Blogi: Viestintäassistentin festivaalitunnelmia

Kesän kääntyessä kohti syksyä, on myös kesäharjoittelijoiden aika suunnata katseet kohti uusia tuulia. Omalla kohdallani arki jatkuu muualla opintojen parissa, joten on jälleen aika sanoa heipat tutulle kotiseudulle. Sitä ennen on kuitenkin hyvä hetki pysähtyä pohtimaan, mitä eväitä kulunut kesä on antanut tulevaisuutta ajatellen.

Työskentelin kuluneen kesän ajan viestintäassistenttina Kuopion kaupungin kansalaistoiminnan palveluissa, jossa pääsin osaksi Meidän Kuopio -festivaalin tuotantotiimiä. Työtehtäväni pyörivät pääasiassa festivaalin viestinnän ja markkinoinnin, sekä yleisesti tapahtumatuotannon ympärillä. Festivaalin lisäksi olimme avustamassa myös Kuopion kaupungin järjestämässä vuoden 2024 hyvinvointiseminaarissa, sekä Kuopio250 -juhlavuoden valmisteluissa.

Suunnitelmista toteutukseen

Päädyin hakemaan kesäharjoitteluun alun perin juuri kiinnostuksesta kulttuurialaa ja tapahtumatuotannon hommia kohtaan. Odotukseni täyttyivätkin kesän aikana, sillä työ pyöri pitkälti nimenomaan tapahtumien ja koko festivaalin järjestämisen ympärillä, painottuen omalla kohdallani erityisesti festivaalin markkinointiin. Meidän kolmen hengen festivaalitiimi koostui kahdesta kesäharjoittelijasta sekä projektikoordinaattorista, joka toimi tämänvuotisen festivaalin tuottajana.

Meidän Kuopio -festivaali on yhteisöllinen kaupunkifestivaali, jonka tapahtumajärjestäjinä toimivat pääasiassa yksittäiset toimijat, kuten yhdistykset, järjestöt ja yksityishenkilöt. Kaupungin rooli keskittyy pitkälti tapahtumajärjestäjien avustamiseen ja festivaalin markkinointiin, sekä muutamien suurempien festivaalitapahtumien järjestämiseen.

Tästä huolimatta kesäharjoittelu sisälsi paljon tapahtumien suunnittelua, valmistelua ja lopulta myös toteutusta. Pääsimme mukaan tekemään käytännön valmisteluja, ja perehtymään esimerkiksi erilaisiin lupa-asioihin, tapahtuma-alueiden suunnitteluun sekä kadun sulkemiseen Taiteiden Yö -tapahtumaa varten.

Tiimityötä ja yhteishenkeä

Työskentely festivaalitiimissä antoi myös arvokasta kokemusta projektiluontoisesta tiimityöskentelystä, jossa jokainen jäsen tuo oman panoksensa, mutta kaikkien tulee pysyä kartalla kokonaiskuvasta ja yksittäisten asioiden etenemisestä. Tämä helpotti myös yllättäviin tilanteisiin ja muutoksiin reagointia, sillä tapahtumatuotantoon liittyy paljon toisistaan riippuvia asioita, joka lisää epävarmuutta ja vaikeuttaa tiettyjen asioiden ennakointia.

Kahden kesäharjoittelijan yhteistyössä tärkeintä olikin se, että hoidettavia asioita oli mahdollista jakaa sen mukaan, kumman kalenterissa oli sillä hetkellä enemmän joustonvaraa. Myös ideointia vaativissa työtehtävissä mahdollisuus vaihtaa ajatuksia ja pohtia asioita yhdessä osoittautui koko tiimimme vahvuudeksi.

Tapahtumakaupunki kasvaa ja kehittyy

Meidän Kuopio -festivaalin kesäharjoittelijoiden työt alkavat kesäkuun alussa, kaksi kuukautta ennen festivaalin alkua. Pääsimmekin heti alkuun suunnittelemaan ja edistämään festivaalin markkinointia sekä hyppäämään mukaan tuotannollisen puolen valmisteluihin. Lisäksi Meidän Kuopio pop-up -tapahtumia järjestetään Kuopion alueella myös festivaalin ulkopuolella, joten alkukesään kuului näissä tapahtumissa vierailua ja niiden markkinointia.

Vuoden 2024 festivaalin ajatuksena oli myös siivittää Kuopiota tapahtumakaupunkina kohti Kuopio250-juhlavuotta, jonka valmistelut ovat jo täydessä vauhdissa. Festivaalin osalta tavoitteena oli tehdä uusia aluevaltauksia, kuten yhteistyössä KUDOS-hankkeen kanssa toteutettu Meidän Kuopio -festivaalin livestriimi Kuopion torilla sijaitsevasta lasikopista. Tämän lisäksi saimme käyttöömme uuden Storymaps-pohjaisen tapahtumakartan, joka paransi festivaalin saavutettavuutta kävijöiden näkökulmasta.

Festivaalin juhlaa arjen keskellä

Vaikka elokuun ja festivaalin lähestyessä työtahti kiihtyi ja juoksevia asioita ilmaantui aiempaa enemmän, olimme tiiminä varautuneet siihen etukäteen. Koska tapahtumajärjestäjinä oli paljon ulkopuolisia toimijoita, festivaalin alettua huomasimme hyvin nopeasti, että kokonaisuus toimi hyvin ja festivaali rullasi eteenpäin mallikkaasti. Tapahtumat toivat iloa kävijöille ja myös järjestäjät saivat positiivista palautetta tapahtumista.

Festivaalin aikana työ keskittyi pitkälti tapahtumissa käymiseen ja niiden markkinointiin. Kolmihenkisestä tiimistä oli hyötyä tässäkin, sillä pystyimme aina tarvittaessa jakautumaan useampaan samaan aikaan käynnissä olevaan tapahtumaan. Tämän lisäksi festivaalin pyöriessä teimme viime hetken valmisteluja tapahtumiin, joita järjestimme osana festivaalia kaupungin puolelta. Näitä olivat muun muassa lapsille ja nuorille suunnattu Back to School Party sekä kaikille avoin Elävän musiikin päivä, jotka järjestettiin Kuopion kaupunginteatterilla.

Viimeisen festivaaliviikon perjantai huipentui myös Taiteiden Yö -tapahtumaan, johon osallistui valtava määrä taiteen ja kulttuurin toimijoita keskustan alueella.

Yhteistyötä ja merkityksellisiä kohtaamisia

Koska alkukesän osalta työ painottui nimenomaan festivaalin valmisteluihin, kesän aikana tehtyjen suunnitelmien konkretisoituminen festivaalin alettua tuntui jopa hieman yllättävältä. Vaikka tekemistä oli paljon, tapahtumat itsessään tarjosivat ainutlaatuisia kokemuksia työskentelystä tapahtumatuotannon parissa.

Erilaiset kohtaamiset festivaalin aikana vahvistivat tunnetta siitä, mitä kaikkea voikaan syntyä, kun joukko ihmisiä puhaltaa yhteen hiileen. Kokonaisuudessaan festivaali tuntui tarjonneen kuopiolaisille yhteisöllisyyden kokemuksia ja edistäneen osaltaan myös asukkaiden hyvinvointia.

Kesäharjoittelijana työskentely festivaalin parissa oli äärimmäisen antoisaa. Pääsimme alusta asti mukaan suunnittelemaan festivaalia ja saimme tuoda pöytään omia ideoitamme festivaalin kehittämiseksi.

Työyhteisöstä saimme koko kesän ajan tukea ja kannustusta, joka lisäsi myös itseluottamusta ja tämän myötä omia valmiuksia tarttua uusiin haasteisiin. Kesästä jäikin käteen valtavasti oppeja ja onnistumisen kokemuksia, joista on paljon hyötyä tulevaisuutta ajatellen.

Kirjoittaja: Eve Rissanen, UEF-opiskelija

Kirjoittaja työskenteli Meidän Kuopio -festivaalin viestintäassistenttina kesäkuusta elokuuhun 2024 ja on äärimmäisen kiitollinen koko työyhteisölle kuluneesta kesästä. Meidän Kuopio pop-up tapahtumia järjestetään pitkin syksyä ja myös Kuopio250-juhlavuoden ohjelmahaku on auki vuoden 2024 loppuun. Kuopio250-juhlavuosi polkaistaan käyntiin 17.11.2024.