja avointa keskustelua eri organisaatioiden välillä DigiPAVe-hankkeen myötä.

Kyseessä on hanke, jonka tarkoituksena on luoda yhteiset toiminta- ja tietomallit, joilla mahdollistetaan ihmislähtöinen ja dynaaminen palveluverkkosuunnittelu. Kuopion lisäksi hankkeessa ovat mukana myös Helsingin ja Turun kaupungit.

– Yksinkertaistettuna tavoitteena on parantaa sitä, että koulut ja päiväkodit pystyttäisiin suunnittelemaan oikea-aikaisesti oikeisiin paikkoihin, jolloin asiakastarve ja palvelut kohtaavat paremmin, kertoo projektipäällikkö Katja Penttinen.

– Hankkeen avulla pyritään parantamaan tiedonvälitystä eri palvelualueilla toimivien ihmisten kesken, jolloin jo esimerkiksi kaavoitusta tehdessä on paremmin tiedossa, että rakennetaanko alueelle koulua tai päiväkotia. Tai varhaiskasvatusta suunnitellessa tiedetään jo ennakkoon paremmin, miten paljon lapsia on mahdollisesti tulossa uudelta alueelta, Penttinen jatkaa.

Tällä hetkellä DigiPAVe-hankkeen tulokset on suunnattu pääasiallisesti kaupungin henkilöstölle ja luottamushenkilöille, mutta Penttinen näkee, että DigiPAVen hyödyntäminen on osana esimerkiksi Savilahden suunnittelua:

– Kun kuntalaisilta kerätään hankkeen tulokset, niin samaa tietoa voidaan hyödyntää myös palveluverkkosuunnittelussa. Molemmissa on kyse ihmislähtöisestä suunnittelusta.

Muun muassa kaavoituksen ja palvelusuunnittelun osalta on palvelujen kehityksessä hyödynnetty IDK (Ihmislähtöinen digitaalinen kunta) -valmennusta. Valmennuksessa on käyty läpi, missä kohdin eri prosesseja voitaisiin käyttää erilaisia sähköisiä palveluita siten, että myös kuntalaiset pääsisivät paremmin osallistumaan päätöksentekoon. Penttinen ja Laurinen kokevat valmennuksen olleen hyödyllistä ja mielenkiintoista, koska valmennuksen aikana näkemyksiä on päästy jakamaan ja kuulemaan eri alojen asiantuntijoiden kesken, jolloin oma työ näyttäytyy uudenlaisessa valossa.

– Parasta valmennuksessa on ollut istua alas keskustelemaan eri tiimien kanssa, jolloin aidosti tulee tunne, että tässä yhdessä kehitetään toimintaa ja palveluita, sekä ristiinpeilataan kehityskohteita. Näin myös resurssit pystytään hyödyntämään paljon tehokkaammin. Kuulemalla muiden alojen asiantuntijoita, esimerkiksi pelastuslaitosta, saadaan omaan työhön aivan uusia näkökulmia. Tämä auttaa siinä, että ei kangistuta aina samoihin kaavoihin, Laurinen tiivistää.

Ihmislähtöisen palveluverkkosuunnittelun vaatiman toimintamallin kehittäminen ja sitä tukevan tiedon tunnistaminen ja harmonisointi (DigiPAVe II) -hankkeen (6.4.2020-31.5.2022) rahoittavat valtiovarainministeriö, Helsingin, Kuopion ja Turun kaupungit.

Mitä enemmän kaupunki kehittää someviestintäänsä, sitä paremmin asukkaat löytävät itsellensä tärkeää tietoa.

Kaupungin sosiaalisen median kanavat voivat olla joko kuivaa tiedottamista tai aktiivisesti vuorovaikutteinen yhteisö. Kuopion kaupungissa on viety määrätietoisesti viestintää rentoon, lämminhenkiseen ja välittävään lähestymistapaan. Varsinkin koronapandemian aikana helposti lähestyttävä viestintä on saanut paljon kiitosta.

– Koronapandemia on ollut pitkäaikainen häiriötilanne, jonka aikana on pitänyt keksiä aina uusia tapoja tuoda viesti esille. Häiriö- ja poikkeusolojen viestintääkin voi kertoa eri äänensävyillä, vaikka jokaisen viestin taustalla ovat ohjeistukset, kuvailee viestintäpäällikkö Raija Korhonen Kuopion kaupungilta.

Korhosen mukaan koronaviestinnässä korostuvat yhteisen tunnetilan jakaminen, kriisinkestävyys ja jaksaminen. Koronan lisäksi yli 120 000 asukkaan kaupungissa tehtäväkenttää ja viestittävää on laidasta laitaan.

Kuntaviestinnän sudenkuopiksi Korhonen mainitsee muun muassa huumorin ja murteen käyttämisen. Molemmissa on helposti väärin ymmärtämisen vaara. Korhonen vinkkaa, että murteen käyttäminen kannattaa usein jättää pariin sanaan, sillä pidempi savolaisittain kiännetty ja viännetty teksti alkaa jo olla vaikeasti ymmärrettävää.

– Sekä huumoria että Savon murretta hyödynnämme mielellämme sopivassa suhteessa. Haluamme viestiä ihmiseltä ihmiselle – selvästi ja monikanavaisesti, Korhonen kertoo.

Kaupungilla on käytössään viisi sosiaalisen median kanavaa: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn ja tuoreimpana varsinkin nuoria kiinnostava TikTok. Jokainen niistä erottuu edukseen omanlaisella tyylillään ja myös löytää sitä kautta omat seuraajansa.

– Varsikin suunterveyden sometiimi hyödyntää TikTokia menestyksekkäästi. Heillä on mielenkiintoisia videoita ja aivan oma tyyli tehdä sisältöä, naurahtaa Korhonen.

Kuopio porskuttaa kaupunkiviestinnän kärjessä

Sosiaalisen median konsultti Johanna Kukko tarkasteli Kuopion kaupungin someviestintää tiukalla sihdillä kerros kerrokselta. Kukko selvitti ja analysoi kaupungin sosiaalisen median viestinnän nykytilaa, uhkia ja mahdollisuuksia sekä kehittämiskohteita.

Kukon mukaan sosiaalisen median kanavien ylläpito on Kuopiossa todella hyvällä mallilla. Kaupunki pärjäsi myös erinomaisesti kilpailija-analyysissä, kun kaupungin sosiaalisen median tilejä verrattiin Suomen kymmenen muun suurimman kaupungin vastaavaan kanavaan.

– Kuopio on todella aktiivinen sosiaalisessa mediassa, ja sillä on monipuolista sisältöä. Viestinnässä on lämmin fiilis ja kiva äänensävy. Varsinkin kaupungin Facebook-sivulla myös keskustellaan aktiivisesti, kuvailee Kukko.

Korhonen muistuttaa, että vaikka Kuopion seuraajamäärät eivät ole kaikissa somekanavissa yhtä isoja kuin vaikkapa asukasmäärältään suuremmissa pääkaupunkiseudun kaupungeissa, ei pelkkä seuraajamäärän tuijottaminen kehitä toimintaa. Tärkeintä on, että seuraajat ovat sitoutuneita ja haluavat osallistua keskusteluun kaupungin kanssa. Kukko on samaa mieltä:

– Kun pohjatyöt tehdään hyvin, some näyttäytyy seuraajilleen laadukkaana ja viihdyttävänä viestintäkanavana. Silloin kanavia halutaan seurata ja jokainen löytää itselleen mielekkäät kanavat kaupungin kuulumisten seuraamiseen, Kukko teroittaa pohjatöiden tärkeyttä.

Kukon löytämät kehittämiskohteet liittyivät lähinnä Kuopion brändin ja visuaalisen ilmeen parempaan hyödyntämiseen. Lisäksi sosiaalisen median kanavien ylläpitämisessä kannattaa hyödyntää Kukon mukaan enemmän automatiikkaa ja dataa, joiden avulla voi kehittää julkaisujen tyyliä ja tehokkuutta enemmän kaupungin kanavia seuraavien tarpeita vastaaviksi.

– Somekanavien seuraajille automatiikan ja datan kehittäminen ja seuranta näkyvät selvempänä viestintänä. Samalla pystytään seuraamaan kaupunkilaisia kiinnostavia aiheita sekä viestimään siitä, mikä heitä juuri nyt kiinnostaa. Julkaisuissa on selvä punainen lanka, mikä tekee sisällöstä koukuttavampaa. Myös kuvilla ja brändin ilmeellä on tähän suuri vaikutus, valottaa Kukko.

Datan avulla parempaa viestintää

Korhonen kertoo, että Kukon tekemän selvityksen pohjalta on jo tehty erilaisia toimenpiteitä ja uusia avauksia. Uusia sosiaalisen median kanavia syntyy koko ajan, joten kaupungin sometiimin täytyy käyttää harkintaa siinä, mihin kannattaa oikeasti panostaa.

– Jatkossa aiomme viestiä enemmän TikTokin ja LinkedInin suuntaan. Kanavat ovat hyvin erityyppisiä: LinkedInissä tuodaan esille Kuopiota uraa ja työpaikkaa täältä etsiville sekä kehitetään työnantajamielikuvaa. TikTokissa puolestaan saavutetaan paremmin nuorempaa käyttäjäkuntaa, kertoo Korhonen ja jatkaa:

– Lisäksi TikTokissa ja Instagramissa hyödynnetään tänä syksynä myös vaikuttajamarkkinointia. Suunnittelimme viestintätiimimme kanssa kampanjan, jossa kuopiolaiset somevaikuttavat kertovat koronarokotuksista 12–25-vuotiaille kuopiolaisille, kertoo Korhonen.

Uusia kokeiluja ja julkaisutyyppejä seurataan tarkasti analytiikan avulla. Datasta nähdään suoraan, millaiset julkaisut menestyvät ja millaiset eivät. Kukko mainitsee, että kun analytiikkaa seuraa itse, se myös motivoi kehittämään omaa työtä sekä uudenlaisia sisältöjä.

– Monien kanavien hallinta vaatii suunnitelmallisuutta. Automatisoinnin avulla voidaan ajastaa postaukset esimerkiksi kerran tai kaksi kertaa viikossa, minkä jälkeen viestijöillä jää aikaa myös luovaan työhön, vinkkaa Kukko.

Automatisoinnilla on myös helppo vaikuttaa omaan työhön ja sen mielekkyyteen. Julkaisujen ajastamisen ja erilaisten työkalujen avulla sometiimillä jää aikaa myös siihen tärkeimpään: vuorovaikutukseen, kysymyksiin vastaamiseen ja kaupunkilaisten kanssa keskustelemiseen.

– Asukkaat voivat rohkeasti jättää kommentteja, jakaa kuvia ja osallistua sosiaalisen median tekemiseen. Siihenhän somekanavat on tarkoitettu, rohkaisee Kukko.

Kuopion kaupungin somenykytila ja someanalytiikan automatisointimahdollisuudet -selvitys toteutettiin osana Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeen (1.1.2020–31.12.2022) toimintaa, jonka rahoittajina toimivat Euroopan sosiaalirahasto, Etelä-Savon ELY, Kuopion kaupunki ja Savonia-ammattikorkeakoulu.

Hyvinvointitiedon kerääminen digitaaliselle ja reaaliaikaiselle alustalle edistää tiedolla johtamista ja ruohonjuuritason hyvinvointityötä. Digialustaa pilotoidaan kahdella kuopiolaisella alakoululla.

Lasten ja nuorten liikuntakäyttäytyminen Suomessa (LIITU) -tutkimuksen mukaan vain kolmasosa lapsista ja nuorista liikkuu suositusten mukaisen määrän eli vähintään tunnin reippaasti tai rasittavasti jokaisena päivänä. Liikkuminen vähentyy ja paikallaanolon määrä lisääntyy lapsen kasvaessa. Tutkimuksen liikemittaritietojen perusteella ykkösluokkalaisista 71 prosenttia liikkuu suositusten mukaan, kun taas yläkouluikäisistä enää 10 prosenttia.

Kuopion hyvinvoinnin edistämisen johtaja Janne Hentunen vahvistaa, että ilmiö näkyy Kuopiossakin. Liikkumisen lisääntyminen edistää koululaisten hyvinvointia ja esimerkiksi oppimistuloksia. Siksi kahdessa kuopiolaisessa alakoulussa alkaa fyysisen aktiivisuuden edistämisen pilotti.

– Pilotoinnissa kehitetään toimintamallia, jossa erilaisilla mittareilla pyritään saamaan riittävästi tietoa koulupäivän aikaisesta liikkumisesta. Tiedon avulla voidaan kehittää liikkumista lisäävää toimintaa. Samalla selviää, mitkä toimenpiteet tai olosuhteet edistävät liikkumista ja mistä puolestaan löytyy erilaisia esteitä tai haasteita, kuvailee Hentunen.

Kuopiolaisten arjen fyysisestä aktiivisuudesta ja muistakin elintavoista ja hyvinvointitekijöistä kootaan Kuopiossa tietoa myös muutoin. Kuopiossa valmistellaan lakiin pohjautuen hyvinvointikertomus ja -suunnitelma. Hyvinvointikertomus nostaa esiin erilaisiin tutkimuksiin ja tilastoihin pohjautuen tietoa kuopiolaisten hyvinvoinnista. Suunnitelmassa puolestaan määritetään tavoitteet ja linjataan toimenpiteitä kuopiolaisten hyvinvoinnin lisäämiseksi.

– Hyvinvointikertomuksen oheen tarvitaan kuitenkin myös muunlaisia tiedolla johtamisen työvälineitä. Erityisesti työvälineitä kaivataan käytännön työn tueksi. Tähän Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeen kehitystyö tarjoaa tukea, kertoo hyvinvointikoordinaattori Tanja Tilles-Tirkkonen Kuopion kaupungilta.

Kehitystyö aloitettiin viime vuonna moniammatillisissa työryhmissä. Uuden konseptin mallintamisessa hyödynnettiin palvelumuotoilua ja Savonia-ammattikorkeakoulun ammattilaisia. Lopputuloksena on tarkoitus tuottaa Power BI -analytiikka- ja raportointialustalle reaaliaikainen hyvinvointiportaali, joka kokoaa yhteen sekä paikallisten että valtakunnallisten tilasto- ja tietolähteiden hyvinvointia kuvaavan tiedon. Koululaisten liikkumisen edistämisen ohjelma tuo strategian käytäntöön, ja hyvinvointiportaali toimii arjen työkaluna kouluissa.

– Mitään yksilötason tietoa alustasta ei saa, vaan asioita käsitellään ilmiötasolla, kuvaa Haapaniemen koulun rehtori Jussi Kukkola. Kehitystyötä pilotoidaan Haapaniemen ja Pirtin alakouluissa.

Koulupäivien aikainen liikkuminen näkyväksi

Kouluilla on entuudestaan runsaasti hyvinvointitietoa, joten on erityisen tärkeää saada se kootuksi yhteen. Tiedossa on muun muassa liikuntatuntien määrät, harrastetoiminnan määrä, kouluterveyskyselyjen tulokset sekä koulukuljetukseen osallistuvien oppilaiden määrä. Kuopiossa on käytössä myös School Day -sovellus, jonka kautta kerätään hyvinvointitietoa paitsi peruskoululaisista myös lukiolaisista.

– Sovellus on vapaaehtoinen, ja sen kysymykset perustuvat tutkimuksiin. Kysymykset voivat koskea vaikkapa sitä, onko oppilas syönyt tai nukkunut tänään hyvin, miltä koulutehtävät ovat tuntuneet tai miten oppilas on viihtynyt koulussa tällä viikolla, kuvailee Kukkola.

Reaaliaikaisempi ja käytettävämpi tieto yhteen paikaan kerättynä edistää tiedolla johtamista. Tiedolla johtaminen on yksinkertaisesti sitä, että päätökset tehdään dataan ja mittareihin perustuen. Hyvinvointiportaalin koulupilotista jokainen saa omassa arjessaan ja työroolissaan hyödynnettävän työkalun. Kukkolan mukaan tietoa voidaan suodattaa halutuin kriteerein sen mukaan, mitä halutaan tarkastella.

– Voidaan esimerkiksi vertailla tiettyä aluetta tai ikäryhmää. Tai voin rehtorina huomata alustan kautta, että koulussamme voidaan järjestää enemmän liikunnallista harrastetoimintaa ja ottaa yhteyttä suoraan seuroihin, Kukkola havainnollistaa.

Reaaliaikainen hyvinvointiportaali tulee Kukkolan mukaan myös seurojen, järjestöjen ja koulujen moniammatillisten yhteistyöryhmien käyttöön. Rehtori toivoo, että jollain aikaa myös kansalaiset saisivat pääsyn kertomukseen.

– Tavoitteena on, että hyvinvointiportaali on arjessa käytössä oleva johtamisväline. Yksilö voi verrata itseään tilastoihin. Virkamiehet, kunnan toimijat ja päätöksentekijät sekä kolmas sektori puolestaan voivat käyttää sitä apuna päätöksenteossa, summaa Kukkola.

Hyvinvointi linkittyy kaikkialle

Koulussa pilotoitavan fyysisen aktiivisuuden työkalun rooli on vahvasti ennaltaehkäisyssä. Mitattavien toimenpiteiden avulla voidaan vaikuttaa laajemmin paitsi kouluarkeen myös kuopiolaisten elämään.

– Jos esimerkiksi huomataan, että lyhyetkin koulumatkat kuljetaan vanhempien kyydillä, pitää alkaa selvittää, miksi näin on. Onko matka turvallinen? Voiko kevyen liikenteen väyliä kehittää? kysyy Kukkola.

Nimenomaan koulumatkojen turvallisuus kiinnostaa vanhempia. Ja kun kevyen liikenteen väyliä aletaan kehittää, hyvinvointi linkittyy suoraan kaupunkisuunnittelijoiden työpöytään.

– Jos puolestaan verrataan koulujen välituntiaktiivisuutta ja jollain koululla se on alempi, taas on pohdittava, miksi. Koulutilojen ja -pihojen kehittäminen vaatii rahaa ja resursseja, joten jälleen hyvinvointi kytkeytyy myös muihin sektoreihin, Kukkola jatkaa.

Hyvinvoinnin edistämisen johtaja Hentunen komppaa ja vahvistaa, että kaikkien toimenpiteiden tarkoitus on tähdätä kohti hyvän elämän pääkaupunkia. Hyvinvoiva Kuopio 2030 -ohjelman tavoitteena on panostaa systemaattisesti hyvinvointihaasteiden ennaltaehkäisyyn.

– Tämä koulupilotti on siten erityisen tärkeä työkalu paitsi koulujen operatiiviseen työhön myös päättäjille ja virkamiehille, kun he omassa roolissaan rakentavat kuopiolaisille parasta asumisen ympäristöä, Tilles-Tirkkonen kertoo. Tästä koulujen käyttöön kehitettävästä alustasta voidaan johtaa tietoa myös päätöksenteon tueksi.

Hentunen jatkaa toteamalla, että tarkoitus on rakentaa yhdessä sellaisia ratkaisuja, jotka vastaavat parhaiten kuntalaisten tarpeita. Aktiiviset ihmiset ovat yleensä aktiivisia myös vaikuttamisen saralla, joten Hentusen mielestä on tärkeää saada mukaan myös ihmisiä, joiden tarpeet saattavat olla vielä pimennossa.

– Näin pystytään luomaan toimintamalleja ja -ympäristöjä sekä palveluita, joiden avulla voidaan edistää asukkaiden terveyttä ja hyvinvointia entistä paremmin. Kannattaa siis rohkeasti antaa palautetta kaupungille. Paras palautekanava on se lähin, eli esimerkiksi koululaisten tapauksessa koulu, kannustaa Hentunen.

Kuopion kaupungin tavoitteena on helpottaa asiakirjatilauksia kätevällä verkkolomakkeella.

Kuopion kaupunginarkistossa on kilometritolkulla erilaisia asiakirjoja. Suokadulla sijaitsevassa arkistossa työskentelee kourallinen ”salapoliiseja”, joiden tehtävänä on etsiä ja toimittaa asiakkaille heidän kaipaamansa paperit. Kiinteistöasiakirjojen puolelta yksityiset henkilöt tiedustelevat usein oman asuintalonsa historiaa, alkuperäisiä piirroksia tai suunnittelijan nimeä.

– Mielellämme annamme tietoja eteenpäin. On aina hyvä, kun aineisto pääsee arkistoista käyttöön, kannustaa tietopalvelusihteeri Antti Laukkanen, yksi kaupunginarkiston salapoliiseista.

Kaupunginarkiston tehtäviin kuuluu arkistossa säilytettävään aineistoon liittyvä tietopalvelu ja arkiston järjestäminen, luettelointi, seulonta ja tietoturvallinen hävittäminen. Laukkanen kertoo, että vuositasolla erilaisia tietopyyntöjä tulee 2 000–2 500 kappaletta. Tietoja pyytävät yksityiset talonomistajat ja vuokralaiset, mutta ahkerimmin asiakirjoja tilaavat kiinteistönvälittäjät. Heillä on lakiin kirjattu velvollisuus etsiä kiinteistön tiedot ennen kuin kohde voidaan laittaa myyntiin.

OP Kodin myyntisihteeri Roosa Tuomainen on yksi arkistosta viikoittain useita asiakirjoja tilaavista henkilöistä. Nykymallissa Tuomainen lähettää ensin lomakkeella tietopyynnön arkistoon, minkä lisäksi hänen pitää välillä lähettää rakennusvalvontaan erikseen sähköpostia. Usein tietopalvelusihteerit joutuvat soittamaan hänelle takaisin täsmentäviä puheluita. Asiakirjoja saa sekä paperisessa että digitaalisessa muodossa, mutta Tuomainen on tilannut omansa aina suoraan PDF-tiedostona sähköpostiin.

– Asiakkaana visioni on, että meillä olisi joskus asiakirjojen tilaamisen Wolt-palvelu. Saisin kaiken hoidettua yhdellä tilauksella ja näkisin koko ajan, missä mennään ja kauanko suurin piirtein vielä menee, ennen kuin asiakirjat saapuvat, haaveilee Tuomainen.

Samankaltainen haave on ollut myös kaupunginarkiston ja rakennusvalvonnan henkilökunnalla. Kaupunki on lähtenyt Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeen avulla rakentamaan uutta tilausjärjestelmää. Kuopion rakennusvalvonnan tarkastusinsinööri Henri Humalan mukaan projektin kaukaisin tähtäyspiste on, että koko prosessi on jaettavissa asiakkaille 24/7.

Yhteistyöpajalla ideoita

Kehitystyössä yhdistettiin asiakirjatilauksia tekevien asiakkaiden ja Kuopion kaupungin henkilökunnan näkemyksiä. Haastatteluiden kautta esiin nousseita pulmia olivat muun muassa kiinteistöjen hankala nimeäminen, vanhentunut visuaalinen ilme sekä erilliset yhteydenotot kaupunginarkistoon ja rakennusvalvontaan.

– Rakennusvalvonnalla on käytössään valtakunnallinen kauppa.lupapiste.fi-palvelu, josta saa uusimmat digitaalisessa muodossa olevat rakennusluvat suunnitelmineen. Vanhemmat luvat ovat ”piilossa” arkistossa. Tahtotilana on saada kaikki sähköiseen muotoon, mutta siihen menee vielä aikaa, kuvailee Humala.

Haastatteluiden lisäksi järjestettiin yhteistyöpaja, vertailtiin olemassa olevia lomakkeita sekä poimittiin muualta toimivia ratkaisuja myös kuopiolaisten käyttöön.

Yhteistyöpajat saavat osallistujilta kiitosta, sillä työpajat koettiin virkistäväksi tavaksi sekä tehdä kehitystyötä että kuulla toisten osapuolten ajatuksia käsillä olevasta asiasta. Humalan mukaan työpajat olivat ratkaisukeskeisiä, ja niiden avulla kehitystyön fokus saatiin oikeaan paikkaan ja jokainen ymmärsi puolin ja toisin, miten prosessi käytännössä menee.

– Kävimme läpi sekä omat että asiakkaiden tarpeet. Esimerkiksi sitä, millaisiin tilanteisiin asiakirjoja tarvitaan, miksi niitä tilataan, millaisia asioita lomakkeelta tulee löytyä ja millainen palvelupolun tulisi olla, luettelee Laukkanen.

Asiakkaana Tuomainen ilahtui saadessaan lomakkeen pilotointiversion kokeiltavakseen.

– Oli kiva huomata, että testilomakkeeseen tuli työpajassa esiin nousseita asioita. Esimerkiksi kiinteistötunnus on nyt helppo poimia lomakkeelle suoraan kartta.kuopio.fi-kartasta, kun ennen tilaukseen piti naputtaa erikseen kaupungin osa, kortteli ja tontti, kiittää Tuomainen.

Tarkoituksena helpottaa kaikkien elämää

Uusi lomake tulee käyttöön syksyn 2021 aikana. Kyseessä on yhden lomakkeen malli, joka ratkaisee asiakirjatilausten aiemmat kompastuskivet. Vanha tilausmalli työllisti turhaan sekä asiakkaita että kaupunginarkiston ja rakennusvalvonnan väkeä. Lomakkeen lisäksi tilauksia sateli puhelimitse, sähköpostilla ja piipahtivatpa jotkut paikan päälläkin.

– Yhden lomakkeen avulla tilaus pysyy selvänä ja hyvin koordinoituna, vaikka asiaa olisi paljonkin. Uusi tilaustapa mahdollistaa asiakkaille paremman ja nopeamman palvelun. Ihmiset ovat myös tottuneet käyttämään digitaalisia tilausvälineitä, sanoo Laukkanen.

Humala täydentää, että prosessien uudistamisen jälkeen sekä asiakkaat että henkilökunta tietävät paremmin missä mennään. Asiakkaiden ei kuitenkaan tarvitse tietää, missä heidän kaipaamansa materiaali sijaitsee tai onko materiaali paperisessa vai digitaalisessa muodossa, vaan kaikki rullaa taustalla sujuvasti eteenpäin. Tavoitteena on saada materiaalit asiakkaalle muutamassa arkipäivässä.

– Pelkkä digitaalisuus ei kuitenkaan tee autuaaksi, vaan tiedostojen ja niiden metatietojen tulee olla laadukkaita. Kun materiaalit nimetään tarkasti, asiakas saa kerralla oikean tiedon, sanoo Humala.

Tuomainen kertoo, että vanhallakin tilaustavalla Kuopio on ollut jo monia kuntia pidemmällä. Hän mainitsee kuulleensa muualla Suomessa olevilta kollegoilta, ettei heillä esimerkiksi ole lomaketta ollenkaan, vaan kaikki tapahtuu sähköpostitse ja puhelimitse.

– Siksi on erityisen hienoa, että vaikka meillä on asiat paremmin kuin monella muulla, asioiden kehittämistä jatketaan silti. Selvä tilausmalli säästää aikaa ja kohteet saadaan nopeammin myyntiin, kiittää Tuomainen.

Kiinnostavia linkkejä:

Kuopion karttapalvelu: kartta.kuopio.fi 

Rakennusluvat: kauppa.lupapiste.fi 

Aineistojen tilauslomake: www.kuopio.fi/fi/aineisto-ja-tietopalvelu 

Teksti: Oodia/Heta Jyrälä

Onko tiessä kuoppa? Harmittaako jokin tai haluatko kiittää mainiosta toiminnasta? Palautepalvelun avulla kerätään kuntalaisten ajatuksia, toiveita ja ehdotuksia kaupungin kehittämistä varten.

Asukkaat toimivat kaupunkiorganisaation silmä- ja korvapareina, jotka huomaavat erinäiset kehittämiskohteet kaupunkiympäristössä. Syystuulen kaatama puu, rankkasateen aiheuttama kuoppa tiessä tai hajonnut katuvalo jää äkkiä ohikulkijoiden haaviin.

– Kaupunki on meidän jokaisen yhteinen, ja siksi on hienoa, että palautetta annetaan matalalla kynnyksellä. Eniten palautetta meille tulee sähköisen palvelun kautta, kertoo asiakaspalveluvastaava Jaana Huttunen Kuopion kaupungilta.

Sähköinen palautepalvelu täydentää ajattomuudellaan perinteisiä kanavia eli soittamista, sähköpostin lähettämistä tai asiakaspalvelupisteessä paikan päällä piipahtamista. Myös spontaani palaute esimerkiksi kunnossapidon henkilöstölle on yhä voimissaan. Palautepalvelu toimii hyvänä lisänä muille kanaville, sillä ihmiset ovat tottuneet asioimaan digitaalisesti.

Palautepalvelun kautta Kuopion kaupungille saapuu vuosittain keskimäärin 4 000 palautetta. Paikkatietoinsinööri Marko Ahola Kuopion kaupungilta jaottelee palautteet kolmeen kategoriaan: tuhat palautetta tulee joukkoliikenteestä, 1 500 palautetta kunnossapitoon liittyvistä tehtävistä ja loput muista palvelukokonaisuuksista.

Kuntolaakson uusi uimahalli on hyvä esimerkki siitä, miten asiakkaat voivat itse vaikuttaa lopputulokseen. Kaupunkilaisten toiveesta uimahallin pukuhuoneisiin asennettiin kätevät uimapukukuivurit. Asukkaiden toiveet, ideat ja kehitysehdotukset ovat tärkeässä roolissa yhteisten palveluiden ja hankkeiden toteuttamisessa.

Kaupunkiympäristö on jokaisen asia

Kuopion kaupungilla on ollut sähköinen palautepalvelu käytössä jo monia vuosia. Tämän vuoden aikana olemassa olevaa sähköistä palautekanavaa on lähdetty systemaattisesti kehittämään. Uuden digitaalisen alustan kautta asukkaiden osallistuminen yhteisten asioiden suunnitteluun mahdollistuu entistä paremmin.

– Tällä hetkellä palautepalvelu on hankalasti löydettävissä ja se on hieman kömpelö käyttää, kertoo henkilöstö- ja talouspäällikkö Anne Simonen-Ruuskanen.

Tavoitteena on tuottaa moderni, helppokäyttöinen ja kaksikielinen palvelu. Jatkossa palautetta voi jättää suomen lisäksi englanniksi. Uudessa alustassa panostetaan vahvasti myös mobiiliystävällisyyteen.

– Esimerkiksi lenkkipolun varrelta huomion voi kirjata palveluun ylös saman tien ja liittää mukaan asiaa havainnollistavan kuvan, Simonen-Ruuskanen mainitsee.

Helppokäyttöisyyttä kehitetään muun muassa selkeyttämällä kategorioita siten, että asiakkaan on aiempaa helpompi kohdistaa palaute oikeaan osoitteeseen. Jatkossa palvelussa on myös aiempaa helpompi valita, että haluaako asiakas antaa palautetta, kiitosta vai kenties jättää toimenpide-ehdotuksen.

– Palvelun seurantaa ja avoimuutta kehitetään siten, että jokainen näkee, mistä on annettu palautetta, sekä siihen annetun vastauksen. Kartta-lisäosan avulla esimerkiksi rikkoutuneen lampun sijainti on helppo merkitä, Ahola kertoo.

Simonen-Ruuskanen huomauttaa, että avoimuudesta huolimatta terveyden ja hyvinvoinnin palvelualueeseen liittyvät palautteet ovat jatkossakin salaisia. Esimerkiksi terveyspalveluihin liittyvät viestit voivat vahingossa paljastaa jotain palautteen jättäjästä, joten ne salataan automaattisesti henkilötietojen suojaamisen vuoksi.

– Muissa tapauksissa kaikki näkevät palveluun jätetyt palautteet. Avoimuudella pyrimme siihen, että samasta asiasta jätettäisiin palautetta vain kerran ja jokainen näkee, miten palautteeseen on vastattu, Simonen-Ruuskanen sanoo.
Huttusen mukaan tavoitteena on myös laatia usein kysyttyjen kysymysten osio sekä nostaa tiedotemaiset asiat esille paremmin, jotta käyttäjät huomaavat ne. Talven tullen auraamisesta annetaan paljon palautetta, joten tiedotteessa voitaisiin mainita esimerkiksi alustavia aikatauluja.

Uusi versio julkaistaan ensi vuonna

Digitaalista palvelua on kehitetty Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeen avulla, ja sen kehitystyössä on hyödynnetty muun muassa työpajamenettelyä. Osa tapaamisista on tapahtunut kasvotusten, mutta suurin osa on toteutettu kätevästi Teamsissa. Jaana Huttusen mukaan kehityspajoissa on hienosti törmäytetty niin asukkaita, palautteisiin vastaavia ihmisiä kuin kehittäjiäkin.

– Se laajentaa aina omia näkökulmia, kun kuulee myös muiden ajatuksia samasta asiasta. On hyvä katsoa asioita myös toisten osapuolten vinkkelistä, kertoo Huttunen.

Marko Ahola täydentää, että jo aiemmin palvelun kehittämistä koskevat ideat on otettu talteen ja analysoitu palautepalvelun kehittämisessä.
Kehitystyöpajat ja pohjatyöt ovat nyt maalissa, joten seuraavaksi siirrytään konkreettisten toimien puolelle. Palvelun konkreettinen kehittäminen alkaa ensi vuonna, joten loppuvuodesta kuopiolaisilla on käytössään uusi ja entistä ehompi sähköinen palautekanava.

– Toivon, että palautepalvelua käytetään kovasti. Se on helpoin tapa lähestyä ja nopein kanava asiakkaan oman asian edistämiseen, summaa Ahola.

Iltaisin ja viikonloppuisin koulujen tilat muuntuvat kaikkien kuntalaisten harrastuspaikoiksi.

Jotta kaupungin kiinteistöt olisivat mahdollisimman hyvällä käyttöasteella aamusta iltaan, niitä vuokrataan mielellään asukkaiden harrastuskäyttöön. Liikuntasaleja ja luokkahuoneita voivat käyttää seurojen lisäksi myös yksityishenkilöt ja yritykset.

Tilojen vuokrattavuutta kehitetään koko ajan, jotta tilat palvelisivat mahdollisimman monia käyttäjäryhmiä. Tuorein esimerkki löytyy Riistavedeltä:

– Riistaveden uuden yhteiskoulun ja kirjaston suunnittelussa on otettu alusta lähtien huomioon asukkaiden tarpeet. Olemme keränneet tarveselvitysvaiheesta lähtien paikallisilta toiveita ja ideoita, joiden pohjalta rakennuksen tilasuunnittelua tehdään, kuvailee tilahallintapäällikkö Tanja Karpasto. 

Riistaveden asukkaille ja toimijoille on järjestetty useita työpajoja, joista tuorein toteutettiin yhteistyössä Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeen Savonia-ammattikorkeakoulun palvelumuotoilijoiden kanssa. Työpajassa jokainen pystyi kertomaan tilojen monipuoliseen käyttöön liittyvistä toiveista ja tarpeista ja ideoimaan niitä.

– Työpajojen pohjalta suunnittelijat muuntavat moninaiset ideat neliöiksi, euroiksi ja aikatauluiksi, kertoo Karpasto. Rakentaminen aloitetaan ensi vuoden alkupuolella, ja valmista tulee syksyllä 2023.

Riistaveden uusi koulu ja kirjasto sisältävät lähes kaikki kaupungin tarjoamat palvelut, joten ne toimivat mainiona pienoismaailmana ja testialustana sille, miten kuntalaiset pystyvät käyttämään myös olemassa olevia tiloja paremmin.

Suunnitelman mukaan rakennuksen koko alakerta tulee olemaan julkista vyöhykettä. Rakennuksen käsityötilat ovat tavallista suuremmat, jotta niitä pääsee hyödyntämään myös kansalaisopisto. Myös musiikki- ja liikuntatilat sekä suuri kuntosali ovat kaikkien varattavissa.

– Tavoitteenamme on kaikin tavoin mahdollistaa tilojen monipuolinen käyttö, jotta asukkaiden harrastaminen ei tyssää siihen, että ovet ovat lukossa, summaa Karpasto.

Kuka oven avaisi

Vanhojen kiinteistöjen haaste on nimenomaan ovet: miten sisälle pääsee, kenellä on avain ja mistä sen saa?

– Olisi unelmatilanne, jos jokaisella tarvittavalla ovella olisi esimerkiksi sähköinen koodi. Henkilökohtainen koodi alkaisi toimia vartin ennen vuoron alkua, pohtii liikuntapalveluesimies Jussi Savolainen Kuopion kaupungilta.

Henkilökunnalliset liikuntapaikat, kuten Kuopio-halli ja uimahallit, toimivat hyvin. Sen sijaan haaste ovat erityisesti vanhat koulurakennukset. Savolainen muistuttaa, että jokaisessa rakennuksessa voi olla yli 10 ovea, joista varattu liikuntasali löytyy vain yhdeltä ovelta.

– Sokkeloisissa rakennuksissa opastusten tulee olla kunnossa. Varauksen yhteydessä voisi tulla esimerkiksi vahvistusviesti, jossa lukee tarvittava informaatio. On turhaa vaikeuttaa asiakkaiden harrastamista sillä, että vaikkapa Leppävirran rajalta pitää ajaa kantakaupunkiin hakemaan ja palauttamaan vanhaa mekaanista avainta, kun asia hoituisi digitaalisestikin, Savolainen sanoo.

Tällä hetkellä liikuntapaikat, luokkatilat ja koulujen liikuntasalit löytyvät Timmi-varausjärjestelmästä. Lisäksi tiloja voi varata soittamalla tai lähettämällä sähköpostia kaupungin tilapalveluihin tai täyttämällä tilavarauspalveluiden e-lomakkeen.

Tilavaraussuunnittelija Tuija Miettinen kertoo, että lisäksi esimerkiksi kirjaston ja Musiikkikeskuksen tilat varataan omista paikoistaan.

– Asiakkaat ovat välillä hukassa, kun tiloja varataan monesta eri paikasta, eikä mistään tällä hetkellä näe itsenäisesti kokonaiskuvaa. Meiltä saatetaan kysyä vaikkapa yksittäistä sählyvuoroa, minkä jälkeen selvitämme missä päin ja milloin halutaan pelata sekä miten isolla porukalla, kuvailee Miettinen.

Ratkaisuna digitaalinen varausjärjestelmä

Ratkaisu voisi löytyä uudesta digitaalisesta varausalustasta tai verkkokaupasta, joka kokoaisi yhteen kaikki tilat, lisäpalvelut sekä mahdollisuuden vuoron maksamiseen ja peruuttamiseen. Liikuntapaikkojen lisäksi järjestelmä voisi koota yhteen Musiikkikeskuksen, teatterin ja kirjaston kokous- ja työtilat.

– Timmi toimii hyvin liikuntapaikkojen suhteen, ja käyttäjät voivat jopa itse hakea sieltä suoraan vapaita irtovuoroja. Haaveenani olisi systeemi, jossa vaikkapa oman lähikoulun voi laittaa seurantaan ja napata sieltä vapautuvan vuoron itselleen, visioi Miettinen.

Savolainen on samoilla linjoilla. Varsinkin tuoreemmille kuopiolaisille olisi kätevää olla alusta, josta voi selata erilaisia harrastusmahdollisuuksia ja -tiloja. Visuaalisesta ja yksinkertaisesta ohjausnäkymästä olisi helppo valita, haluaako liikkua sisällä vai ulkona, ja suodattaa itselleen mieluisan lajin.

Esille tulisi sopivia tiloja, joissa kyseistä lajia voi harrastaa, sekä karttanäkymä, jotta on helpompi hahmottaa, miten paljon salille on matkaa ja miten sinne pääsee.

– Uudenlainen digitaalinen varausjärjestelmä voi täydentää nykypalettia. Muutamia haasteita on kuitenkin vielä ratkaistava, ja niistä isoimmat ovat ovet ja kulunvalvonta. Jokainen sähköinen ovi maksaa euroja, joten muutostyöt tulisi tehdä asteittain. Ja entä miten toimitaan niissä kouluissa, joissa sali on syvällä rakennuksen uumenissa? Savolainen pohtii.

Tilavaraus kiinnostaa monia tahoja

Kehitys- ja selvitystyötä on tehty Siilinjärven kunnan ja Kuopion kaupungin yhteisessä OmaKunta-hankkeessa sekä Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeessa. OmaKunta-hankkeen tavoitteena on toteuttaa tekninen palveluportaali, jonka kautta kunnan kaikki palvelut löytyvät. IDK-hanke puolestaan keskittyy palvelumuotoiluun ja prosessien sulavoittamiseen.

– IDK-hankkeen työpajoissa nousi esille esimerkiksi sellainen asia, että mitä tehdään, jos sulkapallokaveri sairastuu tai itse ei pääsekään irtaantumaan töistä? Eli pitäisi tehdä kunnolliset peruutusehdot sekä selvittää rahojen palauttaminen, jotta prosessi on sulava, sanoo Savolainen.

Myös Kuopio Living Lab -hankkeessa pilotoidaan tällä hetkellä asiakasyrityksen digitaalista varausjärjestelmää. Työn monipaikkaisuus on kasvava trendi, joten living lab -pilotoinnilla saadaan tietoa reaalitilanteesta. Varausjärjestelmän testiryhmänä toimivat Kuopion kaupungin työntekijät.

– Pilotoinnissa kaupungin työntekijät saavat järjestelmän kautta varata itselleen työhuoneen. Varattavana on kolme erilaista työyksikköä, joista jokaisella on oma työkulttuurinsa ja tapansa toimia. Testausaikana nähdään myös käytännön toimivuus erilaisissa tilanteissa eli esimerkiksi lomakausina ja ruuhka-aikoina, kertoo Living Lab -hankkeen projektipäällikkö Jouko Miettinen.

Living Lab -yhteiskehittämiskonseptissa yrityksen innovaatioita testataan aidoissa olosuhteissa. Miettinen sanoo, että todellisessa ympäristössä tulee vastaan erilaisia pulmia ja tilanteita, jotka pitää huomioida tuotekehityksessä. Samalla saadaan uutta tietoa eri toimintayksiköiden erilaisista toimintakulttuureista. Kuopio Living Lab -hankkeen (2019–2021) rahoittajina toimivat Euroopan aluekehitysrahasto, Pohjois-Savon liitto, Kuopion kaupunki ja Kuopion yliopistollinen sairaala.

Pilotoinnit antavat arvokasta käytännön tietoa. Jotta päästään siihen haavekuvaan, että kaikki Kuopion kaupungin automaattivarauksiin soveltuvat tilat löytyvät yhdestä paikasta, vaatii se vielä kehitystyötä. Esimerkiksi Riistaveden uuden yhteiskoulun tilavarausjärjestelmän perusteella nähdään kyseisen järjestelmän hyvät ja huonot puolet sekä mahdollisuudet systeemin skaalaamiseksi muualle kaupunkiin.

OmaKunta-verkkoasioinnin ja sähköisen asioinnin konseptoinnin (9.12.2020–31.10.2022) rahoittajina toimivat valtiovarainministeriön kuntien digitalisaation edistämisen kannustinjärjestelmä, Kuopion kaupunki ja Siilinjärven kunta.  

Teksti Oodia/Heta Jyrälä

Asukkaat tekevät kaupungin, ja he ovat oman asuinalueensa parhaita asiantuntijoita. Asukkaiden, viranhaltijoiden, asukasyhdistysten ja muiden järjestöjen välistä vuoropuhelua halutaan kehittää digitaalisella osallistamisen alustalla. Digialusta otetaan käyttöön vuoden 2023 aikana.

Ihmisillä on paljon ideoita, ajatuksia ja toiveita, mutta silti vaalien äänestysaktiivisuuden trendi on jatkuvasti laskeva. Sosiaalisessa mediassa palautetta kuitenkin annetaan ja kerrotaan sujuvasti omia mielipiteitä ajankohtaisista asioista. Halua yhteisiin asioihin vaikuttamiseen siis on, mutta miten kaikki ideat saadaan päättäjien korviin?

– Muutoinkin aktiiviset ja osallistuvat asukkaat löytävät kyllä halutessaan oikeat vaikuttamisen kanavat. Sen sijaan esimerkiksi nuorten, ikääntyneiden sekä haastavissa elämäntilanteissa olevien kuntalaisten ääni ei aina nouse kuuluviin, kertoo kansalaistoiminnan palvelualueiden päällikkö Kati Vähäsarja Kuopion kaupungilta.

– Esimerkiksi nuorilla yhteisiin asioihin vaikuttaminen on vähäisempää. Aamulla kouluun meneminen voi ahdistaa, koska koulubussi on aina täynnä. Tai kouluruokaa haluttaisiin kehittää. Nuorilla voi olla paljon asioita, jotka harmittavat joka päivä, mutta niihin vain tyydytään, Vähäsarja sanoo.

Monet arkiset ongelmat olisivat suhteellisen helposti ratkaistavissa, jos niistä vain tiedettäisiin. Muutamilla kuopiolaiskouluilla on tehty pienimuotoisia pilotteja siitä, miten nuorten ääni saataisiin kuuluviin. Olisiko nuorten helpompi käyttää digitaalista alustaa, kuten verkkosivua tai applikaatiota?

– Kouluissa on pidetty työpajoja, ja suunnitelmissa on myös istuttaa päättäjät ja nuoret yhdessä alas keskustelemaan arjen asioista. Olemme myös Karttulan nuorten kanssa testanneet digialustan toiminnallisuuksia paperimallilla ja pohtineet, mitä toiminnallisuuksia alusta tarvitsee ja miten palvelu tulee otettua käyttöön, Kuopion kaupungin digitaalista osallisuusalustaa valmisteleva suunnittelija Irma Savolainen kertoo.

Kohti digitaalista kohtauspaikkaa

Osallisuus lisää ihmisten hyvinvointia, turvallisuutta sekä uskoa tulevaisuuteen. Se on samalla tunne siitä, että ihminen on osa jotakin suurempaa tai kuuluu johonkin yhteisöön.

Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeen visiona on ollut toteuttaa digitaalinen osallistamisen alusta, jonka avulla lisätään vuorovaikutusta viranhaltijoiden ja asukkaiden välillä. Hankekoordinaattori Tiina Taskinen-Viinikainen kertoo, että tavoitteena on luoda läpinäkyvä alusta, jossa voi vapaasti kertoa kehiteltäviä ideoita.

– Ideat näkyisivät kaikille, ja niitä voisi esimerkiksi kannattaa peukuttamalla. Paljon kannatusta saaneet ideat voidaan viedä jatkokehitykseen. Alustan kautta voisi myös kutsua vaikkapa tietyn ryhmän paneeliin kertomaan mielipiteensä kehitteillä olevasta asiasta, Taskinen-Viinikainen pohtii.

Digitaalinen kohtaamispaikka auttaa törmäyttämään alueen asukkaat, viranhaltijat, asukasyhdistykset ja järjestöt. Alusta toisi yhteen esimerkiksi kaupunkisuunnittelun, kulttuuri- ja liikuntapalvelut sekä varhaiskasvatuksen.

– Meillä on jo paljon hyviä ja toimivia tapoja vaikuttaa, mutta ne on ripoteltu ympäriinsä, huomauttaa Taskinen-Viinikainen.

Pirstaleisuus huomattiin ja asiaan ottauduttiin monessa paikassa syksyn 2021 aikana. IDK-hanke vertaili muissa kaupungeissa käytössä olevia vaikuttamisen ja osallistamisen tapoja. Samaan aikaan Kuopion kaupunginvaltuusto ja lähidemokratiajaosto laittoivat liikkeelle Kuopion kaupungin lähiöohjelman valmistelun. Lähiöohjelma haluttiin toteuttaa laajasti asukkaita ja toimijoita osallistaen, joten ohjelman valmistelussa oli luontevaa lähteä liikkeelle osallistumisen mahdollistavan digitaalisen alustan suunnittelusta.

– Kokosin olemassa olevat käytännöt ja aiemman kehittämistyön yhteen. Kuopiossa on jo paljon hyviä ja toimivia osallistamisen toimintamalleja, kuten kaupungin palautekanava sekä Kuopion maaseutualueilla toimivat pitäjäraadit, Savolainen mainitsee esimerkkeinä.

Vähäsarja sanoo, että digitaalisen alustan lisäksi on tärkeää, että asukkaille tarjotaan myös muita vaihtoehtoja osallistumiseen ja kohtaamiseen. Varsinkin pandemia-ajan jälkeen myös livekohtaamiset ovat vertaansa vailla. Savolainen kertoo vertailleensa olemassa olevia tapoja ja käyneensä keskustelua muun muassa Helsingin, Tampereen ja Reykjavikin kaupunkien kanssa.

– Nyt hahmottelemme, millaiset keinot toimivat eri käyttäjäryhmillä. Esimerkiksi nuorille sopivat hyvin yhteiset työpajat, joissa voidaan yhdessä pohtia ja ideoida lähiympäristön kehittämistä, Savolainen sanoo.

Myös uusia kokeiluja ja avauksia tehdään. Taskinen-Viinikainen kertoo, että kansalaistoiminnan palveluissa on kokeiltu jo aiemmin pienimuotoista osallistuvaa budjetointia kaupungin tapahtumatuotannossa. Joukkoistamisen toivotaan aktivoivan ihmisiä ja rohkaisevan heitä järjestämään erilaisia tapahtumia ja tempauksia.

– Osallistumisen keinot vaihtelevat kaupungin eri palvelualueilla. Esimerkiksi kaavoituksen puolella toiminta on jo pitkään ollut lakisääteisyydestä johtuen selvää ja vakiintunutta, Taskinen-Viinikainen mainitsee. Samalla osallisuuden kehittäminen vaatii toimintakulttuurin muutosta, jotta ihmiset saadaan mukaan suunnitteluun heti alkuvaiheessa.

Alusta osaksi OmaKuopio-portaalia

Kuopion digitaalisia palveluita kootaan parhaillaan OmaKuopio-portaaliin. Portaali on osa OmaKunta-hanketta, joka tarjoaa kunnille teknisen alustan sekä valmiuden kehittää sähköistä asiointiaan helposti löydettävämmäksi.

– Portaali on tarkoitus avata lokakuussa 2022. Olemassa olevat sähköiset palvelut linkitetään sinne. Uudet palvelut, kuten osallistamisen alusta, voidaan haluttaessa integroida suoraan portaaliin, kertoo projektipäällikkö Ari-Jukka Niiranen Istekki Oy:stä.

Niirasen mukaan kyseessä on ikään kuin kaikkien digitaalisten palveluiden kotipesä, joka ohjaa käyttäjän oikeaan paikkaan. Portaalissa on valmiina muun muassa turvallinen vahva tunnistautuminen, joten kaikkiin palveluihin pääsee sujuvasti yhdellä kirjautumisella.

– Portaalin tärkein tehtävä on helpottaa palveluiden saavutettavuutta. Sitä kautta oikea palvelu löytyy helposti käyttäjille tutuilla ja palvelua kuvaavilla hakuehdoilla, Niiranen sanoo.

OmaKunta-verkkoasioinnin ja sähköisen asioinnin konseptoinnin (9.12.2020–31.10.2022) rahoittajina toimivat valtiovarainministeriön kuntien digitalisaation edistämisen kannustinjärjestelmä, Kuopion kaupunki ja Siilinjärven kunta. 

Teksti Oodia/Heta Jyrälä

Chatbotit työskentelevät väsymättä ihmisten apuna. Botin koulutuksen tasosta riippuen siitä saa älykkään työkaverin, joka pystyy auttamaan tiimiään rutiinikysymyksissä ja ruuhkahuipuissa.

Ensin yritysten ja organisaatioiden verkkosivustolle tulivat chatit eli reaaliaikainen viestittelymahdollisuus asiakaspalvelijan kanssa. Kynnys pikaisille kysymyksille madaltui. Kehitys jatkui kohti robottiapuria, chatbottia, joka porskuttaa tekoälyn voimalla ja vastailee kysymyksiin myös iltaisin ja pyhäpäivinä.

– Hyvin koulutettu chatbot on lähes yhtä hyvä keskustelukumppani kuin ihminenkin. Yksinkertaisimmillaan botti osaa vastata rutiinikysymyksiin, mutta parhaimmillaan se osaa tunnistaa asiakkaan ongelman ja ehdottaa siihen ratkaisuja, kuvailee palveluarkkitehti Ingrid Bodor-Pirttijärvi Goforelta.

Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeen projektikoordinaattori Milla Porkka kertoo, että Kuopion kaupunki ylläpitää kolmea bottia, joista yksi on kaupungin liikuntapalveluiden, toinen Klassillisen lukion ja kolmas valtakunnallisen nuorten tieto- ja neuvontatyön Po1nt-verkoston käytössä.

– Keräsimme Kuopion kaupungin tarpeita ja toiveita chatbotteihin. Muun muassa Business Kuopio, kaupungin puhelinpalvelukeskus ja Kuopion kirjasto ilmoittautuivat innokkaiksi lähtemään mukaan kehitystyöhön, Porkka kertoo.

Koulutettavana tekoäly – miten botista saadaan työkaveri?

Ensimmäiseksi uuden ajan pilottitapaukseksi valittiin Business Kuopion yrityspalvelu. Marraskuussa alkanut projekti tähtää siihen, että ensi keväänä tiimille saadaan kesäharjoittelija-botti.

– Tavoitteenamme on parantaa asiakaskokemusta ja ohjata yritysasiakkaat mahdollisimman nopeasti oikeaan palveluun tai asiantuntijan luokse. Kuopion alueella toimii useampi toimija, joka tarjoaa yrittäjille palveluita, ja joskus oikeaan palveluun pääseminen on mutkien takana, kertoo viestintäsuunnittelija Reetta Airaksinen Kuopion kaupungilta.

Kahden kuukauden aikana botin kehityspajoissa on määritelty tavoitteita ja kohderyhmät. Ensimmäinen Business Kuopion versio palvelee etenkin alueellisia yrittäjiä, kuten yrittäjiksi aikovia, aloittavia yrityksiä ja kasvuhakuisia yrityksiä. Myöhemmin botin älykkyyttä on tarkoitus kehittää, jotta se pystyy auttamaan myös muita kohderyhmiä, kuten investoreita, sidosryhmiä ja kumppaneita. Ensimmäinen versio osaa vastata usein kysyttyihin kysymyksiin (lyhyemmin UKK), ohjata oikean palveluun tai asiantuntijalle sekä antaa pieniä neuvoja.

– Ensimmäisten kuukausien aikana olemme myös miettineet botin muotoilua ja persoonaa. Määrittelemme työpajoissa esimerkiksi sen, miten botti tervehtii, millainen äänensävy sillä on, miltä se näyttää ja millainen työkaveri siitä saadaan Business Kuopiolle, kuvailee Airaksinen.

Työpajoja luotsaava Bodor-Pirttijärvi kertoo, että työpajat ovat tiivis rupeama. Äkkinäiselle saattaa tulla yllätyksenä se, että pelkästään bottien toimintalogiikan ymmärtäminen ennen varsinaista sisällöntuottamista vie aikaa. Viikoittaisiin muotoilutyöpajoihin valmistaudutaan teemaan sopivin ennakkotehtävin, ja itse työpajoissa opiskellaan bottien toimintalogiikkaa.

– Bottien perusmuotoilu vie noin kaksi kuukautta. Silloin botti on vielä täysin tyhjä, mutta bottikuiskaaja osaa perusprosessin ja -käsitteet. Tyhjän botin päälle rakennettu UKK-tyyppinen botti on valmis noin kolmessa kuukaudessa ja huomattavasti älykkäämpi versio vaatii puolen vuoden työn, Bodor-Pirttijärvi laskeskelee.

Botin älykkyyttä voi kehittää loputtomiin. Se voi esimerkiksi osata suositella palveluita, ohjata toiseen bottiin, huomata keskustelussa vaihtoehtoja ja kysyä kysymyksiä sekä antaa asiakkaalle kehittyneempiä keskustelupolkuja. Yleensä ensimmäinen versio kannattaa julkaista ensin, minkä jälkeen kehitystä voi jatkaa pikkuhiljaa.

– Toiveena on saada botista ahkera tiimin jäsen, joka pystyy palvelemaan asiakkaita ajankohdasta riippumatta. Myöhemmin sitä voisi mahdollisesti hyödyntää myös liidien ja datan keräämisessä. Mielenkiintoista nähdä, mitä kaikkea Business Kuopion botti osaakaan tulevaisuudessa, Airaksinen pohtii.

AuroraAI-verkon avulla älykkäämpiä botteja

Tavallisista boteista Business Kuopion versio eroaa siten, että se on osa kansallista AuroraAI-tekoälyohjelmaa. Ohjelman tavoitteena on vähentää ihmisten pompottelua ja sujuvoittaa palveluiden saamista, sillä tekoälyn hyödyntäminen auttaa tiedon oikea-aikaisessa löytämisessä.

Kuopion pilotti on kolmas AuroraAI-verkkoa hyödyntävä botti. Bodor-Pirttijärvi on ollut muotoilemassa myös kahta aiempaa pilottia eli Tampereen kaupungin bottia sekä valtakunnallista nuorille suunnattua Hytebottia.

Yksi AuroraAI-verkon hyödyistä on se, että se osaa lukea suomi.fi-palvelutietovarantoa. Tietovarantoa voisi kuvailla kaikkien julkisten organisaatioiden yhteiseksi kirjastoksi, jonne jokaisen tahon on lain mukaan talletettava tiedot tarjoamistaan palveluista ja asiointikanavista. Palvelun avulla pyritään takaamaan, että yksityishenkilöille, yrityksille ja viranomaisille löytyy kaikki tieto yhdestä paikasta.

– AuroraAI-botti osaa myös tehdä palvelusuositteluja. Verkkoon voi liittyä mikä tahansa suomalainen toimija, ja teoriassa Tampereen botti osaa suositella myös kuopiolaisia palveluita tai toisin päin, mikäli palvelu on juuri asiakkaan tilanteeseen ja tarpeisiin sopiva, kuvailee Bodor-Pirttijärvi.

Mitä kuuluu verrokkikaupunki Oulun botille?

OuluBot-projektipäällikkö Sirpa Myllymäki sekä bottikuiskaaja ja -sisällöntuottaja Hanna Korpiaho kertovat, että Oulussa on ollut virtuaaliapuri OuluBot käytössä noin vuoden verran.

OuluBot osaa vastata muun muassa kysymyksiin joukkoliikenteestä, pysäköinnistä ja Omahoidosta sekä BusinessOulun palveluista. Virtuaaliapurilla on niin sanotusti ”yhdet aivot” eli hyppäsipä sen kanssa keskusteluun Oulun kaupungin Facebook-sivuston tai jonkin kaupungin verkkosivuston alta, aina vastassa on sama botti.

Kaupunkilaiset ovat ottaneet botin hyvin vastaan, sillä ensimmäisen vuoden aikana keskustelun aloituksia on kertynyt noin 24 900 kappaletta. Botti osaa vastata hyvin sille opetettuihin palveluaiheisiin liittyviin kysymyksiin. Esimerkiksi Oulu10-palvelussa on huomattu, että ihmisasiakaspalvelijoille ohjautuu nykyään vähemmän chat-keskusteluita vastattaviksi.

Myös Oulun kaupunki ja OuluBot ovat mukana AuroraAI-verkostoyhteistyössä. Yksi yhteistyön tavoite on mahdollisesti tekninen jatkokehitys OuluBotin integroitumisesta AuroraAI-verkostoon sekä mahdollisesti yhtenä pilottitapauksena toimiminen.

Kuopiossakin bottien kehitystyö jatkuu myös muille Kuopion kaupungin palvelualueille. Tarkoituksena on keventää asiakaspalvelun kuormaa, sillä botti voi vastata yhtä aikaa useamman asiakkaan rutiinikysymyksiin. Samalla luodaan koko kaupunkiorganisaation yhteiset linjaukset bottien käyttöönotosta. Seuraavana kehitysvuorossa on kirjastopalveluiden asiakaspalvelu.

– Kaikille avoin aloitustilaisuus järjestetään etänä keskiviikkona 22.12. kello 9–11. Linjoille kannattaa tulla oppimaan lisää chatboteista, kuuntelemaan Business Kuopion kokemuksia sekä näkemään, kuinka kirjaston botin rakennustyöt aloitetaan, vinkkaa Porkka. Osallistumislinkin tapahtumaan saa laittamalla sähköpostia osoitteeseen milla.porkka@kuopio.fi.

Teksti: Heta Jyrälä/Oodia

Monipaikkainen hybridityö on tullut jäädäkseen, joten käyttämätön työpistepotentiaali on saatava organisoiduksi uudelleen. Kuopion kaupungilla on tänä vuonna otettu käyttöön työpistevarauskokeilu, jossa kehitetään uudenlaista työkulttuuria.

Keväällä 2020 tehtiin huima etätyö- ja digiloikka, mikä kasvatti valtakunnallisesti työntekijöiden työhyvinvointia. Seuraavana vuonna työhyvinvointi laski, sillä yksin puurtaminen alkoi puuduttaa ja ihmiset alkoivat kaivata sosiaalisia kontakteja. Sama trendi näkyi myös Kuopion kaupungilla.

– Vuosi sitten kaupungin henkilöstölle tehtiin kysely, jossa tiedusteltiin henkilökunnan halukkuutta jatkaa etätöissä. Noin 70–80 prosenttia ilmaisi haluavansa tehdä jatkossa töitä monipaikkaisesti eli niin sanottua hybridityötä, kertoo kaupunginarkkitehti Liisa Kaksonen Kuopion kaupungilta.

Samankaltaisia tuloksia on saatu valtakunnallisestikin, sillä Elinkeinoelämän valtuuskunnan (EVA) viimesyksyisessä kyselyssä ainoastaan 17 prosenttia vastaajista halusi palata mahdollisimman laajasti lähityöhön. Loput halusivat työskennellä vähintään osittain etänä.

– Tuohan monipaikkainen työ valtavasti joustoa. Matka-ajat vähenevät ja oman työpäivänsä voi rytmittää uudella tavalla, luettelee tietohallintopäällikkö Ilkka Kukkonen.

Käytännössä monipaikkainen työ tarkoittaa sitä, että töitä voi tehdä vapaasti mistä vain, minne internet yltää. Monille se tarkoittaa työskentelyä vuorotellen kotitoimistolta ja vuorotellen työpaikalta käsin. Työnkuva vaikuttaa siihen, kuinka paljon etänä voi työskennellä tai kuinka usein toimistolla on ennenkään käynyt.

– Yksiköstämme työntekijöistä suurin osa työskentelee pääsääntöisesti etänä tai heidän työnkuvansa on sen verran liikkuvaa, että paikan päällä tarvitsee vain käydä piipahtamassa, kertoo liikuntapalvelusuunnittelija Ilja Venäläinen.

Työpistevarauskokeilulla kohti uutta työkulttuuria

Koska ihmiset halusivat työskennellä edelleen myös etänä, oli aika tehdä jotain tyhjinä oleville huoneille ja työpisteille. Kaupungin neljässä eri yksikössä otettiin käyttöön työpistevarauskokeilu. Jokainen yksikkö on toteuttanut sitä omalla tavallaan. Liikuntapalveluilla päätettiin alkaa testata miltä henkilöstöstä tuntuu, kun käyttöön otettiin työpisteen varaussovellus, johon myös merkitään, onko sinä päivänä etä- vai lähitöissä.

– Kokeilemme tätä hyvin kevyesti. Tavoitteenamme on kartoittaa, minkä verran työpisteillä todellisuudessa on käyttöä, ja tehdä datan perusteella seuraavia mahdollisia toimenpiteitä, Venäläinen kertoo.

Myös tilapalveluiden yksikössä toteutetaan työpistevarauskokeilua.

– Kokeilu on erittäin hyvä asia, sillä työpisteitä on turha seisottaa tyhjillään. Kokeilun aikana voidaan myös tutkia, minkälaisia tiloja toimistotyössä tulevaisuudessa tarvitaan. Voi olla, että tarvitsemme sekä yhden hengen ”koppikonttoreita” hiljaiseen työhön että yhteisöllisempää työtilaa ryhmätyöhön, pohtii Kaksonen.

Suurempia avauksia on tehty kasvun ja oppimisen yksikössä Asemakadulla sekä työnantajapalvelun yksikössä kaupungintalolla. Kasvun ja oppimisen yksikköön jäi muuton yhteydessä työpisteet noin 60 prosentille työntekijöistä. Myös työnantajapalvelu tiivisti tilaansa kolmesta kerroksesta yhteen.

Omasta työpisteestä voi olla haikeaa luopua. Työpistevarauskokeilun haasteena onkin ollut, että omaan työpisteeseen on niin totuttu, että sille myös helposti palataan. Kokeilun aikana kehitetään koko organisaation työkulttuuria, jolloin jopa entiset johtajien huoneet ovat nyt yhteisessä käytössä varausjärjestelmän avulla.

– Isoin haaste onkin ollut siinä, että ihmiset eivät ole aiemmin tottuneet varaamaan itselleen tilaa toimistotyötä varten. Vanhasta tottumuksesta saatetaan tulla työskentelemään omalle entiselle työpisteelle. Sitten syntyy päällekkäisyyksiä, jos joku onkin ehtinyt varata sen varausjärjestelmän kautta. Mutta nämä ratkeavat yhteisillä sopimuksilla ja tehokkaalla viestinnällä, kertoo Kukkonen.

Työpisteettömyys vaatii luopumistyötä

HR-kehittämispäällikkö Saija Rahkonen työnantajapalvelusta kertoo, että heidän yhdentoista hengen tiimilleen on käytössä enää kahdeksan työpistettä sekä yhteistyötila.

– Teimme kollektiivisesti luopumistyötä. Mietimme mitä se tarkoittaa, että joutuu luopumaan omasta huoneestaan, ja miten työhyvinvointia voi silti pitää yllä. Avoin puhuminen auttoi, kertoo Rahkonen.

Rahkonen myös muistuttaa, että muutoksen alla on hyvä tiedostaa omat ennakkoluulot ja -asenteet. Avoimuuden ja yhdessä tekemisen avulla uudet huoneet saivat omat nimet ja uudenlainen toimintakulttuuri nivoutui toimivaksi osaksi työarkea. Muutamia kuukausia kestänyt kokeilu on otettu hyvin vastaan.

– Jokaisella työntekijällä on omat lukittavat lokerot sekä henkilökohtaisille tavaroilleen että työasiakirjoille. Lisäksi hankimme jokaiselle yhteneväiset hienot läppärireput, joissa toimisto liikkuu kätevästi mukana, kuvailee Rahkonen.

Apua muutostilanteessa ja tilanvarauskokeilun käynnistämisessä kaikille tiimeille on tarjottu Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeen kautta. Hankkeen työpajoissa on pohdittu sopivia käytänteitä, tehty kehitystyöstä kansanomaisempaa sekä tutustuttu kaupunkiorganisaation muihin ihmisiin.

Tavoitteena hyvä käyttäjäkokemus

Uudistukset kuuluvat työpistevarauskokeilun pilottiin, jota eri yksiköt ovat toteuttaneet itselleen sopivalla tavalla. Kaikkia näitä yhdistää se, että tavoitteena on kerätä dataa työpisteiden käyttöasteesta. Samalla kokeillaan eri varausjärjestelmiä.

– Tavoitteenamme on luoda mahdollisimman hyvä käyttäjäkokemus. Kuinka helppo soveltuva tila on löytää ja varata? Millaiset opastukset paikan päällä on? Toimivatko koneet ja laitteet? Mitä ovien vieressä olevissa kylteissä ja infonäytöissä lukee?, Kukkonen luettelee muutamia avainkysymyksiä.

Kukkosen mukaan kaikkea voidaan mitata ja kaikesta voidaan tehdä katselmuksia siitä, miten toimintoja tulisi kehittää. Hän peräänkuuluttaa myös selvää palvelu- ja tuoteomistajuutta, eli sitä, että jokin taho ottaa selvästi vastuun vaikkapa siitä, että yhteistyötilan laitteet toimivat ja pöydät ja tuolit ovat järjestyksessä seuraavalle tulijalle.

– Konsepti kuitenkin elää ja täydentyy koko ajan. Yksikössämme on käytössä ilmanlaatua mittaavat sensorit, jotka kehottavat tarvittaessa tehostamaan ilmastointia. Toinen sensori puolestaan mittaa sitä, onko tilassa ollut varttiin liikettä. Jos ei, niin tila vapautuu seuraavalle. Automaation ja tekoälyn avulla mahdollistetaan jatkossa hyvin monenlaisia asioita, Kukkonen summaa.

Työpistevarauskokeilu kestää vuoden loppuun saakka, minkä jälkeen kerätty data tuodaan yhteen. Datan perusteella tehdään uusia avauksia ja pohditaan, onko toimintamalli skaalattavissa koko organisaatioon, ja jos on, niin miten ja millaisin sovelluksin.

Teksti: Oodia/Heta Jyrälä

Kuopion kaupungin sisäisten kehitysehdotusten antaminen helpottuu, kun käyttöön otetaan uudistettu ideointiväline.

Yhteiskehittämisessä olennaista on, että palvelun käyttäjä on mukana kehitysprosessissa. Kyseessä ei varsinaisesti ole yksittäinen menetelmä tai toimintatapa, vaan pikemminkin asenne. Yhteiskehittäminen on vuoropuhelua, jossa osapuolet pääsevät aidosti vaikuttamaan palvelun, toimintatavan tai vaikkapa strategian kehittämiseen.

– Yhteiskehittämisen tavoitteena on hyödyntää parviälyä. Kaupungilla on tarve ideointiin, ja ihmisillä riittää ideoita, kunhan heitä hieman kannustaa antamaan niitä, sanoo senior consultant Jussi Sivonen IT-ratkaisuja tarjoavasta Valtti Kumppanit Oy:stä.

Tuloksellinen yhteiskehittäminen on mahdollista niin fyysisillä kuin virtuaalisillakin alustoilla. Kuopion kaupungin henkilöstön sisäisiä ehdotuksia toiminnan kehittämiseksi on aiemmin kerätty aloitepalvelun kautta. Yksisuuntainen aloitepalvelu kuitenkin vaati käyttäjiltään paljon pohjatietoa ja aikaa.

Aloitekäytäntöä vetreytettiin keväällä 2020 luomalla Ideapulputtamo eli kaupungin henkilöstölle suunnattu Teams-kanava, jonka avulla annetaan ja kehitetään uusia ideoita sekä toimintaehdotuksia.

– Aluksi Pulputtamo oli tarkoitettu nimenomaan koronan aiheuttamien muutosten ideointiin. Se toimii aloitelomakejärjestelmän rinnalla tuoden toimintaan yhteiskehittämisen periaatteita, kertoo strategiajohtaja Sirpa Lätti-Hyvönen Kuopion kaupungilta.

Simppeli Teams-kanava oli hyvä alku ja askel oikeaan suuntaan, mutta silläkin on omat haasteensa. Kanava ei oikein tahtonut venyä satojen ihmisten ideointiin eikä taipua aloiteprosessiin. Ideoiden seuranta ja mittaaminen oli haasteellista, sillä kaikki piti tehdä käsin. Ideapulputtamon 2.0-versiota yhteiskehitetään palvelumuotoilun keinoin Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeessa.

– Ratkaisuksi valittiin Valo Ideas -moduuli, jota voi luonnehtia Teamsin lisäosaksi. Uuden Ideapulputtamon alustana toimii siis yhä Teams, mutta nyt konkreettisemman ja visuaalisemman lisäosan avulla innovointi on entistä helpompaa, kuvailee kehitysprojektin teknisestä puolesta vastannut Sivonen.

Lätti-Hyvönen kertoo, että kyseistä lisäosaa testattiin vuoden 2021 lopussa ja kuluvan vuoden alussa. Palautteen perusteella Pulputtamon toimintoja hiotaan vielä ennen kuin se lanseerataan koko henkilöstölle kesän 2022 aikana.

– Ihmisiä perehdytetään moduulin käyttöönottoon vielä ennen julkaisua. Lisäksi henkilöstölle tehdään esimerkiksi opastusvideoita Ideapulputtamon käyttämiseksi, Lätti-Hyvönen sanoo.

Lähijohtajat mukana keskustelussa

Käytännössä Ideapulputtamon uusi versio mahdollistaa, että lähijohtajat osallistuvat keskusteluun alusta alkaen. Tällä varmistetaan se, että kehityskelpoiset ja strategianmukaiset ideat viedään nopeasti ja suoraan joko käytäntöön tai päätöksentekoon. Lätti-Hyvösen mukaan kaupunkiorganisaatiossa on tunnistettu, että parhaat ideat tulevat juuri ruohonjuuritasolta, jossa toiminta tunnetaan parhaiten.

– Uudistuksen tärkein asia on läpinäkyvyys, sillä jokainen näkee miten aloitteet etenevät. Keskustelua seuraavat myös johtajat, joilla on valtaa viedä asioita eteenpäin, Lätti-Hyvönen kertoo.

Vaikka kehittämistyö on kaikkien asia ja ruohonjuuritason ideoita toivotaan, on vastuu idean käytäntöön viemisestä esimiehillä. Kehitysaskeleella varmistetaan, etteivät aloitteet tai toimintaehdotukset jää vain hyvän keskustelun tai idean tasolle. Pienemmät ideat voidaan viedä suoraan käytäntöön ja isommista voidaan tehdä omia kehitysprojektejaan.

Savilahden innovaatiot kehittävät koko alueen elinvoimaa

Tulevaisuuden visiossa siintää eri organisaatioiden monialaista osaamista yhteen kokoava Kuopion Savilahden digitaalinen innovaatioalusta. Alustalla kohtaisivat eri alojen asiantuntijat, jotka pääsevät jatkotyöstämään muun muassa Ideapulputtamosta esiin nousseita ideoita.

Alustalle on suuri tarve, sillä Itä-Suomen yliopiston Kuopion kampuksella ja Kuopion yliopistollisella sairaalalla (KYS) tuotetaan vuosittain yhteensä yli 2 500 tieteellistä artikkelia. Tällä hetkellä niiden käsikirjoituksia ei kuitenkaan aktiivisesti seulota kaupallisen potentiaalin löytämiseksi.

– Keksintöilmoituksiin johtaakin vain reilu prosentti julkaisuista. Näistä patentointiin tai kaupallistamiseen etenee muutamia. Määrän pitäisi olla moninkertainen tai jopa monikymmenkertainen, sillä ympärillä on tuhansien huippuosaajien ekosysteemi, lataa tutkimus- ja innovaatiojohtaja Juha Töyräs KYSiltä.

Töyräs näkee, että innovaatiotoiminnan haasteena on, ettei esimerkiksi tutkijoilla tai kliinikoilla ole riittävää osaamista ja tietotaitoa patentoinnista tai kaupallistamisesta. Lisäksi yliopistomaailmasta puuttuvat lähes kaikki innovaatiotoiminnan kannustimet.

– Toiminnasta tulee helposti näköalatonta, kun mahdollisuuksia ei tunnisteta, osaamisessa on puutteita ja kannustimia ei ole. Huippuyliopistoissa innovaatioiden kaupallistaminen on arkipäivää ja yliopistoille taloudellisesti merkittävää toimintaa. Keksintöjen tunnistaminen, hallinnointi ja kehittäminen on usein ulkoistettu omaan liiketaloudellisin periaattein toimivaan yksikköönsä, Töyräs sanoo.

Savilahden visiona on olla Euroopan kiinnostavin oppimis- ja innovaatioympäristö älykkäille terveyden ja hyvinvoinnin ratkaisuille. Visio on asetettu Kuopion innovaatiotoiminnan ekosysteemisopimuksessa, jonka tavoitteena on edistää julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyötä innovaatiomarkkinoilla. Yksi tie tavoitteeseen on luoda lomakepohjaisten keksintöilmoitusten sijaan organisoitu digitaalinen innovaatioalusta.

– Alusta on kohtaamispaikka, jossa muun muassa tutkijat, opiskelijat, kaupunkilaiset ja yritysten edustajat voivat vapaasti heitellä ideoita. Ideoita voidaan arvioida asiantuntijaryhmissä tai joukkoistamalla esimerkiksi kaupunkilaiset tykkäämään hyvistä ehdotuksista. Jos keksintö on järkevä ja sillä nähdään kaupallista potentiaalia, se etenee alustalla seuraavalle tasolle eli vaikkapa bisnesenkeleistä koostuvan asiantuntijaryhmän arvioon, ja siitä edelleen potentiaalisten rahoittajien pöydälle, Töyräs havainnollistaa.

Järjestelmää voi verrata koneelliseen kullanhuuhdontaan. Kun sen ränniin lapetaan tarpeeksi ”soraa”, saadaan sieltä huuhdotuksi esiin kultahippuja paljon tehokkaammin kuin perinteisellä lapiokaivuulla. Idea voi perustua tieteelliseen tutkimukseen, käytännön kokemukseen tai näihin molempiin. Jos kehitystyötä tehdään ilman systemaattista kehittämisjärjestelmää, riski haaskata rahaa ratkaisuun, joka on jo olemassa tai jota ei tarvita, on suuri. Nyt kehitettävän innovaatioalustan avulla tällaiset skenaariot voidaan välttää, jolloin säästyy aikaa ja rahaa.

– Tiivis yhteistyö tutkijoiden, käyttäjien ja teollisuuden kanssa mahdollistaa sen, että tutkijat tietävät mitä tutkia ja yritykset tietävät mitä kehittää. Näin kuopiolaiset yritykset voisivat olla koko ajan uusimpien ja tuoreimpien tutkimuksesta sekä käytännön tarpeesta kumpuavien innovaatioiden äärellä, visioi Töyräs.

Innovoinnin lisäksi alustalla voisi järjestää vaikkapa hackathoneja ja tarjota aiheita opinnäytteisiin.

– Kuopion valtteja ovat yliopistollinen sairaala sekä huipputasoinen korkeakoulutus- ja tutkimustoiminta. Innovaatiotoiminnan lisäksi terveys- ja hyvinvointipalveluiden sekä koulutuspalveluiden kansainvälinen vienti voisi tuoda alueelle rahaa, uutta liiketoimintaa ja elinvoimaa, summaa Töyräs.

Ideapulputtamoa esiteltiin myös yhtenä osana Kuopion Digikatsastusta. Katso Ideapulputtamon esittely Kuopion digikatsastuksen tallenteesta (kohta 2:26:00 eteenpäin).

Teksti: Oodia/Heta Jyrälä

Loppusyksystä käyttöön otettava D10-asianhallintajärjestelmä helpottaa työn tekemistä ja nopeuttaa prosesseja.

Tiedättekö sen tunteen, kun jokin digitaalinen järjestelmä hankaa jatkuvasti vastaan? Kun tiedostot ovat kateissa eikä oikein edes tiedä, mistä niitä lähtisi etsimään. Tunne tuli monelle Kuopion kaupungin henkilöstön jäsenelle tutuksi, kun vanha asianhallintajärjestelmä alkoi jäädä ajastaan jälkeen.

– Järjestelmä koettiin hankalaksi ja monimutkaiseksi käyttää, tiivistää tiedonhallinnan suunnittelija Tuija Heikkinen Kuopion kaupungilta.

Pian koittaa kuitenkin ilon päivä, sillä kaupungin uusi sähköinen asianhallintajärjestelmä otetaan käyttöön syksyllä. Innofactorin Dynasty 10 -ohjelma, eli tuttujen kesken D10, on entuudestaan tuttua tuoteperhettä, mutta sen ulkoasu on modernimpi ja selkeämpi kuin aiemman version.

– Testikäyttäjien kokemusten perusteella järjestelmän käyttäminen on paljon aiempaa helpompaa ja monet haastavista asioista ovat jääneet pois, sanoo sovellusasiantuntija Anu Leinonen, joka myös toimii D10:n pääkäyttäjänä.

Myös hallintojohtaja Heikki Vienola odottaa uutta järjestelmää mielenkiinnolla. Hänellä on D10:tä kohtaan myös aika paljon odotuksia, sillä aiempi järjestelmä on ollut käytössä peräti vuodesta 2013 asti.

– Uusi järjestelmä tuo samalla mukanaan uudenlaisia toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia. Minusta D10 vaikuttaa helppokäyttöisemmältä ja käyttäjäystävällisemmältä, Vienola kertoo.

Näppäimillä koko tiedonhallinnan elinkaari

Kuopion kokoisessa kaupungissa ei pelkällä Excelillä ja ruutupaperilla pärjää. Siksi on välttämätöntä, että päättäjien, viranhaltijoiden, hallintosihteerien ja kirjaajien käytössä on kunnollinen asianhallintajärjestelmä.

– Järjestelmän avulla voidaan hallinnoida kaupungille tulevia asioita, kuten saapuneita ja vireillä olevia asiakirjoja. Kun dokumentit on asianmukaisesti syötetty järjestelmään, voidaan prosessia myös sitä kautta seurata. Useimmat asiat päätyvät aikanaan päätöksentekoon ja sieltä sähköiseen arkistoon. Järjestelmän avulla voimme ottaa haltuun koko tiedon elinkaaren, havainnollistaa Vienola.

Tärkeää on, että jokainen syöttää järjestelmään omat asiansa, jotta tiedon kulku pysyy mahdollisimman ehjänä. Jos sähköpostin tai muun kautta kierrättää sisältöjä, on aina mahdollista, että jotain jää uupumaan tai järjestelmässä ei olekaan uusin versio.

– Nopeuttaa ja sujuvoittaa prosesseja, kun asiasta tietävä syöttää omat tietonsa. Vaikka tekniseen puoleen saattaakin alussa tarvita apua, niin loppujen lopuksi tietojen kirjaaminen järjestelmään on täysin samanlaista kuin normaaliin Wordiinkin, sanoo Vienola.

Leinosen mukaan tavoitteena on kaiken kaikkiaan helpottaa kaikkien työtä ja vähentää turhaa sähköpostiliikennettä. Kun jokainen tuntee sovelluksen kuin omat taskunsa, tiedot ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Tukihenkilöstö pystyy tukemaan viranhaltijoita paremmin ja viranhaltijat puolestaan eivät tarvitse hallintohenkilöitä esimerkiksi aiemman päätöksen etsimiseen.

– Prosesseista tulee varmempia, ja esimerkiksi päätöksen tekemisen tueksi löytyy myös kaikki aiempi tieto aiheesta, linjaa Leinonen.

Käyttöönotto tapahtuu porrastetusti

Koska järjestelmää käyttää moninainen joukko kaupungin työntekijöitä, käyttöönotto tehdään hallitusti ja porrastaen. Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hanke on auttanut tutkimalla toiveita ja mielikuvia käyttöönotosta sekä auttanut projektitiimiä pohtimaan erilaisia keinoja siihen, miten ihmisiä autetaan uuden järjestelmän sisäänajossa.

– Teimme haastatteluiden perusteella kartoituksen siitä, millaisia esteitä, ennakkoluuloja ja toiveita käyttäjillä mahdollisesti on. Näin saatiin dataa jo ennen kuin aloimme suunnitella koulutuksia ja ohjeita, Heikkinen sanoo.

Loppukäyttäjien tukena on pääkäyttäjien lisäksi useampia järjestelmään perehtyneitä henkilöitä, jotka voivat auttaa mahdollisissa ongelmatilanteissa. Leinosen mukaan toimintamallilla tavoitellaan sitä, että jokaiselta neljältä palvelualueelta löytyy osaavia henkilöitä.

– Neljän pääkäyttäjän lisäksi tarvitaan tukijoukko, joka on mahdollisimman lähellä loppukäyttäjien omia yksiköitä. Toivomme, että apu löytyy läheltä ja kynnys kysyä on mahdollisimman matala. Kukaan ei jää yksin, Leinonen sanoo.

Järjestelmään perehdyttäminen alkaa syksyllä, ja koko laajuudessaan D10:n on tarkoitus olla käytössä marraskuussa 2022. Ennen perehdytystä koulutukset vielä suunnitellaan teemoittain, jotta jokainen käyttäjäryhmä saa omalle työnkuvalleen ja roolilleen tarpeellisimmat ohjeistukset. Perehdytyksen tueksi toteutetaan erilaista viestintää kaupungin sisäisille sosiaalisen median kanaville sekä intranettiin.

– Kannattaa rohkeasti ja avoimin mielin siirtyä käyttämään uutta järjestelmää. Se on paljon nykyaikaisempi, tarjoaa paljon uudenlaisia toiminnallisuuksia ja mahdollisuuksia omaan työhön. Järjestelmä myös helpottaa meidän kaikkien työtä, kannustaa Vienola.

Helpompaa ja nopeampaa asiointia

Uuden asianhallintajärjestelmän käyttöönotto sysää koko Kuopion kaupunkia kohti moderneja pilvipalveluita.

Kuntalaisille asiointijärjestelmän muutos näkyy konkreettisimmin sähköisen asioinnin kautta. Asiointipalvelussa on erilaisia lomakkeita ja hakemuksia, joita pystyy täyttämään siellä suoraan, joten manuaalinen asiakirjojen tulostaminen, täyttäminen ja skannaaminen jäävät pois.

– Asiointipalvelu perustuu vahvaan tunnistautumiseen. Siellä voi myös seurata oman asiansa edistymistä reaaliajassa ja nähdä heti, onko ratkaisu jo tehty vai onko se edelleen käsittelyssä, Leinonen selventää.

Heikkinen miettii, että kuntalaiselle asianhallintapalvelu näkyy myös asioinnin ja prosessien nopeutumisena, sillä kaikki tieto on nopeammin saatavilla. Sähköisen asiointipalvelun lisäksi D10-järjestelmään tulee myös muita integraatioita, kuten sähköinen arkisto.

– Jossain vaiheessa kuntalaiset voisivat myös saada tietoja ulos myös ilman erillistä asiakirjapyyntöä. Toki tässä tulee huomioida asioiden julkisuus ja salassapitotiedot. Tietojen mutkattomampi jakaminen helpottaa esimerkiksi tutkimustyön tekemistä, pohtii Heikkinen.

Teksti Oodia/Heta Jyrälä

Loppusyksystä käyttöön otettava D10-asianhallintajärjestelmä helpottaa työn tekemistä ja nopeuttaa prosesseja.

Tiedättekö sen tunteen, kun jokin digitaalinen järjestelmä hankaa jatkuvasti vastaan? Kun tiedostot ovat kateissa eikä oikein edes tiedä, mistä niitä lähtisi etsimään. Tunne tuli monelle Kuopion kaupungin henkilöstön jäsenelle tutuksi, kun vanha asianhallintajärjestelmä alkoi jäädä ajastaan jälkeen.

– Järjestelmä koettiin hankalaksi ja monimutkaiseksi käyttää, tiivistää tiedonhallinnan suunnittelija Tuija Heikkinen Kuopion kaupungilta.

Pian koittaa kuitenkin ilon päivä, sillä kaupungin uusi sähköinen asianhallintajärjestelmä otetaan käyttöön syksyllä. Innofactorin Dynasty 10 -ohjelma, eli tuttujen kesken D10, on entuudestaan tuttua tuoteperhettä, mutta sen ulkoasu on modernimpi ja selkeämpi kuin aiemman version.

– Testikäyttäjien kokemusten perusteella järjestelmän käyttäminen on paljon aiempaa helpompaa ja monet haastavista asioista ovat jääneet pois, sanoo sovellusasiantuntija Anu Leinonen, joka myös toimii D10:n pääkäyttäjänä.

Myös hallintojohtaja Heikki Vienola odottaa uutta järjestelmää mielenkiinnolla. Hänellä on D10:tä kohtaan myös aika paljon odotuksia, sillä aiempi järjestelmä on ollut käytössä peräti vuodesta 2013 asti.

– Uusi järjestelmä tuo samalla mukanaan uudenlaisia toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia. Minusta D10 vaikuttaa helppokäyttöisemmältä ja käyttäjäystävällisemmältä, Vienola kertoo.

Näppäimillä koko tiedonhallinnan elinkaari

Kuopion kokoisessa kaupungissa ei pelkällä Excelillä ja ruutupaperilla pärjää. Siksi on välttämätöntä, että päättäjien, viranhaltijoiden, hallintosihteerien ja kirjaajien käytössä on kunnollinen asianhallintajärjestelmä.

– Järjestelmän avulla voidaan hallinnoida kaupungille tulevia asioita, kuten saapuneita ja vireillä olevia asiakirjoja. Kun dokumentit on asianmukaisesti syötetty järjestelmään, voidaan prosessia myös sitä kautta seurata. Useimmat asiat päätyvät aikanaan päätöksentekoon ja sieltä sähköiseen arkistoon. Järjestelmän avulla voimme ottaa haltuun koko tiedon elinkaaren, havainnollistaa Vienola.

Tärkeää on, että jokainen syöttää järjestelmään omat asiansa, jotta tiedon kulku pysyy mahdollisimman ehjänä. Jos sähköpostin tai muun kautta kierrättää sisältöjä, on aina mahdollista, että jotain jää uupumaan tai järjestelmässä ei olekaan uusin versio.

– Nopeuttaa ja sujuvoittaa prosesseja, kun asiasta tietävä syöttää omat tietonsa. Vaikka tekniseen puoleen saattaakin alussa tarvita apua, niin loppujen lopuksi tietojen kirjaaminen järjestelmään on täysin samanlaista kuin normaaliin Wordiinkin, sanoo Vienola.

Leinosen mukaan tavoitteena on kaiken kaikkiaan helpottaa kaikkien työtä ja vähentää turhaa sähköpostiliikennettä. Kun jokainen tuntee sovelluksen kuin omat taskunsa, tiedot ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Tukihenkilöstö pystyy tukemaan viranhaltijoita paremmin ja viranhaltijat puolestaan eivät tarvitse hallintohenkilöitä esimerkiksi aiemman päätöksen etsimiseen.

– Prosesseista tulee varmempia, ja esimerkiksi päätöksen tekemisen tueksi löytyy myös kaikki aiempi tieto aiheesta, linjaa Leinonen.

Käyttöönotto tapahtuu porrastetusti

Koska järjestelmää käyttää moninainen joukko kaupungin työntekijöitä, käyttöönotto tehdään hallitusti ja porrastaen. Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hanke on auttanut tutkimalla toiveita ja mielikuvia käyttöönotosta sekä auttanut projektitiimiä pohtimaan erilaisia keinoja siihen, miten ihmisiä autetaan uuden järjestelmän sisäänajossa.

– Teimme haastatteluiden perusteella kartoituksen siitä, millaisia esteitä, ennakkoluuloja ja toiveita käyttäjillä mahdollisesti on. Näin saatiin dataa jo ennen kuin aloimme suunnitella koulutuksia ja ohjeita, Heikkinen sanoo.

Loppukäyttäjien tukena on pääkäyttäjien lisäksi useampia järjestelmään perehtyneitä henkilöitä, jotka voivat auttaa mahdollisissa ongelmatilanteissa. Leinosen mukaan toimintamallilla tavoitellaan sitä, että jokaiselta neljältä palvelualueelta löytyy osaavia henkilöitä.

– Neljän pääkäyttäjän lisäksi tarvitaan tukijoukko, joka on mahdollisimman lähellä loppukäyttäjien omia yksiköitä. Toivomme, että apu löytyy läheltä ja kynnys kysyä on mahdollisimman matala. Kukaan ei jää yksin, Leinonen sanoo.

Järjestelmään perehdyttäminen alkaa syksyllä, ja koko laajuudessaan D10:n on tarkoitus olla käytössä marraskuussa 2022. Ennen perehdytystä koulutukset vielä suunnitellaan teemoittain, jotta jokainen käyttäjäryhmä saa omalle työnkuvalleen ja roolilleen tarpeellisimmat ohjeistukset. Perehdytyksen tueksi toteutetaan erilaista viestintää kaupungin sisäisille sosiaalisen median kanaville sekä intranettiin.

– Kannattaa rohkeasti ja avoimin mielin siirtyä käyttämään uutta järjestelmää. Se on paljon nykyaikaisempi, tarjoaa paljon uudenlaisia toiminnallisuuksia ja mahdollisuuksia omaan työhön. Järjestelmä myös helpottaa meidän kaikkien työtä, kannustaa Vienola.

Helpompaa ja nopeampaa asiointia

Uuden asianhallintajärjestelmän käyttöönotto sysää koko Kuopion kaupunkia kohti moderneja pilvipalveluita.

Kuntalaisille asiointijärjestelmän muutos näkyy konkreettisimmin sähköisen asioinnin kautta. Asiointipalvelussa on erilaisia lomakkeita ja hakemuksia, joita pystyy täyttämään siellä suoraan, joten manuaalinen asiakirjojen tulostaminen, täyttäminen ja skannaaminen jäävät pois.

– Asiointipalvelu perustuu vahvaan tunnistautumiseen. Siellä voi myös seurata oman asiansa edistymistä reaaliajassa ja nähdä heti, onko ratkaisu jo tehty vai onko se edelleen käsittelyssä, Leinonen selventää.

Heikkinen miettii, että kuntalaiselle asianhallintapalvelu näkyy myös asioinnin ja prosessien nopeutumisena, sillä kaikki tieto on nopeammin saatavilla. Sähköisen asiointipalvelun lisäksi D10-järjestelmään tulee myös muita integraatioita, kuten sähköinen arkisto.

– Jossain vaiheessa kuntalaiset voisivat myös saada tietoja ulos myös ilman erillistä asiakirjapyyntöä. Toki tässä tulee huomioida asioiden julkisuus ja salassapitotiedot. Tietojen mutkattomampi jakaminen helpottaa esimerkiksi tutkimustyön tekemistä, pohtii Heikkinen.

Teksti Oodia/Heta Jyrälä

Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hanke järjesti torstaina 19.5 Kuopion Digikatsauksen Savonia-ammattikorkeakoulun kampussydämessä Savilahdessa. Digikatsastajina toimivat Savonia-ammattikorkeakoulun wellness-tradenomiopiskelija Erika Koivunen, Siilinjärven kunnan digijohtaja Tiia Häsä ja Sakkyn markkinointipäällikkö Eero Väätäinen. Digikatsastuksessa IDK-hankkeen kahdeksan tiimiä esittelivät heidän kehittämiään digitaalisia palveluja Kuopion kaupungin asukkaille ja työntekijöille. Tiimien tehtävänä on ollut kehittää Kuopion kaupungin digipalveluja asiakaslähtöisemmiksi ja käyttäjäystävällisemmiksi. Esityksiensä jälkeen esittelijät siirtyivät keskustelemaan kehittämistään palveluista digikatsastajien kanssa. Digikatsastajat esittivät kysymyksiä esittelijöille ja kertoivat omia näkemyksiään esitetyistä palveluista.

Tiimi 1: Kaavaosallisuus – Yleiskaavapäällikkö Heli Laurinen
Kaavaosallisuuden lisäämiseksi on tarkoitus tarjota kuntalaisille digitaalinen kanava, joka mahdollistaa hankkeisiin osallistumisen. Tavoitteena on laajentaa kuntalaisten tietoisuutta kaavaprosesseista ja selventää kaavaprosessien kulkua.

Tiimi 2: Hyvinvointialusta – Hyvinvointikoordinaattori Tanja Tilles-Tirkkonen
Hyvinvointialustan tavoitteena on visualisoida lapsille ja nuorille kouluissa teetettyjen hyvinvointikyselyiden tulokset, jotta ne ovat helposti ja reaaliaikaisesti eri toimijoiden käytettävissä. Alustalle tulevat näkyviin myös oppilashuoltoryhmien määrittämät tavoitteet ja toimintatavat, joihin kyselyiden tuloksia verrataan. Tavoitteena on nähdä kehittämiskohteet ja innostaa eri tahoja yhteistyöhön lasten ja nuorten hyvinvoinnin edistämiseksi.

Tiimi 3: Asianhallintajärjestelmä – Koulutussuunnittelija Ari-Pekka Väisänen
Kuopion kaupungilla otetaan käyttöön uusi asianhallintajärjestelmä D10, jossa hallitaan esimerkiksi kaupungin virallisia asiakirjoja ja arkistointia. Tiimi on toiminut asianhallintajärjestelmän vaihdoksesta vastaavan projektiryhmän tukena tuottamalla kolme lyhyttä motivaatiovideota, joiden avulla pyritään innostamaan henkilöstöä uuden järjestelmän käyttöön ja tämän lisäksi tiimi toimii tukena syksyllä 2022 alkavassa käyttäjäkoulutuksessa.

Tiimi 4: Osallisuusalusta – Suunnittelija Irma Savolainen
Osallisuusalustalla kuntalaiset voivat keskustella alueen asioista ja antaa kehitysideoita kaupungin kehittämiseksi. Tarkoituksena on kehittää kaupunkia yhdessä kunnan asukkaiden ja palvelujen käyttäjien kanssa sekä antaa halukkaille mahdollisuus vaikuttaa päätöksiin.

Tiimi 5: Palaute- ja tilavarauspalvelu – Projektikoordinaattori Marjut Eskelinen ja asiakas- ja sovellusvastaava Jarno Käki

• Palautepalvelu on alusta, johon kuntalaiset voivat käydä jättämässä palautetta. Palvelun tavoitteena on helpottaa kuntalaisten palautteen antoa ja muiden palautteiden seurantaa.
• Tilavarauspalvelu on toistaiseksi kehitteillä oleva verkkokauppa-alusta, josta kuntalaiset voisivat käydä vuokraamassa kaupungin eri tiloja (esimerkiksi liikuntasali tai nuorisotilat) omaan käyttöönsä. Maksusuoritus suoritettaisiin ostonyhteydessä verkkokaupassa, jonka jälkeen kuntalainen saisi puhelimeensa koodin, jonka avulla pääsisi sisälle vuokraamaansa tilaan.

Tiimi 6: Ideapulputtamo – Strategiajohtaja Sirpa Lätti-Hyvönen
Ideapulputtamo toimii Teams-alustalla, jonne kaupungin henkilöstö voi kirjata kehitysideoitaan. Ideapulputtamon avulla kannustetaan työntekijöitä yhdessä ideoimiseen ja annetaan mahdollisuus vaikuttaa esimerkiksi työhyvinvoinnin kehittämiseen.

Tiimi 7: Chatbot – Yritysasiamies Anu Häiväläinen
Pilottihankkeina on toteutettu kolme chatbottia: Business Kuopiolle, Kuopion kaupungin kirjastolle ja työnantajapalveluille. Chatbot on tietokoneohjelma, jonka tavoitteena on käydä keskustelua ihmisen kanssa säästäen asiakaspalvelun resursseja tuottavampaan työhön. Tavoitteena on ohjelmoida chatbotit vastaamaan usein kysyttyihin kysymyksiin ja ohjaamaan asiakasta palveluprosessissa eteenpäin.

Tiimi 8: Työpistevaraukset – Rakennusarkkitehti Emma Tavi
Työpistevarausjärjestelmän kautta kaupungin työntekijät pystyvät varaamaan itselleen työpisteen. Hybridityöskentely on lisääntynyt viime vuosien aikana ja varausjärjestelmän avulla pystytään hyödyntämään tyhjinä olevia työskentelytiloja yhteiskäyttöön, jolloin henkilöstöllä on mahdollisuus työskennellä vapaana olevissa työpisteissä.

Digikatsastuksen tallenteen pääsee katsomaan Vimeosta tästä.

Digital development in Kuopio is going forward under the banners of service design and customer-centredness – which means inhabitant-centredness, as the Kuopio’s services are first and foremost meant for those who live there.

To some digitalization and digital development sound like the trendy buzzwords of more than fifteen years ago. In those days, services were beginning to migrate online, and paperless offices were promised to be on their way in a few short years.

To other Finns, all things digi recall actor Sulevi Peltola, who gave voice to folksy scepticism of the promises of the digital world in the Finnish Broadcasting Company’s public service announcements about digital TV.

The digital development of the city is a wide field, but one with a clearly defined goal:

Refining processes so as to make the best use of technology in work.

Technology made ubiquitous

– Some good examples of the digitalization of services include the diversification of library services, as well as the very popular Vilkku bicycles, which could never have been made to work without digital development, says Kuopio Mayor Jarmo Pirhonen.

Arto Holopainen, Chief Innovation Officer for the City of Kuopio, and Jari Torvinen,the city’s Director of ICT Services, say some further examples include the booking system for boat berths, the electronic building permit system, as well as the City’s feedback e-service.

– In the old days, the city might receive feedback through a variety of channels: people contacted the customer service point and civil servants directly over the phone and by e-mail. The variety of ways of processing this feedback meant that individual items might easily be omitted, lost in transition, or incorrectly attributed so they missed the people actually responsible for the matter, says Torvinen.

Using the online system, feedback can be very precisely targeted, allowing the sender and receiver to communicate directly over the same matter.

– Let’s say an inhabitant wants to put in a complaint about a pothole in a road. The system lets them specify where the pothole quite exactly is, and also lets them see who else has already submitted feedback about the same issue, says Holopainen.

Human-centred development

Even though a single new web page may be all the user sees, new products are not developed in a single week. Jari Torvinen relates the complex process behind service development:

– It took several years for us to develop the permit service, because there were so many backend processes we had to take into account, both from the staff and the user perspective. Discussions with all the different stakeholders take time, and in addition, we have to take our time to ensure the site is completely reliable, the data security is impeccable, and all the systems work together as one integrated whole.

Kuopio is hardly alone in the digital development business. It is part of a national project being funded with project grants from the Finnish state and the European Union. Some of the ongoing projects in Kuopio include the OmaKunta project to develop e-services in conjunction with the municipality of Siilinjärvi, as well as the Human-centred Digital Municipality (Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta IDK) project to survey and develop the digital skills of city personnel.

The “Human-centred” in the title of the latter project is more than just coincidence or jargon.

– We have to remember in all the development we do that the inhabitant is the subject, not the object. These services are being developed for people to use. Engaging inhabitants as much as possible over many media would be best for every project, says Pirhonen.

Arto Holopainen agrees:

– These services are being developed in a customer-centred way, that is to say, to be of use to inhabitants. Unless we can include inhabitants in the development work, we run the risk of releasing a product that cannot serve the city’s customers, its inhabitants, in the way intended, says Holopainen.

Digi is no longer a laughing matter

Despite the strides made in technological development over the last ten years alone, at times it feels like services, especially in the public sector, are lagging behind. The problem lies, as usual, not with the technology, but with the user.

– The thing most often slowing the adoption of new services is a traditional resistance to change. Many people harbour some fear of processes becoming more difficult to navigate, even though the focus of the development work is service design dedicated to getting rid of superfluous processes, says Torvinen.

– In truth, things become easier. Much of what used to be necessary paperwork will become unnecessary. It used to be the case in some instances that we needed to print out a paper, sign it, and then scan it back to another electronic system. Online identification and electronic signatures make this entirely unnecessary, says Torvinen.

But if processes are removed, do we run the risk of robots taking over human jobs? Arto Holopainen does not think so:

– Work is hardly going to vanish from the Earth. Rather, we are able to make more productive use of the work people now do and make jobs more diverse. Fears such as these have constantly been expressed as technology develops, but we have always ultimately found it is possible to make better use of the time we now spend doing dull labour.

The OmaKunta concept work towards e-services (9.12.2020-31.10.2022) is funded by the Municipal digitalisation incentive system of the Finnish Ministry of Finance, the City of Kuopio, and the Municipality of Siilinjärvi.

What would Kuopio look like if everyone got to have their way in city planning? The result might be a confused mixture of structures and services with little logic or consistency. City planning is a challenging field where almost every decision is a compromise.

Planning is more than just drawing lines with a ruler; a great deal of communication with various parties and stakeholders are involved.

Sometimes inhabitants may feel the planning is done behind closed doors without any consultation with the affected locals, even as the planners themselves may hope the inhabitants were even more active.

– We want to bring the planning process out into the light where inhabitants can see it; what is being done at various stages and at which points should the inhabitants be active to keep the planning as efficient as possible, thus saving costs and time, says Heli Laurinen, head of master planning with the City of Kuopio.

– One issue has been the lack of generally shared understanding of the city planning process. Therefore, we want to make the process easily approachable and understandable. That way people will know when is time for them to be heard in city planning. This is also a way to cut down on the number of complaints and challenges at the later stages of the process, which should make everything about city planning go smoother, says Laurinen.

It is very important to listen to inhabitants, particularly those resident in the neighbourhoods in question, because the purpose of planning is to meet the city’s and its inhabitants’ needs and to reconcile their hopes and requirements. The right time to influence the process and to make one’s voice and points of view heard is while the planning is ongoing.

– Inhabitants are a crucial resource. They embody a massive amount of knowledge of the area, and we very much hope to make that knowledge available to the planner as well, says Laurinen.

However, the plans will not come about through a straw poll of the inhabitants alone:

– Of course we have to let the inhabitants know that city planning is always about compromise. We simply cannot make everything happen, but we have to be able to discuss priorities and look for solutions, says Laurinen.

In Kuopio, Savilahti is being built into a veritable residents’ neighbourhood. Inhabitants have been encouraged to make their voices heard using technological means. In practice, this means inhabitants have the opportunity to pin their own comments into a 3D map of the neighbourhood online. This also helps the city planners, as they receive a real-time collection of resident wishes, making e.g. public town hall events run smoother as no one needs to manually jot down the comments.

– Since the comments are available right on the map, the planner can look at the location data and immediately figure out what location the comment concerns, says Laurinen.

– Of course, one issue is that not everyone uses online services. And so, we are currently working in a so-called hybrid fashion: trying to take inhabitant wishes into account through all the traditional channels, but also trying to open up digital pathways for comments.

Laurinen says one example of inhabitant-centred methods are the town hall events that took place at the Puijonlaakso shopping centre while the hub of the Puijonlaakso neighbourhood was being planned. At that time, the planner holding the event was accompanied by an assistant, who received the comments from inhabitants and logged location data for them.

Therefore, all inhabitant opinions will continue to be heard, even if not submitted online, but Laurinen hopes more and more people will take the opportunity to make their voice heard through the digital channel:

– We want to make online commenting and influencing accessible to an increasing number of people. We want to show that it’s easy to make your voice heard online, and to make the work of all parties easier through making all information available and visible in one place.

Services from people to people

When carrying out city and services planning, inhabitant opinions are key, but Kuopio is also working to enable closer collaboration and open dialogue between different organizations through the DigiPAVe project.

This is a project intended to create common methods of operation and data processing to enable human-centred, dynamic service network design. Apart from Kuopio, the Cities of Helsinki and Turku are also part of the project.

– Simply put, our goal is to enable schools and daycare centres be better planned out in the correct locations at the correct times, in order to better meet customer demand, says project manager Katja Penttinen.

– Through this project, we are working to improve communication between people working in different service areas. In that way, for example, city planners can be better informed if a neighbourhood is going to contain a school or a daycare centre. Conversely, early childhood education planners will be able to have better advance knowledge of how many children they may expect to enrol from a new neighbourhood, says Penttinen.

Currently, the DigiPAVe project is mainly directed at city personnel and elected representatives, but according to Penttinen, DigiPAVe can be made use of in other contexts as well, such as the planning of Savilahti:

– When the results of the project are collated from the inhabitants, the same information can be plugged into the service network design system as well. Both of these have to do with human-centric planning.

City planning and service design, among others, have made use of coaching from the IDK (Human-Centred Digital Municipality) project. The coaches have helped the civil servants go over segments of their processes that could make use of various electronic services to allow inhabitants a greater share of decision-making. Penttinen and Laurinen say the coaching was useful and interesting, as during the sessions they have been able to share and hear views among a variety of experts in different fields, helping them see their own work in a different light.

– The best part of this coaching has been to be able to sit down and discuss with different teams. That makes for a feeling that we are, genuinely, working together to develop our operations and services and cross-comparing our points of development. This also helps make much better use of resources. Hearing from experts in other fields, such as the fire and rescue department, also helps open up new points of view on the work we do. That way, we never get stuck in our familiar pattern, says Laurinen.

The more the city develops its communication in social media, the better the residents will find information which is important to them.

The city’s social media channels can be either a dry relay of information or a highly interactive community. The city of Kuopio has purposefully adapted a relaxed, warm-hearted and caring approach for its communication. Especially during the Covid-19 pandemic, easily approachable communication has received much praise.

– The Covid-19 pandemic has been a long-term disruption during which new ways to highlight a message have had to be devised constantly. Different tones can be used in communication even in the event of disturbances and exceptional circumstances although each message must be based on regulations, describes Raija Korhonen, Communications Manager from the City of Kuopio.

According to Korhonen, the sharing of a common emotional state, crisis resilience and coping become emphasized in Covid-19 communication. In addition to Covid-19, the tasks and communications in a city of more than 120, 000 inhabitants range from one end of the spectrum to the other.

Korhonen says that the use of humour and dialect, among others, are the pitfalls of municipal communication. Both of them can be easily misunderstood. Korhonen points out that it is often a good idea to use only a few dialectal words because a longer text twisted and turned into Savo dialect can easily become difficult to understand.

– We are happy to make use of both humour and the Savo dialect in the right proportion. We want to communicate person to person – clearly and using a variety of channels, says Korhonen.

The city has five social media channels in its use: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn and most recently TikTok, which is especially interesting for young people. Each of them stands out due to their own style and also finds their own followers through it.

– In particular, the oral health social media team makes use of TikTok successfully. They have interesting videos and a unique style of making content, laughs Korhonen.

Kuopio is at the forefront of urban communications

Social media consultant Johanna Kukko examined the city of Kuopio’s social media communications with a tight screen, layer by layer. Kukko researched and analysed the current state, threats and possibilities of the city’s social media communication, as well as its areas for development.

According to Kukko, the maintenance of social media channels works really well in Kuopio. The city also excelled in the competitor analysis when the city’s social media accounts were compared to the corresponding channels of Finland’s ten other largest cities.
Kuopio is highly active on social media and it provides diverse content. The communication has a warm feel to it and a nice tone of voice. Active discussions also take place on the city’s Facebook page, describes Kukko.

Korhonen reminds us that although the number of followers in Kuopio is not as large as in other cities, simply staring at the number of followers does not develop operations. The most important thing is that the followers are committed and willing to engage in conversation with the city. Kukko agrees with this:

-When the groundwork is done well, social media appears to its followers as a high-quality and entertaining communication channel. When this is the case, people want to follow the channels and everyone can find individual and meaningful channels for following the city’s news, says Kukko underlining the importance of the groundwork.

The development targets identified by Kukko were mainly related to the better utilization of the brand and visual appearance of Kuopio. In addition, Kukko says that it is worthwhile to utilize more automation and data in the maintenance of social media channels, which can be used to develop the style and efficiency of publications to better meet the needs of those following the city channels.

For the followers of the social media channels, the development and monitoring of automation and data become apparent as clearer communication. Simultaneously, it is possible to follow the residents’ topics of interest and communicate on the subjects they are currently interested in. There is a consistent thread in the publications making the content more attractive. Pictures and the image of the brand also have a big impact on this, Kukko highlights.

Better communication through data

Korhonen says that on the basis of the study carried out by Kukko, various measures and new initiatives have already been made. New social media channels are emerging all the time, so the city’s social media team needs to use judgment as to what is really worth investing in.

– In the future, we plan to communicate more through TikTok and LinkedIn. The channels are very different: LinkedIn promotes Kuopio for those looking for a career and a job here, and develops the employer image. TikTok, on the other hand, reaches the younger user base better, says Korhonen and continues:

– In addition, TikTok and Instagram will also make use of influencer marketing this autumn. Together with our communication team, we planned a campaign in which the social media influencers of Kuopio talk about corona vaccinations to 12- to 20-year-old Kuopio residents, says Korhonen.

New experiments and publication types are closely monitored using analytics. The data shows directly which publications are successful and which are not. Kukko mentions that when you follow the analytics yourself, it also motivates you to develop your own work as well as new types of content.

– Managing many channels requires planning. Automation can be used to schedule postings, for example, once or twice a week, after which the communicators also have time for creative work, Kukko points out.

Automation also makes it easy to influence your own work and its meaningfulness. With the scheduling of publications and various tools, the social media team also has time for the most important thing: interaction, answering questions and discussing with the residents.
-The residents can feel free to leave comments, share photos and participate in social media making. After all, that is what the social media channels are there for, encourages Kukko.

The study of the current state of the social media in the city of Kuopio and the automation possibilities of social media analytics was carried out as part of the Human-Centric Digital Municipality (IDK) project (1.1.2020–31.12.2022), funded by the European Social Fund, the Centre for Economic Development, Transport and the Environment, the City of Kuopio and Savonia University of Applied Sciences.

Gathering wellbeing data on a digital and real-time platform promotes informed leadership and wellbeing work at a grassroots level. The digital platform will be piloted by two primary schools in Kuopio.

According to the study of children’s and young people’s physical behaviour in Finland (LIITU), only one third of children and young people exercise the recommended amount, i.e. at least an hour briskly or strenuously every day. Physical activity decreases and the amount of immobility increases as the child grows. According to the study’s activity meter data, 71 per cent of first-graders move according to recommendations, while only 10 per cent of secondary school children do so.

Janne Hentunen, Director of Wellbeing Promotion in Kuopio, confirms that the phenomenon is also visible in Kuopio. Increasing physical activity promotes the wellbeing of schoolchildren and, for example, their learning outcomes. Therefore, a pilot to promote physical activity will start in two primary schools in Kuopio.

In piloting, an operating model will be developed in which various indicators are used to obtain sufficient information about physical activity during the school day. Information can be used to develop activities that increase physical activity. At the same time, we can find out which measures or conditions promote physical activity and where, in turn, various obstacles or challenges may lie, Hentunen describes.

Information on the daily physical activity of Kuopio residents as well as on other lifestyles and wellbeing factors is also collected through other means in Kuopio. A wellbeing report and plan is being prepared in Kuopio based on the law. The wellbeing report highlights information on the wellbeing of Kuopio residents based on various studies and statistics. The plan, in turn, sets goals and outlines measures to increase the wellbeing of Kuopio residents.

– However, in addition to the wellbeing report, other types of informed leadership tools are also needed. In particular, tools are needed to support practical work. The development work of the Human-Centric Digital Municipality (IDK) project provides support for this, says well-being coordinator Tanja Tilles-Tirkkonen from the City of Kuopio.

Development work began last year in multi-professional working groups. In designing the new concept, service modelling and professionals from Savonia University of Applied Sciences were utilized. The goal is to create a real-time wellbeing portal for the Power BI analytics and reporting platform that gathers together information on the wellbeing from both local and national statistical and data sources. The school physical activity programme puts the strategy into practice, and the wellbeing portal serves as an everyday tool in schools.

The platform provides no individual-level information, but matters are handled at the phenomenon level, describes Jussi Kukkola, the principal of Haapaniemi School. The development work will be piloted in Haapaniemi and Pirtti primary schools.

Making physical activity visible during school days

Schools already possess extensive information on wellbeing, so it is particularly important to bring it together. Among other things, the number of PE-classes, the amount of leisure time activities, the results of school health surveys and the number of students participating in school transport are known. Kuopio also uses the School Day application, through which wellbeing information is collected not only from basic education pupils but also from general upper secondary school students.

– The application is voluntary and its questions are based on research. The questions may concern, for example, whether the pupil has eaten or slept well today, how the school assignments have seemed or how comfortable the pupil has felt at school this week, Kukkola describes.
More real-time and more usable information gathered in one place promotes informed leadership. Informed leadership simply means that decisions are made based on data and meters. From the school pilot of the wellbeing portal, everyone gets a tool that they can make use of in their own daily life and professional role. According to Kukkola, information can be filtered with the desired criteria according to what is to be examined.

– For example, comparisons between a specific region or age group can be made. Or, as principal, I can notice through the platform that more physical activity clubs can be organized in our school and contact the sports associations directly, Kukkola illustrates.
According to Kukkola, the real-time wellbeing portal will also be used by multi-professional cooperation groups of clubs, organizations and schools. The principal hopes that, at some point, the citizens will also gain access to the report.

– The aim is for the wellbeing portal to be a management tool used in everyday life. Individuals can compare themselves to the statistics. Officials, municipal actors and decision-makers, as well as the third sector, can use it to help them make decisions, Kukkola sums up.

Wellbeing is linked all over

The role of the physical activity tool piloted at school lies mainly in prevention. Measurable actions can be taken to have a wider impact not only on the school days but also on the lives of Kuopio residents.

– If, for example, we notice that the parents take their children to school by car even if the school journeys are short, we must begin to clarify why this is the case. Is the school journey safe? Can the light traffic routes be developed? asks Kukkola.
Parents are particularly interested in the safety of the school journeys. And as we begin to develop light traffic routes, wellbeing will become directly linked to the urban planners’ work desk.

– If, on the other hand, we compare the physical activity during breaks at different schools and it is lower in some schools, again we have to consider why. The development of school premises and courtyards requires money and resources, so once again wellbeing is also connected to other sectors, Kukkola continues.

Director of Wellbeing Promotion, Hentunen, agrees and confirms that the purpose of all these measures is to become the capital of a good life. The goal of the Happy and Healthy Kuopio 2030 programme is to systematically invest in the prevention of wellbeing challenges.

– This school pilot is thus a particularly important tool not only for the operational work of schools but also for decision-makers and officials, as they in their professional capacity build the best living environment for Kuopio residents, Tilles-Tirkkonen says. Information from this platform which will be developed for school use can also be derived to support decision-making.

Hentunen continues by stating that the intention is to build together solutions that best meet the needs of local residents. Active people are usually also active in the field of influencing, so Hentunen thinks that it is important to involve people whose needs may still remain undiscovered.

– In this way, it is possible to create operating models and environments as well as services that can be used to better promote the health and wellbeing of the residents. So feel free to give feedback to the city. The best feedback channel is the nearest one, that is, for example, the school in the case of schoolchildren, Hentunen encourages.

The goal of the city of Kuopio is to facilitate document orders with a convenient online form.

There are kilometres upon kilometres of various documents in the Kuopio City Archives. The archive on Suokatu employs a handful of “detectives” whose job it is to find and deliver the papers their clients need. With regards to property documents, private citizens often inquire about the history of their own house or apartment building, original architectural plans, or the name of the designer.

– We are happy to pass on the information. It is always good when the material in the archives is put to use, encourages information service secretary Antti Laukkanen, one of the city archives’ detectives.

The tasks of the City Archives include the information service related to the material stored in the archive as well as the organization, cataloguing, screening and secure disposal of the archive. Laukkanen says that they receive 2,000–2,500 different requests for information every year. Information is requested by private homeowners and tenants, but most often documents are ordered by property agents They have a statutory obligation to search for property information before the property can be put up for sale.

Sales secretary Roosa Tuomainen from OP Koti is one of the people who orders several documents from the archive every week. In the current model, Tuomainen first sends a request for information to the archive with a form, in addition to which she sometimes has to send a separate e-mail to the Building Supervision Authority. Often, the information service secretaries have to call her back for clarifications. Documents are available in both paper and digital form, but Tuomainen has always ordered her own directly as a PDF file by e-mail.

– As a customer, my vision is that we could have a Wolt service for ordering documents at some point. I would be able to handle everything with one order and constantly monitor the status of the delivery and see how long it will approximately take for the documents to arrive, Tuomainen daydreams.

The staff of the City Archives and Building Supervision Authority also had a similar dream. The city has set out to build a new ordering system through the Human-Centred Digital Municipality (IDK) project. According to Henri Humala, an inspection engineer at Kuopio Building Supervision, the farthest goal of the project is that the entire process can be shared with customers 24/7.

Cooperation workshop ideas

The development work combined the views of customers placing document orders and the staff of the City of Kuopio. Problems raised through the interviews included, among others, the difficulty in naming the properties, the outdated visual appearance, and separate contacts with the City Archives and Building Supervision Authority.

– The Building Supervision Authority has access to the nationwide kauppa.lupapiste.fi service, which provides the latest building permits in digital form with the respective plans. Older permits are “hidden” in the archive. Our will and intention is to get everything in electronic form, but it will still take time, describes Humala.

In addition to the interviews, a cooperation workshop was organized, existing forms were compared and solutions that worked elsewhere were also handpicked for the use of Kuopio residents.

The cooperation workshops receive praise from the participants, as the workshops were perceived as a refreshing way both to do development work and to hear the thoughts of other parties on the issue at hand. According to Humala, the workshops were solution-oriented, and they helped to focus the development work on the right place and everyone understood on both sides how the process goes in practice.

– We went through both our own and our customers’ needs. For example, the situations in which documents are needed, why they are ordered, what kind of things should be found on the form and what the service path should be like, Laukkanen lists.

As a customer, Tuomainen was delighted to receive a pilot version of the form to try out.

– It was nice to notice that points which had been discussed in the workshop had been included in the test from. For example, it is now easy to pick up a property ID directly from the kartta.kuopio.fi map on the form, when previously the part of the city, the block and the plot had to be tapped on the form separately, Tuomainen commends.

Designed to make life easier for everyone

The new form will be available during the autumn of 2021. It is a single-form model that avoids the previous stumbling blocks in document orders. The old ordering model put an unnecessary workload on both customers as well as the people of the City Archives and Building Supervision Authority. In addition to the form, orders kept coming by phone and email, and some customers even popped up on the spot.

– With one form, the order stays clear and well coordinated, even if there is a lot of information in it. The new method of ordering enables better and faster service for customers. People have also become accustomed to using digital ordering tools, says Laukkanen.

Humala adds that after the processes are renewed, both customers and staff will be better aware of the situation. However, the customers do not need to know where the material they are looking for is located or whether the material is in paper or digital form, but everything rolls smoothly in the background. The goal is to get the materials to the customer in a few business days.

– However, digitality alone does not make you blissful, but the files and their metadata must be of high quality. When the materials are named accurately, the customer gets the right information at once, says Humala.

Tuomainen says that even with the old way of ordering, Kuopio has already been ahead of many municipalities. She mentions that she has heard from colleagues elsewhere in Finland that they do not, for example, have a form at all, but everything is done by e-mail and telephone.

– This is why it is particularly great that, although we have things here better than many others, we still continue to develop things. A clear ordering model saves time and the properties can be put up for sale faster, says Tuomainen.

Check these out

Kuopio map service: kartta.kuopio.fi 

Building permits: kauppa.lupapiste.fi 

Application form for materials: www.kuopio.fi/fi/aineisto-ja-tietopalvelu 

Text: Oodia/Heta Jyrälä

Is there a bump on the road?  Are you annoyed by something or do you wish to say thank you for great work?   The feedback service is used to gather the thoughts, wishes and proposals of local inhabitants, to develop the city.

The inhabitants act as eyes and ears for a city organization, that is on the lookout for various areas for further development in the urban environment.  A tree brought down by the autumn winds, a pothole in the road caused by torrential rain, or a broken street light easily catches the attention of passers-by.

-The city is common to all of us, and therefore it is great that feedback is given at a low threshold.  Most of the feedback reaches us through electronic services, says customer service officer Jaana Huttunen of the City of Kuopio.

The electronic feedback service, with its timelessness, integrates the traditional channels, i.e. calling, sending an email or popping up on-the-spot at the customer service counter.   Also, spontaneous feedback, for instance to the maintenance staff, is still valid.  The feedback service acts as a good addition to other channels, because people are used to doing business digitally.

Through the feedback service the City of Kuopio receives an average of 4 000 items of feedback annually. The Geographic Information Engineer Marko Ahola of the City of Kuopio divides the feedback into three categories: 1000 items concern public transport, 1500 more items relate to maintenance tasks, and the rest concern other types of services.

The new Kuntolaakso swimming pool is a good example of how the clients themselves can have an impact on the end result.  At the request of the local people, convenient swimsuit dryers were installed in the changing rooms of the swimming hall.  Residents’ wishes, ideas and proposals for improvements play an important role in the implementation of joint services and projects.

The urban environment is everyone’s concern

The City of Kuopio’s electronic feedback service has already been running for several years.  During this year the existing electronic feedback channel has been systematically developed.  Through a new digital platform residents will be able to participate in the planning of common matters even better than before.

-At the moment the feedback service is a bit difficult to find and slightly cumbersome, says the staff and financial manager Anne Simonen-Ruuskanen.

The objective is to produce a modern, easy-to-use and bilingual service.  In the future, the feedback can be submitted in English in addition to Finnish.  The new platform also invests heavily in easy integration with mobile phones.

-For instance, according to Simonen-Ruuskanen, an observation encountered on a walking trail can be registered with the service straightaway, and a photograph illustrating the matter can be attached.

Ease of use is being developed, among other things, by clarifying the categories so that it will be easier than before for the client to direct the feedback to the right address. In the future, it will also be easier to choose whether the client wishes to give feedback, thank or perhaps leave a proposal for action.

-The monitoring and openness of the service will be developed so that everyone can see what feedback has been given, and the response to it. With the help of a supplementary map, for example, it is easy to mark the location of a broken lamp, according to Ahola.

Simonen-Ruuskanen points out that in spite of this openness, the feedback regarding the service area related to health and welfare will continue to be classified.   For instance, messages related to health services may inadvertently reveal something about the person who left the message, so they are automatically encrypted, for the purpose of protecting personal data.

-In other cases everyone can see the feedback that has been submitted to the service.  With openness we aim to leave feedback on the same issue only once and everyone can see how the feedback has been replied to, Simonen-Ruuskanen says.

According to Huttunen, the aim is also to draft a section of frequently asked questions, as well as to bring out informative issues better, so that users notice them.  With the advent of winter, ploughing is a subject for plenty of feedback, so a bulletin could mention e.g. preliminary schedules.

The new version will be published next year

The digital service has been developed through the Human-Centered Digital Municipality (IDK) project, and in its development work e.g. workshop procedure has been utilized. Some of the meetings have occurred in person, but a majority have been conveniently carried out through Teams.  According to Jaana Huttunen, in the development workshops the residents, persons replying to feedback, as well as the developers have enjoyed animated discussions.

-It always broadens one’s own views to hear other persons opinions also on the same issue. It is good to look at matters from the viewpoints of the other parties, says Huttunen.

Marko Ahola adds that ideas concerning the development of the feedback service had already been noted and analysed earlier, in the development of the feedback process.

The development workshops and the basic work is done now, so concrete action is now required.  Actual service development starts next year, so towards the end of the year Kuopio residents will have a new and even better electronic feedback channel.

-I hope that the feedback service will be used a lot.  It is the easiest way to approach, and the fastest method to promote the client’s own issue, Ahola sums up.

Teksti Heta Jyrälä / Oodia

In the evenings and on weekends, the school facilities are transformed into hobby places for all residents.

In order for the city’s properties to be in the best possible occupancy from morning to evening, the city is happy to rent them out for the recreational use of its residents. In addition to sports clubs, the sports halls and classrooms can also be used by individuals and businesses.

The rentability of the facilities is constantly being developed so that the facilities could serve as many user groups as possible. The latest example can be found in Riistavesi:

– The needs of the residents have been taken into account in the planning of the new joint school and library in Riistavesi from the very beginning. Since the needs assessment phase, we have gathered wishes and ideas from the locals, on the basis of which the building’s facilities are planned, describes Tanja Karpasto, the facilities coordination manager.

Several workshops have been organized for the residents and actors of Riistavesi, the most recent of which was carried out in cooperation with the service designers of the Savonia University of Applied Sciences for the Human-Centred Digital Municipality (IDK) project. In the workshop, everyone was able to talk about their wishes and needs related to the versatile use of the facilities and come up with ideas for them.

– Based on the workshops, the designers convert a variety of ideas into square metres, euros and schedules, says Karpasto. Construction will begin early next year and it will be completed in the autumn of 2023.

The new school and library in Riistavesi contain almost all the services offered by the city, so they serve as an excellent miniature world and a test platform for how the residents can also use the existing facilities better.

According to the plan, the entire ground floor of the building will be a public zone. The craft spaces in the building are larger than usual, so that they can also be used by the community college. Music and sports facilities as well as a large gym are also available for everyone to be booked.

Our goal is to enable the versatile use of the facilities in every way so that the activities of the residents do not stop because of the doors being locked, Karpasto concludes.

Who could open the door

The challenge in old properties is expressly the doors: how to get inside, who has the key and where to get it?

– It would be a dream situation if every door needed had an electronic code, for example. The personal code would start working a quarter of an hour before the start of the turn, says sports services manager Jussi Savolainen from the City of Kuopio.

Staffed sports facilities, such as the Kuopio hall and swimming pools, work well. Instead, old school buildings in particular are a challenge. Savolainen points out that each building can have more than 10 doors and the reserved sports hall can only be found through one of the doors.

– In labyrinthine buildings, signage must be in order. In connection with the booking, you could receive, for example, a confirmation message with the necessary information. There is no point in complicating the customers’ hobbies by making them drive, for example, from the border of Leppävirta into the city centre to collect and return an old mechanical key, when the matter could also be handled digitally, says Savolainen.

Currently, sports venues, classrooms and school sports halls can be found in the Timmi reservation system. In addition, facilities can be booked by calling or emailing the city’s facility management services or by filling out the e-form for the space reservation services.

Tuija Miettinen, space reservation planner, says that in addition to this, the facilities of the library and the Music Centre, for example, have their own separate routes for reservations.

– Customers are sometimes confused when the facilities must be booked from many different places, and they cannot independently see the overall picture anywhere now. The customers may ask us, for example, for a single floorball turn, after which we will find out where and when the customers want to play and how big the team is, Miettinen describes.

Digital reservation system as a solution

The solution could be found in a new digital reservation platform or online store that would bring together all the facilities, additional services, and the possibility to pay and cancel a turn. In addition to the sports venues, the system could bring together the meeting and work spaces of the Music Centre, the theatre and the library.

– Timmi works well for sports venues, and users can even search for occasional free turns directly on it. My dream would be a system in which, for example, one’s own local school can be followed online and a vacated turn in its schedule could then be booked for one’s own use, Miettinen envisages.

Savolainen thinks along the same lines. Especially for the more recent Kuopio residents, it would be convenient to have a platform on which you can browse various recreational opportunities and facilities. From a visual and simple control view, it would be easy to choose whether you want to move indoors or outdoors, and filter out the sport you like.

The platform would show suitable facilities where the sport can be practiced, as well as a map view to make it easier to assess the distance to the sports hall and how to get there.

– A new type of digital reservation system can complement the current methods available. However, a few challenges remain to be addressed, the biggest of which are the doors and access control. Each electric door costs euros, so alterations should be made gradually. And what about those schools where the sports hall is deep inside the maze of the building? Savolainen ponders.

Space reservation is of interest to many parties

Development work and studies have been carried out in the joint OmaKunta project of the Municipality of Siilinjärvi and the City of Kuopio, as well as in the Human-Centred Digital Municipality (IDK) project. The aim of the OmaKunta project is to implement a technical service portal through which all the municipality’s services can be found. The IDK project, on the other hand, focuses on service design and process integration.

– In the workshops of the IDK project, for example, the question arose as to what to do if a badminton partner falls ill or you cannot get off work yourself? In other words, we should create proper cancellation conditions and verify how refunds are made so that the process becomes smooth, Savolainen says.

The Kuopio Living Lab project is also currently piloting a customer company’s digital reservation system. Workplace multiplicity is a growing trend, so a living lab piloting provides information about the real-life situation. Employees of the City of Kuopio act as a test group for the reservation system.

– During the pilot, city employees will be able to reserve a working space for themselves through the system. There are three different work units to reserve, each with its own work culture and way of functioning. During the testing period, we can also see the practical functionality of the system in various situations, i.e. during the holiday periods and peak times, says Jouko Miettinen, project manager of the Living Lab project.

In the Living Lab co-development concept, the company’s innovations are tested under real conditions. Miettinen says that in the real environment, there are various problems and situations that need to be taken into account in product development. At the same time, new information is obtained about the different working cultures of the various operational units. The Kuopio Living Lab project (2019–2021) is funded by the European Regional Development Fund, the Association of Northern Savonia, the City of Kuopio and Kuopio University Hospital.

Pilots provide valuable practical information. Achieving the dream situation where all the facilities suitable for automatic bookings in the City of Kuopio can be found in one place still requires development work. For example, the space reservation system of the new joint school in Riistavesi will reveal the pros and cons of the system in question as well as the possibilities for scaling the system elsewhere in the city.

The Ministry of Finance (Scheme for Promoting the Digitalisation of Municipalities) , the City of Kuopio and the Municipality of Siilinjärvi are the funders of the OmaKunta online services and e-services conception (9 December 2020–31 October 2022).  

Text: Oodia/Heta Jyrälä

Residents make the city, and they are the best experts in their own neighbourhood. The aim is to develop a dialogue between the residents, office holders, residents’ associations and other organisations on an inclusive digital skills platform.  The digital platform will be introduced during the year 2023.

People have many ideas, thoughts and wishes, but still the trend in participating in elections is steadily declining. However, feedback is given on social media and personal views on topical questions are easily shared there. So there is a desire to influence matters of common concern, but how can all these ideas be brought to the attention of the decision-makers?

– Active and participating residents will find the correct channels of influence if they so wish.  On the other hand, the voices of the youngsters and the elderly, as well as people in challenging life situations, for example, are not always heard, says Kati Vähäsarja, Head of Civic Services in the City of Kuopio.

– For instance, young people exert less influence on mutual concerns.  Going to school in the morning may create anxiety, because the school bus is always full. Or school meals could be improved.  Youngsters may have many annoying things on their minds every day, but they just put up with them, says Vähäsarja.

Many everyday problems would be relatively easily solved, if only they were known about. A few Kuopio schools have run small-scale pilot programmes on how young people’s voices can be heard. Would it be easier for young people to use a digital platform, such as a web page or an app?

– Workshops have been held in schools, and the plan is to have decision-makers and youngsters sit down together to discuss everyday issues. Together with the youngsters of Karttula we have also tested the functionality of a digital platform on paper and have considered what functionalities are required for the platform and how the service will be successfully introduced, says Irma Savolainen, a Planner who is preparing the platform for digital participation in the city of Kuopio.

Towards a digital meeting place

Participation adds to people’s well-being, safety as well as confidence in the future. It is, at the same time, a feeling of a person being a part of something bigger or belonging to a community.

The vision of the Human-Centred Digital Municipality (IDK) project has been to implement a digital platform of inclusion, that will increase the interaction between office-holders and residents. The project coordinator Tiina Taskinen-Viinikainen says that the aim is to create a transparent platform where one can freely share ideas to be developed.

– These ideas would be visible to everyone, and they could be, for example, supported by a ‘thumbs up’ function.   Ideas that have received a lot of support can be taken on for further development.  Taskinen-Viinikainen thinks that through the platform one could also, for instance, invite a certain group onto the panel, to share their view of a matter under development.

The digital meeting place helps to bring together residents, office-holders, residents’ associations and organisations. The platform would bring together, for instance, the town planning, cultural and physical activity services as well as early child education.

– We already have a lot of good and functional ways to make an impact, but they are scattered around, Taskinen-Viinikainen points out.

Fragmentation was noted and the matter was addressed in many places over the autumn of 2021.  The IDK project compared the ways of influencing and inclusion practiced in other cities.  At the same time, the City Council of Kuopio and the Grassroots democracy unit initiated the preparations of the Suburban Programme of the City of Kuopio.  The aim was to implement the Suburban Programme with the broad participation of the residents and actors, so it was natural to start by designing a digital platform that would enable participation.

– I put together the existing practices with earlier development work. There are already many successful and functional models of participation in Kuopio, such as the city’s feedback channel, as well as the parish councils operating in the rural areas of Kuopio, Savolainen cites as examples.

Vähäsarja says that besides the digital platform it is important that the residents are also provided with other options for participation and personal encounters. Especially after the period of the pandemic face to face contacts are also of utmost importance.  Savolainen reveals that she has compared existing methods and has conducted discussions e.g. with the cities of Helsinki, Tampere and Reykjavik.

– We are now outlining what approaches are effective for different user groups.  For example, young people benefit from joint workshops where it is possible to reflect and brainstorm together about the development of the immediate environment, Savolainen says.

Also new actions and openings are being made. Taskinen-Viinikainen says that in the Civic Services small-scale participative budgeting has already been tried in the events industry in the city.   It is hoped that crowd-sourcing will activate people and encourage them to organize different events and campaigns.

– The ways to participate vary in the different service areas of the city.  For instance, within the zoning section operations have long been clear and well established according to the rule of law, Taskinen-Viinikainen mentions. At the same time, development of participation requires a change in culture, in order to get people involved in planning at the initial stage.

Platform to become part of OmaKuopio portal

The digital services of the city of Kuopio are currently being compiled into the OmaKuopio portal. This portal is a part of the OmaKunta project that offers the municipalities a technical platform as well as the ability to develop the e-transaction services so they can be found more easily.

– The intention is to open the portal in October 2022.  The existing online services will be linked there.  New services, such as an inclusive platform, may be integrated, if desired, directly into the portal, says the project manager Ari-Jukka Niiranen from Istekki Oy.

According to Niiranen it is like a home base for all digital services that directs the user to the right place.  Among other things, a safe, strong identification is embedded in the portal, so that all services can be accessed smoothly, with a single login.

– The most important task of the portal is to facilitate the accessibility of services.  Consequently, the right service can be found easily by the users with familiar search criteria to describe the service, Niiranen says.

Text: Oodia/Heta Jyrälä

Funding for the concept development for the OmaKunta online transaction and e-transaction services (9.12.2020-31.10.2022) is provided by the Incentive scheme of the Ministry of Finance for Promotion of Digitalisation of municipalities, the City of Kuopio and the Municipality of Siilinjärvi.  

Chatbots work tirelessly to help people. Depending on the bot’s level of training, it may become an intelligent co-worker who can help your team with routine issues and peak hours.

First, websites of companies and organisations introduced chats, i.e., the possibility of real-time communication with a customer service representative. The threshold for rapid questions became lower. The development continued towards a robot helper, a chatbot that thunders on with the power of artificial intelligence and answers questions even in the evenings and on public holidays.

– A well-trained chatbot is almost as good a chat partner as a person. At its simplest, a bot can answer routine questions, but at its best it can identify the customer’s problem and suggest solutions for it, describes service architect Ingrid Bodor-Pirttijärvi from Gofore.

Milla Porkka, the project coordinator of the Human-Centric Digital Municipality project (IDK), says that the City of Kuopio maintains three bots, one for the city’s sports services, one for the Classical High School and one for the Po1nt network for national youth information and counselling.

– We gathered the needs and wishes of the City of Kuopio for the chatbots. Business Kuopio, the city’s telephone service centre and the Kuopio library, among others, were eager to join the development work, Porkka says.

Artificial intelligence in training – how to make a bot a co-worker?

Business services of Business Kuopio were chosen as the first pilot case of the new era. The project, which began in November, aims to provide the team with a summer trainee bot next spring.

– Our goal is to improve the customer experience and refer corporate customers to the right service or expert as quickly as possible. There are several actors in the Kuopio area that offer services to entrepreneurs, and sometimes finding the right service can be a long and winding way, says communications designer Reetta Airaksinen from the City of Kuopio.

During a two-month period, goals and target groups have been defined in the bot’s development workshops. Business Kuopio’s first version serves especially regional entrepreneurs, such as future entrepreneurs, start-ups and growth-driven businesses. Later, the aim is to develop the bot’s intelligence in such a way that it can also help other target groups, such as investors, stakeholders and partners. The first version can answer frequently asked questions (FAQ for short), refer you to the right service or expert, and give little advice.

– During the first few months, we have also been thinking about the design and personality of the bot. In the workshops, for example, we define how the bot greets, what kind of tone of voice it has, what it looks like and what kind of co-worker it can become for Business Kuopio, Airaksinen describes.

Bodor-Pirttijärvi, who coordinates the workshops, says that the workshops are an intensive work period. For a newcomer, it may come as a surprise that it takes time just to understand the operating logic of bots before producing any content for them. The participants prepare themselves for the weekly design workshops with theme-appropriate preliminary assignments, and the operating logic of the bots is studied in the actual workshops.

– The basic design of the bots takes about two months. At this point, the bot is still completely empty, but the bot whisperer knows the basic process and concepts. The FAQ-type bot built on an empty bot will be ready in about three months, and a much smarter version will require six months of work, Bodor-Pirttijärvi calculates.

The bot’s intelligence can be developed indefinitely. It can, for example, know how to recommend services, redirect to another bot, notice alternatives and ask questions in a conversation, and provide a customer with more sophisticated conversation paths. Generally, you should release a pilot version first, after which you can continue developing the bot gradually.

– It is hoped that the bot can become a hard-working team member who can serve customers at any time. Later, it could possibly also be used to collect leads and data. It will be interesting to see what the Business Kuopio bot can do in the future, Airaksinen ponders.

Smarter bots with the aid of AuroraAl network

The Business Kuopio version of the bot differs from ordinary bots in that it is part of the national AuroraAI artificial intelligence programme. The goal of the programme is to provide people with a “one-stop shop” and streamline access to services, as utilising artificial intelligence helps to find information in a timely manner.

The Kuopio pilot is the third bot utilising the AuroraAI network. Bodor-Pirttijärvi has also been involved in the design of two previous pilots, namely the City of Tampere bot and the nationwide Hytebott aimed at young people.

One of the benefits of the AuroraAI network is that it can read the suomi.fi web service. The web service could be described as a common library of all public organisations, where each party is required by law to store information about the services and service channels it provides. The service aims to ensure that individuals, businesses and authorities can find all the information in one place.

– The AuroraAI bot can also make service recommendations. Any Finnish actor can join the network, and in theory the Tampere bot can also recommend services from Kuopio or vice versa, if the service is just right for the customer’s situation and needs, Bodor-Pirttijärvi describes.

How is the bot in the reference city Oulu doing?

OuluBot project manager Sirpa Myllymäki and bot whisperer and content producer Hanna Korpiaho say that the virtual helper OuluBot has been in use for about a year in Oulu.

OuluBot is able to answer, among other things, questions about public transport, parking and Omahoito welfare service, as well as the services of BusinessOulu. The virtual assistant has “one brain”, so to speak, i.e., you can start a conversation with it on the City of Oulu’s Facebook page or on some other city website and you will always be facing the same bot.

The bot has been well received by the citizens, with about 24,900 conversations starting during the first year. The bot is able to answer questions related to the service topics taught to it well. In the Oulu10 service, for example, it has been noticed that fewer chat conversations are now directed to human customer service representatives.

The City of Oulu and OuluBot are also involved in the AuroraAI network cooperation. One of the goals of the cooperation is possibly further technical development for OuluBot’s integration into the AuroraAI network and potentially acting as one of the pilot cases.

In Kuopio the development of bots also continues further into other service areas of the City of Kuopio. The purpose is to lighten the load on customer service, as the bot can answer the routine questions of several customers at the same time. Simultaneously, common guidelines for the deployment of bots will be created for the entire city organisation. The next in line for development is the customer service for library services.

Multi-location hybrid work has come to stay, so unused workstation potential needs to be reorganised. This year, the City of Kuopio has introduced a workstation booking trial, in which a new kind of work culture is being developed.

In the spring of 2020, a huge remote work and digital leap was made, which increased the well-being of employees nationwide. The following year, well-being at work declined as toiling alone started to become numbing and people began to long for social contacts. The same trend was also seen at the City of Kuopio.

– A year ago, a survey was conducted with the city staff asking about their willingness to continue working remotely. About 70–80 per cent expressed their willingness to do multi-location work in the future, i.e. to do so-called hybrid work, says city architect Liisa Kaksonen from the City of Kuopio.

Similar results have been obtained nationwide, as only 17 per cent of respondents in the Finnish Business and Policy Forum’s (EVA) survey last autumn wanted to return to work in the work place as extensively as possible. The rest wanted to work at least partially remotely.

– After all, multi-location work brings tremendous flexibility. Commuting times get shorter and you can pace your own working day in a new way, lists Ilkka Kukkonen, IT Manager.

In practice, multi-location work means working freely from anywhere the Internet can be reached. For many, it means working alternately from the home office and alternately from the workplace. The job description affects how much one can work remotely or how often one has visited the office in general.

– Most of the employees in our unit mainly work remotely or their job description is so mobile that they only have to pop in at their workplace, says Designer of Sports Services Ilja Venäläinen.

Towards a new work culture with the workstation booking trial

Since people still wanted to work remotely as well, it was time to do something for the empty offices and workstations. The workstation booking trial was introduced in four different units of the city. Each unit has implemented it in its own way. The Sports Services decided to start testing how the staff would feel about using a workstation booking application, which would also indicate whether they are working remotely or in the workplace on a particular day.

– We are trying this out in a very tentative way. Our goal is to map out how much the workstations actually are in use, and to take the possibly following measures based on the data, says Venäläinen.

A workstation booking trial is also being carried out in the Facility Management Unit.

-The trial is an excellent idea, as there is no point in keeping the workstations empty. During the trial, it is also possible to study what kind of facilities will be needed for office work in the future. It may be that we need both one-person “booth offices” for quiet work and a more communal workspace for group work, Kaksonen ponders.

Larger-scale launches have been made in the Growth and Learning Unit on Asemakatu and in the Employer Services at the City Hall. In connection with the move, workstations remained for about 60 percent of the employees in the Growth and Learning Unit. The Employer Services also reduced their premises from three floors into one.

It may be a bit sad to give up one’s own workstation. The challenge of the workstation booking trial has in fact been that employees are so used to their own workstations that they easily return to them. During the experiment, the work culture of the entire organisation will be developed, so that even the former managers’ offices are now shared through the booking system.

– The biggest challenge has been the fact that people are not accustomed to booking themselves space for office work. One may come to work at one’s former workstation out of old habit. Then there will be overlaps if someone has already booked the workstation through the booking system. But these are solved by common agreements and effective communication, says Kukkonen.

Having no workstation requires a separation process

Human Resources Development Manager Saija Rahkonen from the Employer Services says that there are only eight workstations and a collaborative space available for their team of eleven.

– We processed the separation issues collectively. We reflected what it means to have to give up one’s own office, and how well-being at work can still be maintained. Talking openly helped, says Rahkonen.

Rahkonen also reminds that it is good to be aware of one’s own prejudices and attitudes during the change. Through openness and working together, the new rooms got their own names and a new kind of operating culture became a functional part of the everyday working life. The trial, which lasted a few months, has been well received.

– Each employee has their own locker for both their personal belongings and work documents. In addition, we got smart, uniform laptop backpacks for everyone, in which the office can be carried along easily, Rahkonen describes

Assistance in the changing situation and launching the space booking experiment has been provided to all teams through the Human-Centric Digital Municipality (IDK) project. The project’s workshops have discussed suitable practices, made the development work more down to earth and got to know other people in the city organisation.

Aiming for a good user experience

The reforms are part of the piloting of the workstation booking trial, which the various units have implemented in a way that suits them. All of these are united by the fact that the aim is to collect data on the utilisation rate of workstations. At the same time, different booking systems are being tested.

– Our aim is to create the best possible user experience. How easy is it to find and book a suitable space? What kind of on-site guidance is there? Do the machines and equipment work? What is written in the signs and information screens next to the doors?, Kukkonen lists a few key questions.

According to Kukkonen, everything can be measured and everything can be inspected in relation to how functions should be developed. He also calls for a clear ownership of the service and product, that is, for a party to take clear responsibility, for example, for the equipment in the collaborative space to function and for the tables and chairs to be in order for the next entrant.

– However, the concept lives and is constantly supplemented. Our unit uses air quality sensors that call for more efficient air conditioning if necessary. The second sensor, in turn, measures whether there has been movement in the space for the last quarter of an hour. If not, the space is made available for the next user. Automation and artificial intelligence will enable a wide range of things in the future, Kukkonen sums up.

The workstation booking trial will last until the end of the year, after which the collected data will be brought together. Based on the data, new initiatives are made and consideration taken whether the operating model could be scaled to the entire organisation, and if so, how and with what applications.

Text: Oodia/Heta Jyrälä

In the City of Kuopio suggestions for in-house development will be easier to submit with the implementation of a new tool for creating ideas.

The service user’s involvement is an essential part of co-creation. This is actually not a single method or approach, but more of an attitude. Co-creation is a dialogue where the parties have a true opportunity to influence the development of a service, approach or, for instance, a strategy.

– The objective of co-creation is to benefit from collective intelligence. The city needs creativity and its people have creative ideas; you just have to encourage the crowd a little bit to speak up, says Jussi Sivonen, Senior Consultant of IT solutions provider Valtti Kumppanit Oy.

Effective co-creation is possible on both physical and virtual platforms. Earlier in-house suggestions submitted by the City of Kuopio employees were collected through a suggestion box service. However, unidirectional service required a lot of time and background knowledge from the users.

The suggestion box practices were pepped up in spring 2020 with the introduction of Idea Fountain or Ideapulttaamo in Finnish, which is a Teams channel for the city employees for submitting and developing new ideas and suggestions for activities.

– At first Idea Fountain was targeted especially at developing ideas for the changes caused by the coronavirus. It works alongside the existing suggestion form system and introduces co-creation principles to the activity, says Sirpa Lätti-Hyvönen, Strategy Director of the City of Kuopio.

A simple Teams channel was a good kick-off and a step to the right direction, but that has its challenges, too. The channel was not really quite flexible enough for all that creative thinking by hundreds of people or for the suggestion box process. Follow-up and measurement of ideas was complicated because everything had to be done manually. Idea Fountain 2.0 version is being co-created by service design methods in the Human-Centric Digital Municipality project.

– Valo Ideas module, which can be described as a Teams add-on, was chosen as the solution. In other words, Teams is still the platform for the new Idea Fountain, but with the more concrete and visual add-on, innovation is easier than ever, says Jussi Sivonen, who shouldered responsibility for the technical side of the development project.

Sirpa Lätti-Hyvönen says that the add-on was tested in the end of 2021 and early this year. Based on feedback, Idea Fountain functions will be polished and streamlined further before its launch to all employees in summer 2022.

– Implementation of the module will be introduced to the personnel before the launch. For instance video lessons about how to implement Idea Fountain will be made for the personnel, Sirpa Lätti-Hyvönen says.

Line managers engaged in the dialogue

Basically, the novel version of Idea Fountain allows line managers engage in the dialogue from the start. This ensures that the ideas which are viable and in compliance with the strategy, will be quickly and directly put either to use or introduced to the decision-making process. Sirpa Lätti-Hyvönen says the city organisation recognises the fact that the best ideas are created at the grass-roots level where actors also know best what is happening.

– Transparency is the most significant feature of the upgrade for now everyone can see the progress of the initiatives. The dialogue is followed also by directors, who have the authority to take the matters forward, says Sirpa Lätti-Hyvönen.

Although the development process is for all and everyone and grass-roots level ideas are more than welcome, the responsibility of implementing the ideas lies with the superiors. The development step ensures that initiatives and suggestions will not be just an interesting discussion or a good idea, but they will be put forward. Smaller ideas can be put to practice then and there and the more extensive ones made into individual development projects.

Savilahti innovations boost the viability of the region

The vision for the future is the multisectoral Kuopio Savilahti digital innovation platform, which brings together the multidisciplinary expertise of different organizations. The platform could bring together experts from various working fields, who will be able to work on the ideas that have emerged for example from the Idea Fountain.

There is a serious need for such a platform as Kuopio Campus of the University of Eastern Finland (UEF) and Kuopio University Hospital (KYS) annually produce more than 2,500 scientific articles between them. At the moment the manuscripts are not actively screened for commercial potential.

– As it happens, only a little over one per cent of the publications will lead to the notification of an innovation. A couple of those will eventually be patented or commercialised. The number should be several times – or tens of times – higher, Juha Töyräs, Development and Innovation Director of Kuopio University Hospital, says.

In Juha Töyräs’ opinion the challenge of innovation is researchers’ and clinicians’ insufficient competence and know-how in the field of patenting and commercialisation. Moreover, the academic world lacks practically all incentives for innovation.

– Vision is easily lost when you do not recognise the opportunities and possibilities, competence is limited and incentives virtually non-existent. In the top universities commercialisation is a standard procedure and financially significant for the university. Recognition, management and development of inventions is often outsourced to a unit which complies with the commercial principles, Juha Töyräs says.

The vision of Savilahti is to be the most interesting learning and innovation environment for smart health and well-being solutions in Europe. The vision was set up in the Kuopio Ecosystem Contract for innovation with an objective of promoting both the public and private sector cooperation in the innovation market. One way to attain the objective is to create a digital innovation platform, organised in place of the existing form-based innovation notifications.

– The platform is a meeting point, where researchers, students, local residents and business representatives can freely ping-pong their ideas. Ideas can be assessed by teams of experts or by crowdsourcing, for instance, local residents to like good suggestions. If an invention is sensible with commercial potential, it will progress on the platform to the next level, i.e. for instance to be evaluated by a team of business angels and from there to a potential financial sponsor, Juha Töyräs explains.

The system can be compared to mechanical gold mining. When you shovel enough “gravel” to the chute, you will separate flakes and nuggets much more efficiently than you would by traditional panning. An idea may be based on scientific research, practical experience or a combination of the two. If development is carried out without a systematic development scheme, the risk of wasting money on an already existing or an unnecessary solution is high. Once the development of the new innovation platform is completed, scenarios like that can be easily avoided which saves time and money.

– Close cooperation with researchers, users and industry provides information for the researchers to know what to research and for companies to know what to develop. This way local businesses in Kuopio could be constantly engaged in the latest and most up-to-date innovations rising from research and practical needs.

In addition to innovations, the platform could organise hackathons and offer topics for final and thesis projects.

– The university hospital and state-of-the-art university programmes and research projects are Kuopio’s assets. In addition to innovation, export of health and well-being services and educational services could bring money, new businesses and viability to the region, Juha Töyräs sums up.

Text: Oodia/Heta Jyrälä

The D10 case management system, which will be introduced in late autumn, will make work easier and speed up processes.

Do you know the feeling when a digital system gets constantly bogged down? When the files are missing and you don’t even know where to look for them. Many of Kuopio’s city staff shared these feelings when the old case management system began to lag behind.

– The system was found to be awkward and complicated to use, summarizes data management planner Tuija Heikkinen from the City of Kuopio.

However, the day of joy will soon come, as the city’s new electronic case management system will be introduced in the fall. Innofactor’s Dynasty 10 programme, the D10 among those who know it, is part of a familiar product family, but with a more modern look and a clearer user interface.

– Based on the experience of test users, the system is much easier to use than before and many of the challenging things have been left out, says application expert Anu Leinonen, who also is the main user of the D10.

Administrative Director Heikki Vienola is also looking forward to the new system. He also has quite a lot of expectations for the D10, as the previous system has been in use since 2013.

– At the same time, the new system brings with it new functionalities and features. I find the D10 easier to use and more user-friendly, Vienola says.

Keys for the entire lifecycle of data management

In a city the size of Kuopio, one cannot manage with Excel and notepad alone. It is therefore essential that decision-makers, officials, administrative secretaries and registrars have a proper case management system in place.

– The system can be used to manage matters directed to the city, such as incoming and pending documents. Once the documents have been properly entered into the system, the process can also be monitored through it. In due course, most matters end up in decision-making and from there into an electronic archive. The system allows us to take over the entire information lifecycle, Vienola illustrates.

It is important that everyone enters their own matters into the system so that the flow of information remains as uninterrupted as possible. If you forward content via email or other means, it is always possible that something will be missing or the system will not include the latest version.

– It will speed up and streamline processes when a person familiar with the matter at hand enters their own information. Although one may need help with the technical side in the beginning, in the end, the data is entered into the system in exactly the same way as in normal Word, says Vienola.

According to Leinonen, the goal is to make everyone’s work easier and reduce unnecessary e-mail traffic. When everyone knows the app like the back of their hand, the information will be in the right place at the right time. Support staff will be better able to support authorities, and authorities will not need administrative staff to search for a previous decision, for example.

– The processes will become more secure and, for example, all previous information on the subject can also be found to support the decision-making, Leinonen says.

Deployment takes place in stages

As the system is used by a diverse group of city employees, deployment is done in a controlled manner and in stages. The Human-Centered Digital Municipality (IDK) project has helped by exploring hopes and perceptions of deployment and has helped the project team consider different ways to help people get the new system up and running.

– Based on the interviews, we conducted a survey of what kind of obstacles, prejudices and aspirations the users may have. This is how we received data even before we started planning trainings and instructions, Heikkinen says.

In addition to administrators, end users are supported by several people familiar with the system who can help in the event of a problem. According to Leinonen, the operating model aims to find skilled people in each of the four service areas.

– In addition to the four administrators, a support team is needed that is as close as possible to the end-users’ own units. We wish that help can be found nearby and the threshold to ask is as low as possible. No one is left alone, Leinonen says.

Familiarisation with the system will begin in the autumn and the entire D10 is scheduled to be operational in November 2022. Prior to the familiarisation, the trainings are planned by theme so that each user group receives the most necessary instructions for their own job description and role. To support the familiarisation, various communications are implemented on the city’s internal social media channels and intranet.

– It is worthwhile to switch to the new system with courage and an open mind. It is much more modern and offers a lot of new functionalities and opportunities for your own work. The system also makes it easier for all of us to work, encourages Vienola.

Easier and faster transaction services

The introduction of the new case management system will push the entire City of Kuopio towards modern cloud services.

For local residents, the change in the transaction system is most concretely seen through electronic transaction services. The transaction service provides a variety of forms and applications that one can fill in directly online, thus eliminating the need to manually print, complete, and scan documents.

– The transaction service is based on strong authentication. There, one can also monitor the progress of one’s case in real time and see immediately whether a decision has yet been made or if the case still being processed, Leinonen explains.

Heikkinen thinks that for the local resident, the case management service is also reflected in the quickening of transactions and processes, as all information is available faster. In addition to the electronic transaction service, the D10 system will also have other integrations, such as an electronic archive.

– At some point, local residents could also retrieve information without a separate request for documents. Of course, the regulations concerning the publicity and confidentiality of information must be taken into consideration here. More straightforward sharing of information makes it easier to do research, for example, Heikkinen ponders.

Teksti Oodia/Heta Jyrälä