Kaupunginjohtajan blogi: Savilahden Luolan opeilla kehitetään kaupungin sisäistä prosessia  

Kaupunginjohtajan johtoryhmä kokoontui ylimääräiseen kokoukseen 17.6.2024. Johtoryhmä käsitteli yhdessä sisäisen tarkastajan kanssa Savilahden luolaan liittyvää tarkastuslautakunnan raporttia. Tavoitteena oli tunnistaa tehtyjen selvitysten pohjalta kaupungin sisäisten prosessien kehittämiskohteita.

Johtoryhmä löysi kahdeksan kohtaa toimintamallien parantamiselle kaupungin sisäisissä prosesseissa:

1. Lisätään talousarvioiden tietosisältöä erityisesti tulevista investointihankkeista. Tämä käynnistyy jo osana vuoden 2025 talousarvion valmistelua. Tavoitteena on parantaa valtuuston tiedonsaantia.

2. Projektien johtaminen tapahtuu jatkossa aina nimetyn projektijohtajan toimesta. Projektin omistajuus on yhdellä taholla, jolla on vastuu projektin etenemisestä suunnitelman mukaisesti, ja myös sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä.

3. Uudistettua toimitilahankkeiden hankeohjetta pidettiin toimivana eikä se tarvitse päivitystä. Kuitenkin arvioidaan, tulisiko ohjeeseen vielä lisätä nimenomainen kytkentä hallintosääntöön, jotta toiminnan, talouden ja päätöksenteon yhteys näkyy selvästi. Erityishankkeet riskeineen on tunnistettava ja erotettava perusmuotoisista hankkeista.

4. Kattava dokumentaatio kaikista prosessin vaiheista ja päätöksentekoon tulevien asioiden riittävä laajuus on varmistettava. Järjestetään lisäkoulutusta valmistelijoille ohjeista sekä dokumentaation laatutaso-odotuksista. Koulutukseen kuuluu myös projektinjohtamisen rooli.

5. Johtamisrakenteet selkeytetään osana kaupungin johtamisjärjestelmän uudistamista vuoden 2025 aikana. Jatkossa tulee tukeutua viralliseen ja julkiseen päätöksenteko- ja johtamisrakenteeseen, ja epävirallisten foorumien osuus tulee minimoida. Näin varmistetaan, että päätöksentekoprosessi etenee muodollisesti oikein ja asiat tulevat käsitellyiksi sekä dokumentoiduksi asianmukaisella tavalla. Tällä varmistetaan paitsi päätöksenteon muodollinen oikeellisuus myös hyvän hallinnon sekä julkisuusperiaatteen asettamat vaatimukset.

6. Valmistellaan hyvä hallinto ja johtamistapa sekä sisäinen valvonta -määräys, joka pitää sisällään myös johtamisjärjestelmän ja päätöksentekoprosessin kuvauksen kaupungin lisäksi myös kaupunkikonsernissa. Määräyksessä kuvataan sääntöjen ja päätöksentekoprosessin toimintaa sekä tavoitteita kokonaisuutena.

7. Kaupunginhallituksen esityslistojen oikeudellisen kontrollin varmistusta sekä taloudellisen laadun parantamista on jo talven aikana kehitetty. Kytketään tähän myös viestinnän etukäteiskontrollointi. Tällä varmistetaan, että päätöksentekoon tulevan aineiston on tasalaatuista ja oikeudellisesti moitteetonta, asioiden taloudelliset vaikutukset ovat tiedossa ja prosessi mahdollistaa kattavan ja proaktiivisen viestinnän ja näin julkisuusperiaatteen toteutumisen.

8. Korostetaan avoimen ja ajantasaisen viestinnän merkitystä kaikessa toiminnassa. Lisätään johdon ja valmistelijoiden sisäisen ja ulkoisen viestinnän valmiuksia sisäisin koulutuksin ja työpajoin.

Ensisijainen syy Luolan rakentamiseen on ollut väestönsuojelu, joka Savilahden kehittyessä on ratkaistu yhteiskäyttöisellä alueellisella väestönsuojalla. Sisäliikuntatilan tarve on myös ollut kaupungissa suuri. Oppilaitoksista on purettu tai jätetty rakentamatta liikuntatiloja, jota Luolalla myös ratkaistaan. Myös Suurmäentien väestösuojan peruskorjaus vältettiin. Monitoimikeskus liikuttaa suuren määrän koululaisia, opiskelijoita, liikunta- ja urheiluseuroja sekä yksittäisiä kuntalaisia. Lisäksi tila pystyy liikkumisen peruskäytön lisäksi toimimaan tapahtumatilana. Ainutlaatuisesta kallioluoliin louhittavasta Luolasta muodostuu monipuolinen kohtaamispaikka n. 2500 ihmiselle. Luola tarjoaa tilan esimerkiksi konserteille, seminaareille sekä turnauksille, pääsarjapeleille ja kansainvälisille otteluille. Tapahtumavarauksia on tällä hetkellä jo kymmenkunta, sen päälle tulevat ottelutapahtumat tai turnaukset. Kun urheiluseurojen sarjaohjelmat julkaistaan, varauskalenteri täydentyy. Luolan käyttöaste vakiovuorojen osalta arki-iltaisin on korkealla tasolla jo nyt.

Luola on investointi kaupunkilaisten turvallisuuteen ja hyvinvointiin. Tila tullaan hyödyntämään maksimaalisesti. Kaupungin tapahtumatilojen myynnin kehittämistä on tehty kevään 2024 ajan ja työn tuloksena on syntynyt toimintamalli, jossa kaupunki aktiivisesti myy ja markkinoi tilojaan sekä houkuttelee Kuopioon lisää tapahtumia.

Luola avautuu aikataulussa elokuun puolivälissä, ja nyt on hyvä aika suunnata energiat sen mahdollisimman laajaan hyötyyn ja käyttöön.